Contatta il reparto vendite 800 13.40.41 | Richiedi il Supporto Partner EN flag

KNOWLEDGE BASE

Knowledge Base

Vai al Video

Affrontare l’IT Enterprise con Office 365 - Summitlive 2020

Microsoft è da tempo fornitore di prodotti software e servizi dedicati al mondo aziendale e negli anni ha evoluto la propria offerta passando da tool basilari per l’ufficio (Word Processor-Word, Foglio elettronico-Excel, Database-Access, e PowerPoint) a software che hanno accompagnato lo sviluppo del web (FrontPage) e della posta elettronica (client Outlook) fino ad arrivare a prodotti avanzati e specialistici come Microsoft Dynamics, SharePoint e quant’altro. Il punto d’arrivo è Office 365, che esce dal concetto on-premise per approdare alla remotizzazione e al Cloud.

Si tratta di una suite... di un enorme contenitore che ospita strumenti avanzati che ormai non sono più limitati alle esigenze del classico ufficio ma si possono considerare tool ideali per l’IT enterprise nel significato più ampio del termine.

In questo tutorial verrà focalizzata l’attenzione su Office 365 e sull’offerta commerciale Microsoft che porta con sé. Office 365 (o Microsoft 365, come viene spesso chiamato) è un insieme di soluzioni che va oltre la posta elettronica edi un certo numero di servizi più o meno noti al grande pubblico come OneDrive, Teams, SharePoint ecc.

Dal 2008, anno della prima offerta online di Exchange (che permetteva all’utente di acquistare caselle di posta on-line) a oggi sono passati anni che hanno segnato l’evoluzione del mondo dell’informatica e di Microsoft, la quale è passata dall’offrire un insieme di soluzioni hardware/software on-premise al completo paradigma Cloud “as-a-service”.

Office 365 (Microsoft 365) è la principale offerta Software-as-a-Service di Microsoft ed è cresciuto esponenzialmente a livello di servizi e funzionalità incluse; inoltre, contrariamente a quello che si potrebbe pensare di primo acchito, ha una profonda integrazione anche con l’altra faccia dell’offerta Cloud Microsoft, che è Azure.

In un certo senso Office 365 rappresenta un’alternativa migliorata a Google Suite per il mercato enterprise, che nacque con l’intento di decentralizzare in Cloud tutta una serie di strumenti che le aziende normalmente tenevano su server in sede.

Molti elementi Microsoft nati come software on-premise sono stati estremamente rimodernati, aggiornati e rivisti per consentire proprio il passaggio a Office 365, che se vogliamo è la soluzione Office più tutta una serie di tool enterprise disponibile in modalità as a service. Proprio tale modalità ha abbassato l’investimento necessario ad utilizzare tali strumenti, estendendo la platea di utenti anche a piccole aziende per le quali una volta non era sostenibile utilizzare, ad esempio, tool come SharePoint.

Office 365: elementi fondamentali e focus sulle applicazioni

Vediamo dunque cosa contiene Office (Microsoft) 365 che essenzialmente consta di 5 elementi fondamentali:

  • Exchange;
  • OneDrive;
  • SharePoint;
  • Teams;
  • Office.

Questi sono sempre presenti a prescindere dall’offerta. Office 365 viene declinato in varie offerte o pacchetti distinti per costo e composizione; per esempio Office non è presente in tutte le offerte.

A questi cinque elementi base si possono aggiungere varie altre applicazioni, come riportato nell’immagine seguente.

Quindi gli elementi fondamentali sono Exchange con anche la parte di posta elettronica, di condivisione dell’agenda e degli appuntamenti e poi abbiamo OneDrive, che può essere considerato la versione Microsft dell’allora DropBox, con a disposizione spazio di storage dove mettere i file sincronizzati su diversi computer in modo che una modifica fatta su uno sia riportata sugli altri.

