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Come scegliere il giusto servizio di Email Hosting per la posta elettronica aziendale

A cura di Mr.Webmaster

28/03/19 gatti News

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Da quando esiste Internet l'importanza della posta elettronica è andata via via crescendo, assumendo un ruolo centrale non solo nella vita quotidiana delle persone ma anche, e soprattutto, in ambito aziendale dove l'e-mail si è imposta come uno strumento essenziale nella gestione delle relazioni lavorative.


Nonostante questa "centralità" sono ancora molte le aziende che non hanno capito l'importanza di scegliere il giusto servizio per la posta elettronica: molte attività hanno registrato il proprio dominio presso il provider più conveniente ed approfittato delle caselle comprese nel prezzo (senza valutare se fossero conformi o meno alle proprie esigenze) e c'è ancora chi utilizza caselle free in ambito lavorativo…

Caselle free: perché non utilizzarle sul lavoro

Già ad un primo sguardo dovrebbe risultare evidente come il ricorso a caselle di posta con dominio personalizzato appaia una scelta decisamente più professionale rispetto all'utilizzo di caselle del tipo miaazienda@libero.it, miaazienda@virgilio.it o miaazienda@yahoo.it...

Nonostante siano ancora moltissime le aziende a farlo, utilizzare una casella free sul lavoro non appare una scelta consigliabile. Vediamo schematicamente il perché:

  • Cattiva immagine aziendale:
    Utilizzare come casella di posta aziendale quella fornita dal provider telefonico o dal portale Internet di turno non è, certamente, un bel biglietto da visita per un'azienda; queste caselle, infatti, trasmettono un certo senso di amatorialità e di improvvisazione e sono spesso sinonimo di aziende un po' "antiquate" e scarsamente strutturate.
  • Impossibile gestire uffici e dipendenti
    Certamente non è pensabile fare ricorso a delle caselle free per gestire una molteplicità di recapiti elettronici all'interno di un'azienda strutturata. Il ricorso a caselle free, infatti, è tipico di aziende unipersonali o, comunque, molto piccole dove tutta la corrispondenza è gestita mediante un'unica casella.
  • Mancanza di servizi e funzionalità professionali
    Utilizzare una caselle free significa rinunciare ad una serie di servizi che, in ambito aziendale, potrebbero rivelarsi utilissimi come, ad esempio, avere caselle di archiviazione, sistemi di backup automatici della posta, calendari e rubriche condivise o SMTP autenticati...
  • Limiti di utilizzo
    Alcuni servizi free di posta elettronica patiscono limiti di utilizzo che potrebbero essere incompatibili con determinate funzioni aziendali (come, ad esempio, limiti al numero di email che è possibile spedire in un dato arco di tempo oppure vincoli di postazione).
  • Pubblicità
    Quasi tutti i servizi gratuiti di posta elettronica vengono "pagati" sotto forma di esposizione pubblicitaria: molto spesso, infatti, le caselle free sono soggette ad un forte afflusso di messaggi pubblicitari e/o sono fruibili attraverso app ben infarcite di pubblicità... nulla di grave, per carità, ma personalmente lo ritengo piuttosto fastidioso se si tratta di caselle utilizzate in ambito lavorativo.

Caratteristiche di un servizio di hosting email

Prima di scegliere il servizio di mail hosting presso il quale attivare le nostre caselle di posta elettronica, dobbiamo valutare con attenzione le nostre esigenze e, sulla base di queste, identificare il provider che sembra soddisfarle nel migliore dei modi.

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Vediamo di seguito i principali aspetti:

