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1Backup e Office 365: come eseguire il backup

In altri tutorial sul nostro sito avete avuto modo di conoscere 1Backup e quanto sia versatile nei riguardi di programmi e piattaforme; in questo tutorial spiegheremo come impiegarlo per quel che riguarda il backup delle caselle di posta elettronica in Office 365. 

1backup è una soluzione per eseguire backup in Cloud ma anche in locale o in modalità ibrida.

Per locale si intende non solo un NAS che potete avere interno all’azienda, vostro o di un vostro cliente, ma anche Cloud target che possono essere utilizzati oggi con la nuova versione di 1backup. Per Cloud target si intende una destinazione Drobox, Amazon S3, AWS, Azure o Google Drive e quant'altro, oltre che a target come FTP/SFTP se avete un server FTP ad un server FTP.

1Backup offre quindi una una suite di opzioni per poter fare il backup sia sul Cloud di Coretech sia su altri target.

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Per quello che riguarda Coretech, il Cloud è ospitato presso SUPERNAP Italia, a Siziano, che è una delle più importanti e sicure farm sul territorio nazionale.

1Backup in sintesi 

Prima di entrare nel vivo, ossia di spiegare come si esegue il backup delle caselle di posta di Office 365 con 1 Backup, facciamo una panoramica sul funzionamento di 1Backup: il servizio funziona con un agente che viene installato su un server di cui dovete fare backup, magari anche su un server che serve da gestione per fare il backup di macchine virtuali, di caselle di posta di Office 365 o quant’altro.

L’agente è installabile su Sistemi Operativi Windows, MAC, Linux e UNIX.

1Backup PC e 1Backup Server funzionano autonomamente e non influiscono su eventuali altri software di Backup, come ad esempio Uranium Backup, Acronis, Backup Exec, ARCserve, BackupAssist, SyncBack.

Il restore è reso sicuro da una continua e regolare verifica dell’integrità CRC dei dati salvati; meccanismo questo che garantisce sempre il ripristino del dato.

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Con 1Backup si opera in un ambiente di backend in cui è possibile collegare e vedere tutti i job di backup pianificati, fare delle modifiche e avere una reportistica completa.

Quindi per utilizzare 1 Backup occorre:

  1. creare un agente di backup e installarlo sul computer dal quale eseguire il backup;
  2. assegnare all’agente uno o più job;
  3. entrare nel portale Sygma o direttamente nella GUI di 1Backup e gestire il backup e il restore.

1Backup è un prodotto che può essere gestito dal portale Sygma di Coretech, che rappresenta un’ottima soluzione per chi deve gestire macchine di più clienti in quanto permette di avere un console centralizzata in cui gestire tutti i clienti e tutti i loro backup in un unico pannello. Da Sygma quindi si possono effettuare operazioni di editing e anche direttamente backup dei clienti finali.

1Backup è un servizio:

  • per il rivenditore, che gestisce direttamente i Job di backup per i propri clienti;
  • per il cliente finale che deve gestire direttamente i propri server;
  • per il rivenditore che deve gestire i backup dei propri clienti in modo strutturato;

Il servizio offre la possibilità di:

  • decidere quali moduli attivare per il singolo Account;
  • impostare una data di scadenza dell’Account;
  • ripartire lo spazio disco acquistato in Cloud tra i vari Account creati.

1Backup si può gestire completamente tramite una Console di Gestione Centralizzata accessibile via Web da qualsiasi computer e tramite app da tablet o smartphone basato su sistema operativo iOS o Android. La console è quella della soluzione Sygma ed è illustrata nell’immagine seguente; costituisce la cosiddetta “Dashboard”.

Da questa Dashboard, che permette la gestione di tutti i servizi offerti da Coretech, si accede al backend di 1Backup cliccando sul pulsante, tra quelli nella barra in alto allo schermo, a forma di nuvola.

Prima di procedere è opportuno notare che dal portale è possibile eseguire da remoto tutte le operazioni riguardanti tutti gli agenti e i backup o restore, quindi compiere praticamente le stesse operazioni che si svolgono lanciando, sul server dove è installato, l’agente di backup; naturalmente si può lavorare su un agente e sui job di backup ad esso assegnati solo se l’agente è stato preventivamente installato sul server.