Tra gli strumenti fondamentali abbiamo SharePoint, che nasce come strumento di condivisione e collaborazione che permette di utilizzare strumenti di condivisione centralizzati, previsione di collaborazione; in esso ci sono dei nuovi livelli molto elevati, cioè gli strumenti sono ad un livello molto elevato e più consono alle esigenze delle grandi aziende corporate, che vogliono tenere traccia di tutto quanto avviene a livello IT. Esigenze che però devono allinearsi alle recenti normative sulla privacy, quindi SharePoint in Office 365 è adattato a ciò, anche se ha un certo livello di complessità.

Il quarto tool presente in Office 365 è Teams che nasce come strumento molto sofisticato di collaborazione on-line e viene spesso paragonato ai vari strumenti di collaborazione per fare le conferenze on-line, ma in realtà offre funzionalità in più anche a livello di collaborazione interna e di team che non sempre vengono utilizzati.

Infine in Office 365 è presente il classico Microsoft Office, in base all’offerta scelta; il pacchetto ha i classici Word, Excel, Access, Outlook, PowerPoint che sono ovviamente sempre aggiornati, essendo fruiti on-line.

Tra gli strumenti opzionali ce ne sono moltissimi, anche quelli di gestione, compliance, sicurezza ecc. e quelli per l’interfacciamento al Cloud Microsoft Azure; per effetto di questi ultimi, l’utente che crea un account in Office 365 ha automaticamente creato e a disposizione un’utenza e una directory Azure, quindi un’Active Directory all’interno del Cloud. Quindi ha creato un’utenza in Azure e questo facilita poi l’interscambio dei dati.

Piani d'offerta di Office 365

Vediamo ora quali offerte prevede Microsoft per l’utilizzo di Office 365, che sono divise per utenza e quindi piccole e grandi aziende.

Per quel che riguarda le piccole aziende vi sono quattro piani:

  • Business Basic, comprendente Exchange, OneDrive, SharePoint e Teams;
  • Business Standard, che oltre ai software della Basic offre il pacchetto Office;
  • Business Premium, che rispetto alla precedente offre il supporto Azure IP e Intune;
  • Apps, così chiamata perché di fatto consiste nel solo pacchettoOffice più OneDrive.

Quanto alle grandi aziende, sono disponibili tre offerte più corpose e complete:

  • E3, che contiene Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams, Azure AD P1, Azure IP P1, Power Apps, Power Automate, Planner, To Do, Sway, Stream, Secure Score, My Analytics, oltre a Centro sicurezza e conformità (Compliance, security an other admin panels);
  • E5, che corrisponde alla E3 più supporto PSTN, chiamate e telefonia Teams, Azure AD P1+P2, Azure IP P1+P2, Power BI Pro, Advanced Threat Protection, Cloud App Security, Advanced eDiscovery, Customer Lockbox, Advanced Data Governance, crittografia del servizio con Customer Key, Privileged Access Management;

F3, che è un’offerta limitata per l’utilizzo da parte di operatori non in sede, come ad esempio collaboratori esterni.

Microsoft Office 365: Exchange e OneDrive

Approfondiamo un momento il discorso sue due software particolarmente utilizzati in ambito enterprise, partendo da Exchange, che permette non solo di gestire la posta elettronica lato client ma offre anche:

  • un server di posta riconosciuto come leader assoluto in ambito aziendale;
  • massima flessibilità in termini di caratteristiche;
  • perfetta integrazione con Outlook, che rappresenta la soluzione Office più utilizzata in passato;
  • Outlook Mobile e piena compatibilità con quasi tutti client telefonici, incluso Android e iOS;
  • caselle condivise gratis, gestione sale riunioni e altre risorse;
  • integrazione calendario/appuntamenti.

Exchange è considerato il più diffuso a livello in ambito aziendale e negli anni è cresciuto di  complessità, però i pannelli di gestione e di amministrazione sono stati migliorati, per cui è più semplice utilizzarlo; poi il fatto di essere un prodotto Microsoft rende facile risolvere eventuali problemi, in quanto è molto probabile trovare in Rete e nei forum consigli pratici e suggerimenti sull’utilizzo. 

