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A cosa serve MailStore Proxy e come si configura?

MailStore Proxy consente di archiviare automaticamente le e-mail durante l’invio o la ricezione dei messaggi stessi; tipicamente è utilizzato quando non si ha un proprio mail server ma ci si appoggia ai servizi forniti da un ISP. Vantaggi e svantaggi di questa soluzione sono discussi nel seguito dell’articolo.

MailStore Proxy server è disponibile gratuitamente per tutti i clienti che hanno una licenza di MailStore Server e può essere scaricato da qui : https://my.mailstore.com/Downloads

Architettura
 
Per funzionare, MailStore Proxy ha bisogno di essere interposto tra i client di posta elettronica e un server di posta (proprietario o un ISP) o tra due server di posta elettronica.  MailStore Proxy intercetta il traffico SMTP o POP3 proveniente da e verso i client e fa una copia dei messaggi di posta elettronica trasmessi in una cartella, unita ad un report contenente i dettagli di trasmissione come mittente e destinatario.
Il MailStore Server accede alla cartella dove ci sono le e-mail copiate da MailStore Proxy e le archivia.
Questo processo può essere automatizzato per essere eseguito più volte al giorno.



Esempio: Utilizzo di MailStore Proxy con un ISP


Installazione e configurazione di MailStore Proxy

  • MailStore Proxy può essere installato anche su un computer diverso da quello dove è installato il  MailStore Server: l’importante è che entrambe le applicazioni abbiano il controllo completo sulla cartella di trasferimento dei messaggi, condivisa.
  • Dopo l’installazione, l’amministrazione di MailStore Proxy può essere avviata dalla nuova icona aggiunta sul desktop.
  • Nella sezione Configuration, MailStore Proxy può essere configurato per implementare lo scenario desiderato.


Configurazione della cartella con il report di trasmissione

  • Nel campo Report Output Directory, specificare la cartella nella quale MailStore Proxy scriverà il report di trasmissione. Al fine di archiviare i messaggi che questo report contiene, è necessario che MailStore Server possa accedere alla stessa cartella. La cartella è la stessa per entrambi i server (SMTP and POP3).


Configurazione della cartella del report di trasmissione e del Proxy Server SMTP


Configurazione di un proxy server SMTP

  • Nella lista proxy server, fare clic sul nome del server proxy che si desidera configurare. Subito dopo l'installazione di MailStore Proxy esiste già un proxy SMTP che può essere modificato o mantenuto come esempio di riferimento.
  • Nel campo Name occorre inserire un nome significativo per il server proxy SMTP, che aiuti ad individuare facilmente un particolare proxy quando ce ne sono più di uno configurati.
  • Nel campo Listen on, specificare l'indirizzo IP su cui MailStore Proxy si mette in attesa delle connessioni in ingresso. Nel campo Port specificare la relativa porta (default 25). Attenzione che sulla macchina su cui gira MailStore Proxy non ci sia già un altro servizio che impegna la porta 25. La comunicazione con MailStore Proxy può essere non crittografata o crittografata utilizzando StartTLS. Connessioni SSL, spesso definite come SMTPS, non sono attualmente supportate da MailStore Proxy.
  • Nel campo Target Host, specificare a quale host remoto il proxy di MailStore deve reindirizzare le connessioni in ingresso. Di solito, questo è il server SMTP del fornitore di servizi Internet o un server SMTP interno all'azienda. Modificare il valore del campo Port se la porta SMTP del server remoto differisce dalla porta standard (25).
  • Se la connessione con l'host di destinazione deve essere crittografata, il tipo di crittografia può essere selezionato da EncryptionSi prega di notare che il traffico crittografato, normalmente, transita attraverso la porta 465 invece della 25.
  • Se il server SMTP esterno richiede l'autenticazione, le credenziali di accesso possono essere specificate nei campi Name e Password. Questi valori vengono poi utilizzati per la connessione all'host di destinazione. Compilando anche questi campi, non sarà necessario configurare le credenziali di accesso su ogni singola postazione di lavoro della rete.

ATTENZIONE: Nel caso in cui si archivino le credenziali di accesso per la trasmissione SMTP nel server proxy, non si dovrebbe pubblicare il server proxy (il servizio SMTP può essere raggiunto da Internet), in modo da evitare di creare un cosiddetto server open-relay, che può essere facilmente abusato da mittenti malintenzionati

  • Dopo aver modificato le configurazioni, cliccare su Save Configuration & Restart to restart MailStore Proxy.

