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La firma digitale è uno strumento software sempre più utilizzato, che gradualmente sta sostituendo la firma autografa e quindi fatta di presenza, nella sottoscrizione e adesione ad accordi e contratti di vario genere; peraltro se realizzata secondo protocolli standardizzati e tecniche di sicurezza riconosciuti dagli organismi internazionali preposti e dalla comunità scientifica, assume pienamente valore legale nel caso di controversie giudiziarie.

La possibilità e la necessità di firmare digitalmente dei documenti sorgono quando i contraenti sono fisicamente distanti ed è difficile o impossibile riunirli di presenza; senza contare che in un’era telematica, dove sempre più ci scambiamo i documenti in formato elettronico, poter “suggellare” con uno strumento informatico contratti e accordi, nonché firmare documenti a vario titolo, diventa praticamente imperativo e va a colmare una lacuna che frena lo sviluppo delle comunicazioni elettroniche e del lavoro a distanza. 

Esistono vari tool per implementare la firma elettronica e apporla a un documento affinché assuma valore legale al pari della firma e tra questi abbiamo provato Sigillo, del quale in questo tutorial descriveremo l’utilizzo.

Che cos’è Sigillo

Si tratta di uno strumento informatico affidabile e sicuro che consente di far firmare i contratti alle parti in causa, con un workflow semplice e veloce.

Con Sigillo il processo di invio dei contratti viene effettuato tutto attraverso il browser web, sia per chi invia il contratto che per chi lo riceve.

Ogni operazione viene loggata, per cui se un cliente apre l’e-mail di invito a firmare e visualizza il contratto ma non lo firma, le operazioni vengono comunque registrate, così da permettere a chi ha inviato il contratto di conoscere lo stato della relativa pratica, comprendere se la controparte l’ha aperto o ricevuto pur negando di esserne a conoscenza e via di seguito. Avere un registro degli eventi dalla creazione alla firma del contratto permette sia di avere tutte le informazioni utili a portata di mano, sia di intraprendere le azioni che fossero richieste in caso, ad esempio, di inadempienza.

Sigillo è una soluzione simile ad Adobe Sign o DocuSign, però estremamente più facile da utilizzare e nettamente piú conveniente sotto l’aspetto economico.

Quando si invia il contratto viene registrato l'hash del documento a garanzia per il firmatario che il contratto non può essere modificato dopo la firma. Ogni operazione viene tracciata in un file di log, per cui se un cliente apre la mail e visualizza il contratto ma non lo firma, le operazioni vengono registrate. In questo modo in ogni momento è possibile capire l’andamento della pratica. Tramite un link cifrato e una password il cliente può recuperare in ogni momento il proprio contratto. Una volta che il contratto è stato firmato grazie all’integrazione con la PEC è possibile, con un semplice clic, inviare al firmatario una e-mail certificata contenente copia del contratto.

Con Sigillo hai i contratti digitlai sono sempre al sicuro grazie a:

• Doppia verifica identità, implementata attraverso la conferma e-mail più conferma da SMS su numero di cellulare della controparte, che permettono di accertarsi che la stessa abbia ricevuto e aperto il contratto, ovvero che l’abbia firmato (questo mette al riparo da eventuali controversie);
• Doppia Integrità; i documenti sono cifrati in Hash per proteggerli dall’effrazione e a ciascuno corrisponde un invio attraverso la PEC;
• Tracciatura di tutte le informazioni con relativa tenuta dei log.

Sigillo è uno dei servizi inclusi in 1Suite, la suite di strumenti dai costi contenuti pensata per le piccole e medie aziende che vogliono crescere e migliorare la produttività.

1Suite è un servizio offerto da Coretech sul cui sito web, alla pagina www.coretech.it/it/shop/office_tools/1Suite.php?toH=msp-csp è possibile trovare tutte le informazioni riguardanti Sigillo.

Firma digitale con Sigillo

Partiamo con la panoramica sull’utilizzo di Sigillo e quindi del sistema di firma digitale dei contratti. Allora, per poter apporre una firma dev’esserci un contratto, quindi la prima cosa da fare dopo aver avviato il servizio è andare ad aggiungere un nuovo contratto nel sistema, affinché esso possa gestirlo.

Usare Sigillo è molto semplice e la relativa procedura si compie in tre passaggi principali.

1. Si carica in Sigillo un documento PDF e si trascinano all’interno del contratti le check box, le date e le firme che il cliente o comunque la controparte dovrà compilare.
2. Si seleziona il contratto da inviare e successivamente i destinatari -ognuno identificato da un’indirizzo di posta elettronica- che devono sottoscrivere il contratto;
3. La persona (tipicamente il cliente) che riceve il contratto da firmare compila i campi richiesti direttamente dal browser e infine firma il contratto, allorché al mittente e al cliente arriva la conferma dell’avvenuta firma del contratto.

Entriamo quindi nel dettaglio spiegando come avviene la preparazione e in che modo si gestisce l’intera procedura che culmina con la sottoscrizione elettronica del contratto.

Dunque, una volta aperto Sigillo da 1Suite ci si trova nella schermata principale, dalla quale possiamo vedere lo stato degli eventuali contratti caricati; a sinistra si trova il menu contenente le voci Add Contract, List Contracts, Send e Report. Intuitivamente, la prima permette di aprire la pagina web proposta nell’immagine seguente, la seconda la pagina che riepiloga i contratti caricati e la loro situazione, la terza permette l’invio e comprende la definizione degli indirizzi destinatari, mentre la quarta riporta il report di tutti i contratti caricati, con le azioni corrispondenti.