Quanto alla compatibilità con Outlook Mobile, la relativa applicazione per il mobile funziona molto bene (contrariamente a quanto era poco tempo fa) su iPhone sia su device Android e non ha nulla da invidiare ad altre applicazioni né a client di terze parti.

 

Un particolare molto interessante di Exchange è che si paga ad utenti e non a caselle di posta: le caelle condivise sono gratis, quindi se un’azienda ha 5 dipendenti e poi ha una casella appuntamenti, una casella eventi ecc. e sono condivise, tutte queste sono gratis (hanno però alcuni limiti) ma si pagano solo 5 utenti a prescindere dalle caselle condivise tra essi. Le caselle condivise non corrispondono a utenti, come quelle personali (quindi non possono accedere a SharePoint).

Peraltro è disponibile anche un’interfaccia web molto valida, quindi chi non volesse utilizzare l’app potrà consultare e gestire agevolmente la posta elettronica da tale interfaccia web.

Quanto a OneDrive, lo si potrebbe chiamare “Your Cloud” perché in esso si vanno a mettere dati in Cloud, ma in una sorta di Cloud personale di cui eventualmente si possono condividere determinati contenuti. Lo spazio di storage su cui ciascun utente può contare è ben 1 Terabyte.

Si tratta di un servizio di file sync molto diffuso, dotato di funzioni di sharing e quindi, appunto, con la possibilità di condividere alcuni o tutti i contenuti, file o cartelle ecc.

Supporta il versioning su file, così da riuscire a capire, di un file condiviso, chi e quando ha fatto l’ultima modifica, ma soprattutto permette di tornare indietro alle versioni precedenti di file modificati.

OneDrive inoltre supporta la completa integrazione con Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) e prevede la completa separazione rispetto alla versione “personal”; inoltre consente di lavorare in più utenti su uno stesso file condiviso, tramite interfaccia web, cosa che prima era possibile solo con SharePoint.

Tra le funzioni disponibili, anche il co-authoring su file Word, Excel, PowerPoint (relativamente ai formati più recenti come docx, xlsx, pptx, utilizzati dal 2013 in poi).

Office 365: integrazione Sharepoint e OneDrive

Se OneDrive può essere considerato Your Cloud, SharePoint è una soluzione più di tipo corporate che si potrebbe definire “Our Cloud”, perché è pur sempre una soluzione appoggiata al Cloud, però nata per condividere e collaborare; supporta un servizio di condivisione file di tipo corporate, versioning, audit trails, compliance e dispone di un’interfaccia Web Modern molto prestante su browser recenti come Chrome. Ogni volta che un utente lavora su un file condiviso viene creata una nuova versione in modo da non sovrascrivere quella originale.

La soluzione offre il più elevato livello di compliance e di rispetto delle procedure di sicurezza e riservatezza, pur consentendo di conoscere i dettagli di ogni operazione, ovvero chi ha fatto cosa e quando, su quali file ecc.

Banner

SharePoint in Office 365 è stato completamente modernizzato anche nell’amministrazione rispetto alla versione on premises e prealtro rispetto a questa, molto costosa, offre un servizio che diventa ora diventa “affordable” e quindi più accessibile.

SharePoint sostituisce perfettamente le share (le condivisioni) di rete locale, con tutto quello che richiedono, soprattutto se riguardano molte persone; oltretutto non richiede alcuna licenza per gli utenti guest (a parte l'eventuale Word, Excel ecc. occorrente per lavorarci, che deve essere almeno del 2016) quindi se un’azienda deve chiedere a un collaboratore di lavorare su un progetto o invitare una persona esterna all’organizzazione a condividere momentaneamente dei documenti, può farlo senza sostenere costi aggiuntivi.

SharePoint prevede un’App Mobile per lavorare in mobilità su un documento, pur con funzionalità differenti da quelle desktop.

Volendo trovare un lato negativo, molti strumenti di SharePoint sono piuttosto costosi: per esempio i tool di migrazione e gestione, quali ShareGate, sono particolarmente cari e spesso fuori dalla portata delle piccole realtà; magari sono giustificabili, oltre che per le grandi aziende, per esperti e consulenti IT che hanno per clienti diverse aziende.

