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Email | Quando Backup e Archiviazione diventano fondamentali per la nostra Azienda

CoreTech,CoreTech   05 febbraio 2014

La tua azienda effettua comunicazioni importanti via email?

Questo scambio di informazioni e direttive con i vostri clienti e fornitori può avere ripercussioni nel lungo termine come contratti, azioni legali o progetti?

Se a entrambi i quesiti corrisponde una risposta affermativa allora serve sicuramente un buon piano di backup ma soprattutto un sistema di archiviazione delle email.

Ma che differenza c’è in pratica tra Backup e Archiviazione delle email?

La “sottigliezza” non è colta da tutti e richiede qualche esempio per essere compresa.

Caso 1. Immaginiamo che un cliente vi abbia inviato un email con informazioni integrative rispetto ad un ordine. Pertanto questa email è fondamentale perchè se l’ordine venisse processato senza contare sulle nuove disposizioni, si potrebbero verificare delle contestazioni da parte del cliente.
Dato che l’ordine specifico è ancora in lavorazione, tutte le informazioni scambiate sono “fresche” di qualche giorno. Vi accorgete quindi subito che vi manca un email!

Caso 2. Un giorno vi trovate senza tutta la posta o buona parte di essa, come se per errore o manomissione fosse stata cancellata.
Vi rendete conto di questa mancanza perchè durante alcune ricerche tra le mail la mancanza è molto evidente e cade subito all’occhio.

In questi due Casi con una buona pianificazione dei backup (giornaliero, mensile, annuale) entrambe le situazioni si risolvono facilmente e senza ripercussioni sull’azienda e le vostre attività.

Il primo e il secondo caso sono però semplici da individuare perchè vi è un evidenza immediata che vi allerta e vi spinge a fare ricorso al ripristino dal backup.

Ma si possono verificare altre situazioni per le quali un backup non è sufficiente.

Caso 3. Come richiesto dal cliente, l’ordine / il progetto è stato eseguito.

È passato però molto tempo da quando si sono presi i primi accordi con il cliente, le persone coinvolte sono state diverse ed alcune di esse non lavorano più per la vostra azienda.
Arriva il momento di pagare e il cliente inizia con le contestazioni.

In teoria è tutto nero su bianco, però vi rendete conto che oltre ai contratti è necessario recuperare anche la corrispondenza email.

Pare non mancare nulla a livello di posta elettronica, perchè non ci sono buchi temporali nelle email vostre e dei vostri colleghi. Risultano tantissime email scambiate con il cliente, però qualcuno si ricorda che qualcun’altro dovrebbe aver risposto a suo tempo al cliente in merito ad alcune questioni.
Non vi è certezza che la comunicazione ci sia stata veramente, se sia avvenuta correttamente via email o solo a voce e sopratutto non si conoscono le date e le persone o la persona che effettivamente è stata coinvolta con precisione in quella specifica occasione. Il cliente vi deve pagare decine di migliaia se non centinaia di migliaia di euro e ha bloccato tutto. Che fare?

Il caso 3 è un classico.
La memoria può fare brutti scherzi e si può essere convinti di aver detto o fatto qualcosa quando nella realtá tutto è avvenuto solo nel nostro cervello e non si è concretizzato.

Non tutte le persone in un’azienda hanno poi una memoria “di ferro” e ci sono persone che pur ricoprendo ruoli importanti, non riuscirebbero a ricordare cosa hanno mangiato il giorno prima a pranzo… dovrebbero controllare sull’agenda se hanno riportato il menu!

Poi ci sono persone che farebbero carte false pur di non ammettere un errore e vi giurerebbero che la comunicazione l’hanno inviata via email e che ora non la trovano più.
Ma può accadere che qualcuno all’interno dell’azienda possa aver volontariamente compromesso il lavoro, sabotando un collega impegnato in un progetto. Come, quando e in che modo lasciano posto all’immaginazione, ci sono tanti casi finiti in tribunale e sotto i riflettori della stampa….

Con un Backup non se ne viene fuori!
Quando poi si dovesse arrivare in tribunale davanti ad un giudice e con l’avvocato della controparte agguerrito come un vichingo, servono prove incontestabili.

È proprio in questi casi che viene in soccorso un sistema di archiviazione della posta elettronica compliant, cioè rispettoso dei più alti standard internazionali attinenti alla tracciabilità e immutabilità delle email archiviate.

La risoluzione del Caso 3 si risolverebbe abbastanza velocemente.
Tutte le caselle coinvolte avrebbero un’archiviazione automatica e finirebbero in un database centrale.
A distanza di mesi o anni tutte le informazioni sarebbero nel database dell’archivio e l’accesso ad esse potrebbe avvenire da parte degli utenti in sola lettura, quindi senza dare la possibilità di cancellare le email.
La cancellazione di una email sul client di uno specifico utente non avrebbe effetto sul sistema di archiviazione.
In pochi secondi si potrebbero ricercare tutte le email inviate e ricevute da e verso uno specifico indirizzo e/o contenenti specifiche parole chiave.
Se la comunicazione è esistita, il sistema di archiviazione l’ha memorizzata!

Per quelle aziende che hanno impegni a lungo termine con i loro clienti e i contratti in gioco valgono svariate migliaia o decine di migliaia di euro l’uno, l’investimento in un sistema di archiviazione delle email è una buona assicurazione per la quale vale la pena spendere alcune centinaia di euro.

Grazie alla tecnologia cloud è ora possibile usufruire del servizio di archiviazione della posta nella modalità Pay as you Go o SaaS. Si paga solo per quello che si usa senza necessità di dover mettere in opera hardware e software in azienda.

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