La gestione dei job può essere eseguita direttamente in luogo sul server, lanciando l’agente di backup localmente. Quindi l’esecuzione di backup e restore si può eseguire localmente dall’agente di 1 Backup senza passare dalla Dashboard di Sygma, perdendo però alcune funzionalità, ma senza agente di 1 Backup e senza averlo caricato (con un refresh) in Sygma non è possibile far nulla dalla Dashboard.

Tra le caratteristiche di rilievo di 1Backup abbiamo:

  • backup protetti da crittografia dati a 256 bit;
  • Multi Threading;
  • Continuous Data Protection;
  • politiche di Retention flessibili e adattabili alle esigenze del cliente;
  • filtri di backup;
  • disponibilità di utility per File Batch e Riga di Comando;
  • restore tramite Interfaccia Web su qualsiasi server;
  • In-File Delta Backup Incrementale/Differenziale;
  • servizio di caricamento del Primo Full Backup per ottimizzare i tempi di esecuzione della prima copia;
  • possibilità di eseguire il backup dei backup, in modo da mettersi al riparo dalla perdita della copia originale o accedere in caso di “caduta” della connessione.

Con 1Backup c’è la possibilità di combinare Spazio, Agenti e Jobs secondo le necessità di organizzazione del Backup; la combinazione del numero di agenti e dello spazio assegnato può variare in corso d'opera secondo le esigenze e che si può aumentare o diminuire il numero di agenti dedicato a un determinato cliente.

Backup e restore sicuri

Una particolarità di 1 Backup, rilevante visto che è d’attualità il GDPR con le sue prescrizioni in materia di riservatezza e protezione dei dati, è quella che i dati vengono crittografati primna di eseguire il backup e sono mantenuti crittografati nello spazio di storage in Cloud; lo stesso viene fatto durante il donwload dei dati dal Cloud per eseguire il restore.

Inoltre è possibile impostare una password per il ripristino, il che permette di avere accessi controllati e autorizzati per poter visualizzare i backup e gestire i restore.

Un altro dettaglio importante di 1Backup è che genera dei log che invia per posta elettronica a seguito di ogni operazione di restore, il che consente di sapere se l’operazione che è stata eseguita è o non è autorizzata; in quest’ultimo caso significa che si è verificato un data breach e possiamo attivarci in tal senso.

Moduli di 1 Backup

1Backup permette di eseguire il backup di dati generati da vari software; l’immagine seguente mostra i moduli che vengono gestiti a caldo dal servizio 1Backup, quindi possiamo fare il backup per esempio di Microsoft Exchange a caldo, di VM hyper-v a caldo, di MS-SQL ecc.

Quelli visibili nella figura sono i moduli di backup compresi nell’installazione base di 1Backup e che offrono, tra l’altro la possibilità di fare il backup di semplici file e quindi di directory service sia locali sulla macchina aziendale, sia in rete.

I moduli integrati nella licenza base sono quelli che riguardano il backup di database come My Sql Server, Oracle Database; Lotus Domino e Notes; MS SQL.

Inoltre ci sono moduli che offrono la possibilità di fare il System State di tutte le macchine Windows, di eseguire il Bare Metal delle macchine fisiche Windows, la possibilità di gestire il backup di Exchange a livello di database, la possibilità di fare il backup dei profili di Outlook a caldo.

Quanto ai moduli rilasciati con licenze aggiuntive, sono quelli per il backup di Exchange granulare, quindi a livello di Mailbox, macchine virtuali Hyper-v e macchine virtuali VMware; questi hanno costi a Casella Postale o a singola macchina virtuale di cui fare il backup.

Nel caso di questo tutorial ci interessa il modulo Office 365 Exchange Online Backup.

1Backup: Installazione agente su server e gestione da Sygma

Siccome qualunque sia il backup da eseguire ci vuole un agente cui assegnare il relativo job, vediamo schematicamente come si installa e si definisce l’agente di backup; l’operazione si fa sul server interessato, scaricando e installando il relativo file eseguibile. Maggiori dettagli su questa operazione li trovate nei webinar e nei tutorial generali dedicati a 1Backup.