Altro aspetto da non sottovalutare di SharePoint è l’elevata complessità di base, come si vede nell’immagine seguente, dalla quale si evince che ha una precisa gerarchia.

Al livello più alto troviamo Site Collection, subito sotto le applicazioni e sotto ancora i SubSites, ognuno dei quali può contenere specifici documenti e applicazioni, liste, librerie ecc. Quindi siamo di fronte a qualcosa di più complesso e strutturato di una condivisione di rete, nella quale ci sono semplici cartelle.

Esistono limiti su numero file per library (Apps) non vincolanti ma che limitano funzioni avanzate.

Infine, per poter lavorare con SharePoint occorre avere una conoscenza almeno di base, cioè non è intuitivo come altre soluzioni.

Microsoft ha implementato una gestione ottimale a livello centralizzato dei permessi e del livello di condivisione all’interno di SharePoint; per esempio è possibile limitare la condivisione a utenti che sono stati già creati e registrati come tali, a utenti ospite, a chiunque o anche a tutti coloro che appartengono ll’organizzazione, incondizionatamente. È anche possibile bloccare la condivisione dei file.  La condivisione (Sharing) si gestisce dal pannello SharePoint Admin Center accedendo dalla voce di menu Sharing (immagine seguente).

Un’utile funzione messa a disposizione di SharePoint sono le liste, le quali rappresentano un utile strumento di collaborazione e consentono la gestione di liste basate su diversi metadati appositamente creati. Si tratta di qualcosa che permette di creare un mini data-base, di mini-Excel  web che però di può integrare con moduli creati in PowerApps. Permette inoltre di disporre delle funzioni di Excel, full audit trails ed ha una gestione simile a una Library; alle liste possono essere allegati file. L’immagine seguente propone un esempio di liste.

Le liste offrono un’integrazione completa con OneDrive, quindi le librerie o cartelle usate più di frequente in SharePoint possono essere sincronizzate con OneDrive sul PC locale, in modo da poterle utilizzare costantemente.

Con riferimento all’immagine seguente, nella quale in basso è mostrato OneDrive, aldilà di OneDrive, dove l’utente ha il proprio Cloud con i propri documenti, è possibile vedere l’archivio e lavorare come se si fosse in locale anche in SharePoint, mantenendo le funzionalità di Co-authoring di OneDrive che ci sono a priori di SharePoint anche se uno non ha OneDrive installato.

Infatti SharePoint permette di aprire qualsiasi file da qualsiasi parte del mondo anche se aperto da un collaboratore che ha solo Word (purché licenziato), quindi è possibile fare Co-authoring in ogni condizione. Questo può essere fatto con la sincronizzazione da OneDrive, per cui sostanzialmente si lavora su SharePoint ma si sta lavorando su OneDrive.

La sincronizzazione è limitabile a cartelle o file.

OneDrive ha permesso di sostituire al 100% tecnologia obsoleta di SharePoint: ActiveX per Open with Explorer.

Teams e Pacchetto Office 365

Andiamo adesso ad analizzare Teams, la soluzione di Microsoft che permette di lavorare ovunque, grazie alla possibilità di collegarsi con i propri colleghi e collaboratori via Internet.

Si tratta di un servizio di conferencing e collaborazione on-line che sostituisce in tutto e per tutto Skype for business, contraddistinto dalle seguenti caratteristiche:

  • integrazione completa con Outlook, ad esempio per generare le convocazioni e gli inviti a partecipare alle conference-call;
  • bridge per conferenze tramite numeri PSTN (a pagamento per tutte le offerte diverse dalla E5);
  • chat avanzata, chat di gruppo, app dentro l'app;
  • disponibilità di una versione mobile per iOS e Android;
  • possibilità di chiamata diretta tra utenti Office 365;
  • videoconferenze con integrazione con device dedicati;
  • sottotitoli live in lingua inglese alle video-conversazioni;
  • registrazione di sessioni e pubblicazione su Microsoft Stream (con possibile transcriptper Inglese).