Configurazione di un proxy server POP3

  • Nella lista proxy server, fare clic sul nome del server proxy che si desidera configurare. Subito dopo l'installazione di MailStore Proxy esiste già un proxy POP3 che può essere modificato o mantenuto come esempio di riferimento.
  • Nel campo Listen on, specificare l'indirizzo IP su cui MailStore Proxy si mette in attesa delle connessioni in ingresso. Nel campo Port specificare la relativa porta (default 110). Attenzione che sulla macchina su cui gira MailStore Proxy non ci sia già un altro servizio che impegna la porta 110. La comunicazione con MailStore Proxy può essere non crittografata o crittografata utilizzando StartTLS. Connessioni SSL, spesso definite come POP3S, non sono attualmente supportate da MailStore Proxy.
  • Nel campo Target Host, specificare a quale host remoto il proxy di MailStore deve reindirizzare le connessioni in ingresso. Di solito, questo è il serverPOP3 del fornitore di servizi Internet o un server POP interno all'azienda. Modificare il valore del campo Port se la porta POP del server remoto differisce dalla porta standard (110).
  • Se la connessione con l'host di destinazione deve essere crittografata, il tipo di crittografia può essere selezionato da EncryptionSi prega di notare che il traffico crittografato, normalmente, transita attraverso la porta 995 invece della 110.
  • Dopo aver modificato le configurazioni, cliccare su Save Configuration & Restart to restart MailStore Proxy.

Integrare MailStore Proxy nel proprio sistema di posta elettronica

A seconda della strategia di archiviazione adottata ci possono essere  due posizioni diverse nel proprio sistema di posta elettronica in cui è richiesta una riconfigurazione.

Configurazione dei client di posta elettronica

Se MailStore proxy si trova tra i client ed il server di posta elettronica (server aziendale o ISP), occorre, sui client, sostituire il server di posta in uscita (SMTP) e il server di posta in ingresso (POP3) con il nome host o l'indirizzo IP del MailStore proxy . Se necessario modificare anche le porte usate dai 2 servizi.

Configurazione del server di posta

Se MailStore proxy si trova tra due server di posta elettronica, ad esempio, tra l'azienda interna e un ISP, occorre assicurarsi che il server di posta interno invii tutte le email in uscita al proxy MailStore. Spesso l'opzione desiderata si trova sotto la voce "Smarthost" o "Relay in uscita", nelle opzioni di configurazione del server di posta elettronica. Compilare il nome host o l’IP del server MailStore e modificare le porte appropriate, se necessario. 

Configurazione di MailStore Server

Prima di configurare MailStore Server, occorre assicurarsi che esistano già, in MailStore stesso, gli utenti per i quali occorrerà archiviare la posta raccolta da MailStore Proxy.
 
Avviso importante: è indispensabile che, nella gestione degli utenti di MailStore server (menu Proprieties), per ogni utente sia specificato l'indirizzo e-mail; questo è l'unico modo per assicurarsi che le email in archivio siano assegnate agli utenti appropriati. Se il nome utente del POP3 non corrisponde all'indirizzo e-mail dell'utente, il nome utente deve essere aggiunto separatamente. 

Procedere come segue:

  • Avviare MailStore Client sul computer su cui l'attività di archiviazione sarà eseguita automaticamente, in base a una pianificazione: può essere il server di MailStore stesso o un qualsiasi altro computer dell'utente. Accedere a MailStore client come amministratore.
  • Cliccare su Archive Email e poi su MailStore Proxy.

  • Selezionare la cartella che è stata specificata in precedenza nel campo Report Output Directory, nella configurazione del proxy.
  • Nella sezione Delete report files when archiving, abilitare il primo flag (succeeded), per eliminare I messaggi dalla cartella solo se l’archiviazione è andata a buon fine.
  • Nella sezione Delete report files when archiving, abilitate il flag  failed due to unknown email addresses / POP3 users…  solo dopo che gli indirizzi email di tutti gli utenti sono stati verificati (da User Management > Properties). Nota: le email ricevute dal server proxy che MailStore non è in grado di assegnare a nessun utente di MailStore, restano nella cartella di scambio del prox; questa opzione fornisce un modo per mantenere la quantità di tali dati al minimo.
  • Cliccare su Avanti.
  • Come ultimo passo, si può specificare un nome per il profilo di archiviazione. Dopo aver fatto clic su Fine, il profilo di archiviazione sarà elencato sotto Saved Settings (Profiles) e potrà essere eseguito immediatamente, se lo si desidera.

Avvio del processo di archiviazione

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Avvio manuale 

Nella pagina iniziale di MailStore client, cliccare su Archive Email e poi, nella lista dei  profili salvati, selezionare il profilo di archiviazione che si vuole avviare e cliccare sul bottone Run. Al termine dell’esecuzione del processo, viene mostrato un report che contiene informazioni sul volume di email che sono state archiviate, così come gli eventuali errori che possono essersi verificati.
Questo processo può essere ripetuto dall'utente un qualsiasi numero di volte. MailStore archivierà solo quelle e-mail che non sono ancora memorizzate nell'archivio del corrispondente utente.  Inoltre, MailStore rileva anche se le e-mail all'interno dell'applicazione di origine (ad esempio Microsoft Outlook) sono state spostate in una cartella diversa, in questo caso, ripete queste mosse di conseguenza, In MailStore.

Avvio automatico

Oltre ad essere eseguita manualmente, l’attività di archiviazione può essere eseguita automaticamente, sulla base di una programmazione. Per far questo, è sufficiente cliccare con il tasto destro su un profilo esistente e selezionare la voce Schedule.
 
Si prega di notare che, se non si configurano delle regole di Cancellazione, MailStore Server non è in grado di cancellare o di modificare i messaggi di posta elettronica nell'applicazione di origine (ad esempio Microsoft Outlook).

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