Ci spostiamo quindi sul computer dove è stato scaricato l’agente e troveremo, nel relativo percorso, un file 1backup-server.exe: facendogli doppio clic lo installiamo e verrà avviata la relativa procedura, dove per prima cosa definiamo il tipo di installazione, ossia Server o PC.

Quindi nella schermata che segue accettiamo i termini di licenza, con Avanti specifichiamo il percorso di installazione e con un ulteriore clic su Avanti andiamo ad eseguire l’installazione. Alla fine della procedura facciamo clic su Fine e troveremo sul desktop l’icona corrispondente.

Facendovi doppio clic viene visualizzata la finestra per collegare l’agente attraverso la finestra di dialogo che appare (immagine seguente).

In essa definiamo i parametri di connessione, ossia il Server di salvataggio (ossia la destinazione dei backup) nell’omonima casella e le relative credenziali già create per collegare il nostro agente all’account creato sul portale Sygma.

Poi procediamo con un clic su Avanti (immagine seguente) per avviare l’attivazione del Backup-Set.

A questo punto avviene il collegamento al backend. Se non è stato creato alcun job di backup, il sistema propone il wizard di creazione (immagine seguente) altrimenti mostra l’elenco dei job e chiede quale assegnare.

Il wizard consta di quattro passaggi (nome, scelta del tipo di dato, pianificazione ed encryption ossia la codifica adottata per procedere il backup). Salvata la configurazione, l’agente è pronto ad eseguire i backup e bisogna solo schedularlo. Il Service Provider provvede alla creazione dei backup-set (agenti) sugli host indicati in base alla richiesta; il backup-set viene attivato al termine dell'impostazione della chiave di crittografia. L’operazione è necessaria per terminare l'attivazione, in caso contrario nessun backup verrà eseguito.

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Andando sul portale Sygma in 1Backup, facendo il refresh apparirà il nuovo agente di backup (immagine seguente).

Creare il job di backup in 1Backup

A questo punto bisogna assegnare il job di backup, che nel nostro caso è relativo alle caselle di Office 365. La creazione può essere fatta in due modi:

  1. localmente, cliccando sulla relativa icona (1Backup Server) sul desktop del server su cui è installato
  2. da remoto, attraverso Sygma, selezionando l’account cui l’agente è abbinato.

In ogni caso verrà avviata la relativa procedura, il cui primo passo è la login, fatta la quale si accede alla finestra di lavoro che riporta, nella zona centrale, l’icona relativa ai backup impostati (immagine seguente).

Facendo clic su questa si accede alla finestra di dialogo corrispondente che riepiloga i backup schedulati; qui bisogna fare clic sul pulsante Aggiungi (immagine seguente) così da accedere alla finestra di dialogo che ci interessa.

Qui, per prima cosa definiamo il nome da assegnare al backup e poi il tipo, accedendo al relativo menu, come mostrato nell’immagine seguente: l’opzione da scegliere è Backup Online Office 365 Eschange.

Selezionando questo tipo di backup, nella finestra appaiono delle ulteriori caselle specifiche come quella per le credenziali di accesso al tenant di Office 365; inserite le credenziali è possibile verificare subito se l’acceso è ottenuto, semplicemente cliccando sul pulsante Test. Si avvia quindi la prova di connessione e se va a buon fine, appare la schermata mostrata nell’immagine seguente.

Il test è findamentale per evitare il fallimento del job di backup nel caso la connessione non sia poi possibile, ad esempio perché le credenziali sono invalide. Una volta testata la connessione, l’agente di 1Backup salva le credenziali per poi usarle quando dovrà eseguire l’accesso ai dati per eseguire il backup.

A questo punto facciamo clic su Avanti e accediamo alla finestra Origine Backup che riporta le directory dove si trovano i dati sulle caselle di posta  (immagine seguente); da qui bisogna  selezionare le caselle di posta elettronica di cui vogliamo eseguire il backup.

