No results found
Quello della firma elettronica è un argomento di grande attualità, perché tale strumento si sta cominciando a utilizzare in vari ambiti ed il suo utilizzo propone, sul piano legale, alcune valutazioni interessanti. In questo tutorial andiamo a vedere qualche aspetto legale connesso a una procedura che è la sottoscrizione di un contratto mediante, appunto, la firma elettronica, premettendo che si tratta una procedura che può essere utilizzata in tantissimi ambiti.
La contrattualistica pone alcuni interrogativi interessanti e rappresenta qualcosa su cui vale la pena di investire, relativamente all’acquisizione di strumenti per la digitalizzazione; qui di seguito andiamo ad analizzarne il contesto e a spiegare quali soluzioni possono essere utilizzate.
Partiamo con il fatto che la contrattualistica rappresenta un aspetto sicuramente molto importante a livello aziendale, che però spesso è trascurato; eppure per rimanere sul mercato occorre gestire bene la contrattualistica e per farlo bisogna fare chiarezza con il cliente, quindi specificare chiaramente diritti e doveri da ambo le parti, il che porterà in futuro ad avere meno vertenze con il cliente.
Più un contratto è ben fatto, più ci dà la possibilità di difendere i nostri diritti in caso di controversia.
La contrattualistica permette di essere conformi agli obblighi legali; per esempio per stare in tema di trattamento dei dati personali, bisogna nominare un responsabile del trattamento (art. 28 del GDPR) e allo scopo bisogna redigere un documento che deve essere sottoscritto.
La contrattualistica può anche essere uno strumento di penetrazione del mercato e di perseguimento del successo commerciale.
Il problema è come gestire i contenuti contrattuali, quindi quali principi applicare nella gestione dei contenuti contrattuali. Ebbene, prima di tutto i contratti devono essere facilmente comprensibili e poi devono essere equilibrati, perché se sono troppo sbilanciati a discapito del contraente, un eventuale Giudice chiamato a pronunciarsi annulla le clausole che comportano lo squilibrio. Peraltro contratti equilibrati rendono più facile che il rapporto con il cliente sia duraturo.
Inoltre i contratti devono essere autotutelanti; per spiegare cosa significa prendiamo l’esempio di una clausola che recita che “in caso di inadempimento della controparte abbiamo diritto al risarcimento del danno”. Ebbene, una cosa del genere non serve a niente, primo perché è già previsto dalla legge che se qualcuno viola il contratto la controparte abbia diritto risarcimento del danno e poi perché da un punto di vista pratico non si capisce qual è il danno e come si calcola.
Se invece scriviamo una clausola in cui è specificato, ad esempio, che “se il cliente paga in ritardo o compie una certa azione in ritardo scatta una penale di €50 al giorno” abbiamo già definito tempi e modalità. Questa è una clausola che tutela, perché è auto-esecutiva in quanto è sufficiente dimostrare il ritardo e quindi inadempiente, per quantificare il danno.
Infine, cosa non meno importante è che i contratti devono essere firmati; sembra banale, ma nella pratica si tende a scambiarsi copie dei contratti firmate, scansionate e trasmesse alla controparte per via telematica (e-mail, per esempio) tanto che quel che ci si trova in mano è spesso una copia. Il fatto è che se il cliente di un’azienda contesta una copia di contratto firmata che disconosce, in Giudizio può essere un problema, perché ragionando al limite, una firma può essere apposta digitalmente a un documento che poi vien scansionato, pertanto non vi è prova che sia una firma olografa sul contratto di carta.
Peraltro in molte situazioni, per esempio contratti a distanza e necessità di evitare il contatto di persona come è stato nella crisi del COVID-19, sottoscrivere un contratto per contatto diretto può essere una situazione difficile da ottenere.
A ciò va aggiunto che la Legge richiede la conservazione dei documenti contrattuali in originale, il che quando si comincia ad avere centinaia di clienti e di contratti, può diventare impegnativo provvedere a un’efficace gestione documentale.
Quindi a fronte di questa situazione bisogna trovare una strategia che permetta di gestire la contrattualistica in modo efficace ed efficiente, ma anche sostenibile; in questo può essere d’aiuto la firma elettronica.
Per comprendere l’utilità delle firme elettroniche prendiamo un caso reale, riguardante una società che aveva 4.000 distributori in Europa, di cui 2.500 in Italia, caratterizzata da un sistema di distribuzione verticale e selettivo; cioè vuol dire che l’azienda era fornitrice e aveva dei distributori qualificati e quindi solo loro vendevano al pubblico.
Questa azienda non riusciva assolutamente a gestire i contratti perché spesso non c’era il documento firmato ma una semplice scansione ed a volte non c’era neanche il documento perché era andato perso; inoltre in base alla normativa antitrust era necessario emettere un regolamento di distribuzione che fosse effettivamente firmato; quindi c’era la necessità di firmare documenti ma il farlo di persona era impraticabile.
Il problema è stato risolto applicando il concetto di firma elettronica. Prima di entrare nel dettaglio va però precisato che non si tratta né di firma digitale né di firma elettronica qualificata, che sostanzialmente sanno usare ben poche persone (giusto le segretarie e il commercialista) ma di uno strumento più semplice e supportato da servizi software e on-line.