 

 

La funzione di trascrizione e quella di sottotitolazione in inglese vengono ottenute attraverso un algoritmo di traduzione che, in vero, è ancora perfettibile; c’è anche la possibilità di registrare le sessioni, che vengono poi pubblicate su Microsoft Stream, che è una sorta di YouTube di Office 365….di YouTube aziendale dove è possibile rivedere le sessioni, ad esempio per chi ne ha persa una o più.

Banner

Più esattamente, Microsoft Stream (immagine seguente) è una piattaforma di video streaming collegata a Teams, che permette di condividere e gestire eventi e video pubblicati. Implementa la gestione dei permessi di accesso ai contenuti e la gestione della trascrizione (transcript).

Riguardo a Office 365 va detto che la licenza è molto permissiva nel senso che per ogni utenza del pacchetto Office c’è la possibilità di specificare 5 device (PC) su cui installarlo e 5 dispositivi mobile, che significano ben più del singolo utente; le applicazioni andranno scaricate per il sistema operativo in uso, quindi per Android, iOS ecc. 

Office 365 permette di avere software sempre aggiornato, senza preoccuparsi delle versioni delle applicazioni e piena compatibilità con tutta la piattaforma (SharePoint, OneDrive, Teams).

Include Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher, mentre Microsoft Project è  disponibile con una licenza a parte.

Admin Center, Power Automate, Power Apps, Power BI 

Dedichiamo un po’ di spazio ad Admin Center, che è letteralmente il centro di amministrazione di Office 365, la cui schermata è visibile nell’immagine seguente; in esso troviamo un pannello che riporta lo stato del sistema, gli utenti, i gruppi e via di seguito, con i relativi pannelli per la gestione. 

Mel menu a sinistra troviamo anche risorse, ruoli ecc. e tra le risorse si trovano ad esempio le sale riunioni virtuali, la relativa ricerca sui device specifici (con Teams installato) e via di seguito.

Billing permette di vedere le licenze acquistate e gestirle, assegnandole al personale o ricollocandole, ad esempio, a un dipendente che ne sostituisce uno andato via.

Completa la sezione una parte relativa alla reportistica (Reports).

Nella parte in basso a sinistra troviamo gli altri Admin centers specifici per aree, quindi Security, Compliance, Endpoint Manager, Azure Active Directory e via di seguito. 

Con la voce Exchange è possibile passare ad Exchange a livello locale, mentre con SharePoint si passa a lavorare su SharePoint; idem per Teams.

Power Automate

Andiamo ora a Power Automate, che è un sofisticato strumento di workflow che prevede l’integrazione con tutta la piattaforma e con moltissime app di terze parti per le quali ha i connettori.

Il prodotto è relativamente facile da usare, non richiede coding nella maggior parte dei casi, ma il licensing è complesso, pur presentando il pregio che per molte situazioni non richiede ulteriori spese. Con pochi click permette di creare un flusso, che per esempio scatena una serie di azioni a seguito dell’invio di una e-mail, come ad esempio l’avvio di un tool che prende dei file dall’assistente e li carica su DropBox. Funzionalità del genere conviene bloccarle in generale in ambiente corporate, per evitare che dipendenti infedeli possano, ad esempio, copiare senza autorizzazione dei file aziendali sul proprio account DropBox. È possibile ottimizzare l’integrazione ad esempio inserendo nel flusso la generazione (attraverso l’integrazione con Outlook) di e-mail di notifica dell’operazione in oggetto, con richiesta di autorizzazione: la risposta affermativa lascia proseguire il flusso, mentre quella negativa lo interrompe.

Power Automate sostituisce in tutto e per tutto i vecchi flussi di SharePoint, peraltro considerati obsoleti, pur non somigliando affatto ad esso.

Un esempio di schermate di Power Automate è visibile nell’immagine seguente.

Nello specifico, si tratta del flusso di approvazione di un’operazione avviata ad esempio via e-mail, con le conseguenze delle due risposte: Yes e No.