In questa immagine ne vediamo solo tre, ma la quantità dipende dal caso specifico in cui ci si trova.

Fatta la scelta facendovi sopra doppio clic, si prosegue cliccando nuovamente sul pulsante Avanti, così da accedere alla successiva finestra mostrata nell’immagine seguente, nella quale si possono impostare le funzionalità del backup. Per esempio si può eseguire una pianificazione del backup, decidendo l’orario e l’eventuale periodicità.

Fatte queste impostazioni, con OK si passa alla finestra seguente, che riguada la scelta della destinazione dei backup, dove dal menu a tendina Archivio di destinazione si sceglie un target tra quelli disponibili.

Qui possiamo definire una destinazione del backup, che non è necessariamente 1Backup ma può essere una piattaforma Cloud come quella di Amazon o di Google, ovvero un servizio FTP. Nel nostro caso scegliamo ovviamente 1Backup (che è il target Cloud di Coretech) e una volta esercitata la scelta, con OK si arriva alla finestra Destinazione (immagine seguente) dove si può definire la modalità di backup nella destinazione scelta.

Nello specifico, è possibile definire se eseguire un backup sequenziale, incrementale ecc.

Cliccando su Aggiungi  si può anche aggiungere ulteriori destinazioni di backup, anche locali: è questo il caso in cui vuole eseguire un backup ibrido.

In ogni caso, ogni volta che si deve creare una destinazione di backup, ovvero quando si clicca su Aggiungi (quindi anche se non esiste alcun target e si deve creare il primo) appare la finestra mostrata nell’immagine seguente.

Qui, una volta impostato il target (che come vedete può anche essere un FTP, Google Drive ecc.) si fa clic su OK e si torna alla finestra dell’immagine precedente. In questa, con un clic su Avanti si va alla finestra successiva dove, nel caso portiamo il cursore Cripta dati di backup su ON (immagine seguente) possiamo scegliere il tipo di crittografia. Fatto ciò, con Avanti si passa alla successiva finestra di impostazione.

Notate che la chiave di crittografia può essere costruita sulla base di una predefinita, una personalizzata ovvero dietro autenticazione (se disponibile) con password utente.

Si osservi anche che durante la creazione del file di backup, nell’invio alla destinazione e sull’unità di storage locale o Cloud dove risiederà il backup stesso, i dati saranno cifrati. L’informazione sulla chiave servirà a decifrare i dati durante il relativo restore; per l’esattezza il dato giunge criptato alla macchina su cui è richiesto il restore e lì l’agente lo decifrerà.

Va precisato che se la macchina dove è stato installato l’agente con il quale eseguiamo un backup poi si guasta, occorre installare l’agente su una nuova, solo che a questo punto il restore è più critico, in quanto l’agente chiederà la password di crittografia, che in questo caso è “cablata” all'interno dell'applicazione. Perciò bisogna nuovamente specificare la password di crittografia nel momento in cui si tenterà il restore.

Inoltre se si sceglie come base di crittografia la password utente e poi questa viene modificata in Sygma, la modifica non verrà riportata nell’agente e il restore non riuscirà; attenzione a questo dettaglio ed anche al fatto che se la password viene perduta, il restore non è più possibile a meno di non chiedere a Coretech di resettare la password.

Ultima impostazione di crittografia è Personalizza, che apre la finestra proposta nell’immagine seguente, nella quale definire l’algoritmo di cifratura e la chiave di crittografia.

Una volta fatte le impostazioni, con un clic su Avanti si accede alla finestra conclusiva, nella quale facendo clic sul pulsante Esegui backup adesso si avvierà il backup. Se richiesto, si generano i file Delta delle entry modificate, i dati vengono criptati, compressi e inviati al server, quindi i dati temporanei vengono rimossi dalla temporary directory ed il backup viene completato.

È anche possibile rinviare il backup, cosa che si ottiene facendo clic sul pulsante Chiudi: in questo caso viene salvato il backup impostato con le relative impostazioni, e può essere eseguito in un altro momento.