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  • Numero di caselle attivabili
    La prima, ovvia, esigenza consiste nell'identificare un servizio che consenta di attivare tutte le caselle necessarie all'interno della struttura aziendale.
  • Capienza delle caselle
    Un altro fattore essenziale consiste nel valutare per bene la capienza necessaria al corretto funzionamento delle nostre caselle di posta aziendale. Attività che fanno largo uso della posta elettronica per inviare e ricevere allegati (come, ad esempio, avvocati, commercialisti, studi di architettura, ecc.) potrebbero, infatti, ritrovarsi presto con la posta intasata se non valutano con attenzione la quantità minima di spazio necessaria per ciascuna casella di posta.
  • Limiti ai messaggi in uscita
    Un limite imposto frequentemente dagli hosting provider riguarda il numero massimo di messaggi di posta elettronica che possono essere spediti durante un dato arco di tempo. Limiti di questo genere sono imposti allo scopo di scoraggiare eventuali spammer, tuttavia, talvolta, possono causare qualche contrattempo anche a chi utilizza legittimamente la posta elettronica.
  • Limiti alle dimensioni allegati
    Altro limite che è bene tenere in considerazione riguarda il peso massimo degli allegati che è possibile inviare e/o ricevere mediante posta elettronica.
  • Creare alias e risponditori automatici
    Una feature particolarmente richiesta in ambito aziendale consiste nella possibilità di gestire, facilmente ed in autonomia, caselle alias e risposte automatiche. Si tratta di due funzionalità indispensabili in ambito lavorativo, pertanto è bene assicurarsi che il servizio di email hosting prescelto le supporti adeguatamente.
  • Strumenti di collaborazione
    Un altro aspetto da tenere in considerazione in fase di pre-acquisto riguarda la presenza, o meno, di eventuali strumenti di collaborazione integrati nel servizio di email hosting.
    Vediamo, di seguito, altri aspetti interessanti di cui tener conto:
  • Strumenti per la migrazione
    Se si possiedono già delle caselle personalizzate e si sta valutando una migrazione è molto importante assicurarsi che il nuovo provider disponga di adeguati strumenti attraverso i quali automatizzare la migrazione dei contenuti delle caselle dal vecchio al nuovo fornitore.
  • Sicurezza e Backup
    Un aspetto di notevole rilevanza riguarda la sicurezza delle caselle di posta. Se da questo punto di vista possiamo considerare scontata la presenza di sistemi Antivirus e Antispam, meno banale è la presenza di un sistema di backup automatico delle caselle di posta, una garanzia alla quale suggerisco di non rinunciare.
  • Autenticazione DKIM
    Una caratteristica interessante, nell'ottica di ottimizzare i tassi di recapito delle mail spedite, consiste nella possibilità di generare una firma DKIM da pubblicare all'interno del DNS del nostro dominio. Ad avviso di chi scrive, seppur non essenziale, è un elemento piuttosto importante da tenere in considerazione in fase di pre-acquisto.
  • GDPR Compliance
    E' buona norma, infine, sincerarsi che il servizio che ci si appresta ad acquistare sia GDPR ready, ovvero sia conforme coi dettami della nuova normativa privacy europea circa la tutela ed il trattamento dei dati personali.


CoreTech offre soluzioni di posta elettronica nel cloud di livello enterprise

CoreTech offre soluzioni di posta elettronica di livello enterprise che si collocano tra le più avanzate oggi disponibili sul mercato. La proposta si articola in due differenti servizi tra i quali il cliente può scegliere in base alle sue esigenze:

  • SmarterMail
    Caselle email professionali, con spazio web dimensionabile in base alle proprie esigenze. La gestione del servizio avviene mediante un pannello grazie al quale sarà possibile amministrare il proprio domino di posta in completa autonomia e semplicità. Da segnalare l'avanzatissima webmail con funzionalità di agenda, attività, note, rubrica, condivisione di file e instant messaging.
  • Kerio Connect
    Le caselle di posta Kerio Connect si propongono come una valida alternativa a Microsoft Exchange e Office365, con la possibilità di utilizzare sempre Outlook come client di posta elettronica sul proprio computer. Il servizio di posta elettronica firmato Kerio, infatti, mette a disposizione un connettore per Microsoft Outlook (per Windows e Mac) che permette di sincronizzare non solo i messaggi email, ma anche i contatti, gli appuntamenti e le attività.

    Altro elemento distintivo del servizio è la webmail Kerio Connect, la quale si colloca tra le soluzioni più avanzate del mercato, potendo essere utilizzata in sostituzione di Outlook o di Gmail senza farle rimpiangere. Da segnalare l'integrazione di funzioni di condivisione grazie alle quali possibile condividere facilmente la posta elettronica, i contatti e il calendario con uno o più colleghi.

Vediamo di seguito alcune caratteristiche comuni ad entrambe le soluzioni:

  • le caselle di posta sono liberamente "upgradabili" dal cliente in base alle proprie esigenze di spazio e, in abbinamento, è sempre possibile attivare il servizio di archiviazione della posta elettronica (conforme alle specifiche eDiscovery e certificato compliant GDPR);
  • i server di posta sono configurati con le ultime tecnologie di convalida dell'identità del mittente (quali SPF, Dkim e Dmarc) e dispongono di protezione antivirus e antispam;
  • le caselle sono sottoposte a backup granulare con retention dei dati di 60 giorni incluso nel prezzo, così come è incluso nel prezzo anche il servizio di restore dei dati in caso di necessità;
  • entrambi i sistemi consentono di poter integrare Microsoft Outlook in modalità nativa Exchange, di sincronizzare iPhone e iPad in modalità ActiveSync (protocollo di sincronizzazione integrato su smartphone e tablet Apple iOS, grazie al quale sarà possibile sincronizzare calendario, contatti, posta, cartelle condivise, account condivisi, ecc.), nonché sincronizzare dispositivi Android grazie al supporto dei protocolli open source CalDav e CardDav;

Si segnala, infine, che entrambi i servizi di posta elettronica godono di assistenza tecnica in fase di start-up per il trasferimento dei dati, la creazione degli account ed ogni altra configurazione necessaria, nonché della possibilità di Try&Buy (i servizi possono essere testati prima dell'acquisto in modo da verificarne la corrispondenza alle proprie esigenze). I tecnici di CoreTech, inoltre, sono a disposizione dei clienti per aiutarli nell'analisi di file di log al fine di identificare eventuali anomalie circa errori, antispam, mail inviate e ricevute, ecc.

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Knowledge Base su KerioConnect e SmarterMail

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