PowerApps

Passiamo ora alle PowerApps, che sono l’altra faccia della piattaforma Power Platform e sostanzialmente sono dei moduli, ma che in pratica costituiscono anche un sofisticato strumento di sviluppo di app mobile o web app utilizzabili da qualunque browser. I moduli permettono, ad esempio, di costruire liste di SharePoint (con le quali esiste stretta integrazione), ma anche di realizzare app per smartphone che attraverso la telecamera vanno a leggere codici a barre e li trasmettono a un sistema gestionale.

Il tutto richiede un Coding minimo.

Le Power Apps dispongono anche di un’interfaccia mobile e supportano l’integrazione completa con la piattaforma Microsoft 365.

Il loro utilizzo richiede un’utenza quantomeno esperta per ottenere buoni risultati in poco tempo, ma per chi vuole farsi esperienza esiste il supporto di un ampio numero di tutorial e documentazione per prenderci confidenza.

PowerBI Pro

PowerBI Pro è un sofisticato strumento di BI (Business Intelligence) che estende la versione gratuita dello stesso prodotto, supportato dall’integrazione con moltissime sorgenti di dati e servizi di terze parti. Anche in questo caso si può contare sulla piena integrazione con la piattaforma 365 di Microsoft.

Suite Azure e Servizi di Protezione integrati nella soluzione Microsoft

Le Azure Directory Services sono parte integrante di Office 365 e offrono un livello impressionante di controllo dei profili e degli utenti; come vedete nell’immagine seguente, dalle relative schermate è possibile vedere chiaramente le login degli utenti, il momento in cui si sono collegati, quale attività hanno fatto. In pratica offrono un livello di gestione dell’Active Directory Cloud estremamente sofisticato.

L’immagine seguente propone un’altra schermata dove è riportata l’attività, quindi quali utenti sono stati creati, quale di essi ha fatto una certa attività ecc. Insomma, dove si tiene traccia di tutto quel che è stato fatto.

Un’ulteriore schermata è quella proposta dall’immagine seguente, nella quale vengono riportati il nome di tutti i device usati da tutti i dipendenti e collaboratori che sono collegati, che tipo di sistema operativo è installato (per verificare, ad esempio, se hanno una versione del sistema operativo adeguata o vetusta) quando si sono registrati e quando è avvenuta l’attività corrispondente).

I dettagli ottenibili e le informazioni riportate sono tanto più nutriti quanto più elevata è l’offerta di Office 365 sottoscritta.

Le funzionalità di Active Directory Services sono, ad esempio, quelle che permettono di autenticarsi con il cellulare e i dispositivi mobile.

Azure Directory Services è integrato con ogni account Office 365, offre vari livelli di licensing, l’autenticazione a 2 fattori e molte altre funzionalità.

Azure Information Protection (immagine seguente) è il sistema di protezione dei documenti legato al file e implementa una cifratura eseguita sul file stesso, con possibilità di impostare diversi livelli di segretezza e con autenticazione nel Cloud in base a permessi (dipartimento aziendale ecc.). Questo sistema è adottato e integrato in Office 365. L’immagine seguente propone una schermata di impostazione e gestione della protezione.

La particolarità della cifratura adottata è che viene generata in relazione al tipo di file e alla persona cui è diretto o da cui è stato generato, quindi nel momento in cui l’utente si logga aprendo l’applicazione, Office 365 va a verificare sia che si tratti di un utente abilitato, sia che la cifratura corrisponda. Questo permette di gestire situazioni del tipo un addetto di un settore che passa a un altro e che quindi non può più avere accesso a file che appartenevano al settore di provenienza.

Passiamo ad Advanced Threat Protection, che come il nome fa intuire, è un sistema di protezione avanzata contro vari tipi di minaccia informatica. Per l’esattezza fornisce protezione alla posta elettronica, ai link di SharePoint, Teams e OneDrive.

È una soluzione aquistabile a parte per tutti i piani d’offerta inferiori all’E5, mentre per quest’ultimo

è incluso, almeno a livello di piano 2, con tutte le funzionalità (il piano 1 è molto limitato).