1Backup: recupero e modifica del backup impostato

In ogni momento è possibile, andando alla finestra riepilogativa dei backup impostati già vista in precedenza, ma riportata per comodità qui di seguito, recuperare un backup impostato ed eseguirlo così com’è stato impostato, ovvero cambiarne le impostazioni: si tratta degli stessi parametri impostati in precedenza e di altri come il backup continuo, i criteri di conservazione ecc. (immagine seguente). Cliccando sul nome del backup interessato appare la finestra delle impostazioni mostrata nell’immagine seguente, che nello specifico apre la tab Generale.

Qui abbiamo il riepilogo del job di backup. Cliccando su Origine l’agente si collega all’origine dei file di cui eseguire il backup (immagine seguente) ovvero esegue una query al server dove i dati si trovano.

Dalla tab Programma di backup si può verificare e/o modificare la programmazione fatta per quel backup (immagine seguente).

Invece da backup continuo si accede all’esecuzione automatica, da parte dell’agente, del backup dell’origine specificata ogni volta che in essa viene rilevata una modifica, quindi un salvataggio, ovvero che si verifica una delle condizioni selezionate nella tab; si imposta nella finestra proposta dall’immagine seguente con l’apposito cursore.

Quanto al Delta-In-File, è una funzione, ovvero il sistema con cui viene fatto il backup incrementale o differenziale (a seconda di quel che si è scelto di fare) ed è l’elemento che permette, una volta eseguito o comunque disponibile il backup completo, di verificare prima di tutti i successivi backup,  quali sono le differenze tra blocco e blocco e salvare solo ciò che è cambiato. Questo permette backup più rapidi, la possibilità di ripristinare diversi punti ecc.

La voce Criteri di conservazione riguarda alcune impostazioni tra cui il periodo di conservazione (retention) dei file cancellati (immagine seguente).

La retention è importante: l’impostazione predefinita nel programma è sempre 7 giorni, ma si può aumentare o diminuire il periodo.

Passiamo oltre e andiamo alla tab Strumento riga di comando, con la quale possiamo definire e  aggiungere strumenti riga di comando pre-post backup, ossia comandi personalizzati esistenti da eseguire prima o dopo il backup (immagine seguente).

Quanto alla tab Promemoria, permette di impostare dei remind come ad esempio un avviso che ricorda di eseguire il backup impostato prima dello spegnimento del computer o all’uscita da Windows (immagine seguente) ovvero di ricordare periodicamente di eseguire un backup.

 

Inoltre da questa tab è possibile, per le macchine collegate in rete che da tempo funzionano off-line, di impostare l’esecuzione automatica alla riconnessione o il reminding che la connessione è disponibile e va quindi avviato il backup.

Controllo della larghezza di banda è una funzione che consente di limitare l’occupazione di banda nel trasferimento al server Cloud, quindi in upload del backup, per non appesantire le altre operazioni connesse dell’ufficio; per esempio permette di decidere quanta banda assegnare durante il backup. Come mostra l’immagine seguente, la limitazione si attiva trascinando con il mouse il cursore in posizione On, scegliendo la modalità dall’apposita sezione e cliccando su Aggiungi nuovo controllo della larghezza di banda per accedere alla finestra dove definire la banda assegnata e le impostazioni correlate.

Con il pulsante Salva salvate eventuali modifiche apportate, mentre con Cancella le annullate.

Torniamo ora alla finestra riepilogativa del backup per ricordare che è possibile eliminare in ogni momento il job di backup facendo clic su Elimina questo backup impostato.

Se ci spostiamo sulla Dashboard di Sygma, andiamo sull’account e sull’agente corrispondenti, quindi facciamo un refresh dei backupset, vedremo apparire il noastro nuovo backup (immagine seguente).

Qui, cliccando sul nome del job di backup possiamo vedere le stesse impostazioni fatte dall’agente di backup, ma proposte con la grafica di Sygma (immagine seguente).

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1Backup: esecuzione del backup impostato

Una volta impostato il backup, se non è stato eseguito subito dalla finestra conclusiva del wizard di creazione (pulsante Esegui backup adesso) si può mandarlo in esecuzione dalla finestra iniziale, mostrata in precedenza e riportata di seguito, mediante il pulsante Backup. Qui si arriva anche da Sygma, selezionando il job di backup corrispondente.