Va a proteggete tutti i singoli link ricevuti per posta elettronica, quindi, ad esempio, quelli di invito a una videoconferenza su Teams, quelli di invito a scaricare o aprire un documento su OneDrive e via di seguito. La protezione è in tempo reale.

Con riferimento all’immagine seguente, che riporta un link di backup su barracuda (che è la soluzione di Office 365), viene mostrato l’URL di provenienza e richiesto di cliccare o “tappare” (se l’apertura avviene su dispositivi mobile) per seguire il link stesso.

Notare che si tratta dell’URL originale, perché in realtà l’URL di provenienza è per esempio quello evidenziato in giallo nell’immagine seguente, dove si vede il tool che sta proteggendo il link.

Questo perché quello che fanno gli hacker negli attacchi più sofisticati è tipicanente mandare e-mail con un link ad esempio a Google e perciò il l’antivirus, pur controllandolo, lo ritiene sicuro e magari si tratta di uno di quei link di auto-redirect di quelli di Google, perché magari vede che il link di fatto punta a Google.

Il problema è che magari l’hacker manda il link di notte perché sanno che l’utente probabilmente si mette al lavoro alle 9 e magari alle 9:10 clicca sull’e-mail: in quel momento l’hacker cambia il link in uno che ridirige ad un attacco, che magari di fatto ruba gli account della persona in quel momento.

Per evitare che accada qualcosa del genere, Advanced Threat Protection va a controllare il link nel momento in cui viene aperto e non all’arrivo dell’e-mail.

Banner

Passiamo al tool Cloud App Security, la cui schermata (immagine seguente) permette di vedere se qualcuno ha fatto qualche attività come proxy anonimo o se più persone stanno facendo la stessa attività contemporaneamente, proponendo le azioni di risoluzione da intraprendere.

 

Situazioni del genere possono derivare da un accesso in VPN, ma nella maggior parte dei casi si tratta di attacchi informatici e ciò consente di svelarli. 

Un’altra attività svelata è la cosiddetta Impossible Travel Activity (immagine seguente) ossia un’attività compiuta da due persone contemporaneamente ma da due nazioni diverse in tempi incompatibili e tali da pensare che una delle due sia un hacker.

Se l’hacker riesce ad accedere, perché trova la password esatta, comunque il sistema avvisa dell’accaduto in modo da permettere di reagire per tempo.

Andiamo ora ai pannelli Protection and compliance, all’interno dei quali si possono definire vari ruoli (con relativo numero di utenti e descrizione) o si possono classificare asset come ad esempio le carte di credito, i passaporti ed altri dati.

L’immagine seguente propone uno di tali pannelli relativo ai ruoli.

Tra le funzioni di protection vi sono anche servizi di alert con i quali, ad esempio quando un utente cancella un file in SharePoint, viene generato un alert tipo quello dell’immagine seguente, relativo a un singolo file

Si possono anche ottenere alert relativi a cancellazioni di più file, che quindi costituiscono azioni più rilevanti ai fini della Data Protection; un esempio è nell’immagine seguente.

Tali alert possono anche servire per richiedere il consenso all’operazione, ovvero chiedere all’utente se davvero vuole procedere, laddove si tratti dell’eliminazione di molti documenti.

Microsoft To Do e Microsoft Planner

Concludiamo vedendo un utile tool che è Microsoft To Do, che permette la gestione di liste di task, la condivisionee tutta una serie di attività giornaliere e pianificate. Di utilizzo semplice e intuitivo, si basa su un’interfaccia web molto semplice, che è quella proposta dall’immagine seguente.

Banner

 

L’immagine seguente propone la funzione Microsoft Planner, che riguarda la pianificazione di attività da eseguire, divise in categorie.

 

Anche in questo caso è pienamente supportata la condivisione dell’agenda degli eventi e, come mostra l’immagine, è possibile correlare eventi (task) anche a livello di attività IT e Compliance

 

Ripe Ncc Member
vmware
CloudLinux
Plesk
HP
Microsoft