Con un clic sul pulsante Backup appare la finestra riepilogativa dei backup impostati, dove selezioniamo qullo di nostro interesse, che appare evidenziato nell’imagine seguente.

Facendovi doppio clic si apre la finestra seguente, nella quale definiamo la modalità (Full, Incrementale, Differenziale) e cliccando sul pulsante blu Backup in fondo alla finestra avviamo l’esecuzione.

1Backup esegue il job e ci mostra la schermata di stato, dove vediamo la progressione del backup (immagine seguente) tramite la barra colorata di verde.

Quando la barra sarà completa avremo terminato il backup, condizione evidenziata dalla scritta Salvataggio completato affiancata dal simbolo di spunta verde (se fosse rosso significherebbe che 1Backup avrebbe rilevato un problema).

In ogni momento, dalla schermata iniziale possiamo, cliccando sul pulsante giallo Report, vedere il rapporto sul backup eseguito e in generale su quelli eseguiti (immagine seguente) senza passare da Sygma.

1Backup: esempio di restore

Vediamo adesso come ripristinare il backup creato: dalla solita finestra iniziale, accediamo al ripristino mediante un clic sul pulsante verde Ripristina e ci apre la finestra riepilogativa dei backup eseguiti nella quale clicchiamo sul backup che ci interessa e otteniamo la finestra dell’immagine seguente.

Accediamo così alla finestra di selezione della destinazione dalla quale ripristinare e di scelta dell’agente, che in questo caso è quello di 1Backup, come mostra l’immagine seguente; se ce ne fossero più da scegliere, verrebbero elencati con le rispettive icone.

Facendo clic su Avanti confermiamo ed arriviamo alla finestra che contiene il riepilogo con la destinazione da ripristinare; nell’immagine seguente vediamo solo un backup da ripristinare, che è quello del nostro esempio, ma potrebbero essercene altri in caso fossero stati fatti. In tal caso, tramite i tre menu a tendina situati sotto la voce Seleziona cosa ripristinare possiamo andare alla ricerca dei backup che intendiamo ripristinare.

 

Scelto quello di nostro interesse, nel riquadro sottostante vediamo i backup eseguiti e le caselle di posta corrispondenti; nella struttura ad albero possiamo scegliere di fare il restore dell’intero backup o di parti di esso, ponendovi accanto il segno di spunta. Si potrebbe anche ripristinare una singola e-mail.

Fatto ciò clicchiamo su Avanti e andiamo alla schermata successiva, mostrata nell’immagine seguente, nella quale possiamo selezionare dove salvare il ripristino: selezionando Posizione originale il recupero avverrà nella stessa posizione dalla quale è stato fatto il backup, mentre Posizione alternativa consente di scegliere una nuova destinazione, da specificare.

 

Quest’ultima opzione serve quando si desidera evitare di sovrascrivere i dati di cui è stato eseguito il backup che si sta andando a ripristinare. Comunque si scelga, bisogna procedere facendo clic su Avanti ed arrivando così alla schermata seguente, che consente, a chi lo desidera, si definire una directory temporanea dove archiviare il file di ripristino, ovvero di accettare quella proposta per default dal programma.

Facendo clic su Avanti inizia il ripristino, che mostra la schermata seguente, nella quale c’è il solito indicatore di avanzamento a barra colorata. Alla fine del ripristino otteniamo l’esito, che se l’operazione è andata a buon fine è segnalato dal segno di spunta verde accanto al messaggio Ripristino completato.

Al solito, ritornando alla schermata iniziale e facendo clic sul pulsante giallo Report possiamo ottenere un rapporto dettagliato su come è andato il ripristino appena eseguito e in generale sugli altri ripristini effettuati in precedenza.

Lo stesso report viene generato da Sygma e oltre a poter essere consultato sulla Dashboard cliccando sul job di backup corrispondente e poi alla voce report, viene inviato via e-mail da Sygma  all’amministratore di sistema o chi altro deve avere sotto controllo la situazione dei restore, vale a dire verificare quali sono autorizzati e quali no.

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