Le firme elettroniche coinvolgono un aspetto molto ampio che può essere schematizzato con l’immagine seguente.
Nel concetto di firme elettroniche rientra la firma elettronica avanzata, il concetto è legato alla neutralità tecnica e riguardo alla funzionalità è necessario avere il controllo del sistema, riuscire a identificare in qualche modo il firmatario e riuscire a conservare il documento in modo sicuro e non modificabile. Nel concetto di firma elettronica rientrano quelli di firma digitale e il più recente delle firme elettroniche qualificate su piattaforma conforme, però in quest’ultimo caso siamo ancora in fase di emissione delle linee guida dell’AgID per la conformità.
La firma elettronica e soprattutto il film elettronica avanzata sono strumenti che possono essere utilizzati purché rispettino determinati requisiti legali che sono definiti nel regolamento UE 910/2014 dove troviamo il cosiddetto eiDAS e il concetto che per firma elettronica si intende sostanzialmente dei dati acclusi o connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici utilizzati per firmare.
Sembra una definizione ovvia ma significa che attraverso una combinazione di dati si riesce a individuare il firmatario.
Il concetto giuridico che viene espresso è che all’utilizzo della firma elettronica non si può negare efficacia giuridica e non si possono negare gli effetti giuridici sotto il profilo probatorio. A riguardo va però constatato che sotto il profilo probatorio i Giudici fanno molta fatica ad applicare questa normativa, perché a livello informatico fanno molta fatica a capire proprio i concetti sottostanti.
Però si sta sempre più affermando questo concetto che non esiste solo la firma elettronica qualificata o firma digitale, ma esistono anche altri tipi di firma elettronica dove non c’è bisogno di un certificato a priori per identificare i firmatari; tant’è vero che il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) all’articolo 20, comma 1-bis, ha previsto espressamente la possibilità della firma elettronica avanzata quale valenza legale di firma olografa e anche la possibilità, per il Giudice, di stabilire se un documento è idoneo a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio (vedere il documento seguente).
Tali circostanze sono valutabili liberamente dal Giudice tenendo conto però delle caratteristiche di sicurezza integrità e immodificabilità; per stabilire se un documento soddisfa queste caratteristiche di sicurezza integrità e immodificabilità esistono precisi criteri.
L’affidabilità del sistema di firma elettronica dal punto di vista legale si può determinare considerando che la validità di forma scritta di un documento elettronico dipende dalle caratteristiche tecniche e di processo utilizzate. Per stabilire Come quali caratteristiche tecniche dei processi utilizzate sono valide sotto il profilo legale occorre avere precisi riferimenti che non siano prettamente tecnici, perché difficilmente un Giudice può avere competenze in informatica tali da entrare nel merito delle tecnologie. Quindi bisogna attenersi alla semplice regola che più la firma elettronica è conforme a standard tecnici e di processo riconosciuti e validati a livello internazionale da enti qualificati, maggiore sarà l’affidabilità della firma elettronica e la sua rispondenza sotto l’aspetto della sicurezza, integrità e immodificabilità.
Per esempio, se ai fini di individuare l’immodificabilità nel documento si utilizza una funzione hash SHA256, che è riconosciuta come standard a livello internazionale anche dallo stessa Agenzia per l’Italia Digitale, nessuno potrà sostenere che lo standard SHA256 non è sufficiente per garantire l’autenticità del documento.
Questo esempio serve per spiegare che cosa si intende per standard tecnici riconosciuti che possano garantire l’affidabilità del sistema di firma elettronica.
Ma non basta questo, perché poi bisogna cercare di adottare nel processo di firma elettronica un processo che rispecchi una sorta di replica del modello di firma olografa. In altre parole quando firmiamo un documento abbiamo il controllo della nostra firma, cioè leggiamo il documento stesso e firmiamo se lo approviamo.
Chiaramente in quel caso le mie condizioni psicofisiche nel condurre il tratto di firma autografa ne garantiscono la riconoscibilità, sebbene anche le le firme olografe possano essere falsificate.
Però la sostanza è che occorre elaborare un metodo che preveda la possibilità di vedere il documento integrale e decidere se firmare o no e che consenta anche di collegare in qualche modo l’identità del firmatario attraverso una procedura, che non potrà essere la firma olografa, a quella del documento.
Un valido strumento per firmare elettronicamente è Adobe Sign, ma nulla vieta di utilizzare anche altri strumenti altrettanto validi e quindi diciamo indipendentemente dallo strumento l’importante è tenere conto di un processo di firma che sia rispettoso dei canoni giuridici in merito alla manifestazione di volontà di aderire a un contratto.
Andiamo dunque a vedere come firmare un contratto con Adobe Sign, la cui procedura è schematizzata dall’immagine seguente ed è semplicissima per il cliente, perché esso non deve avere alcuno strumento software se non un browser web e una connessione Internet. Il primo step (Step 1) è l’invio di una e-mail al cliente che gli comunica, per esempio, di accedere alla piattaforma di firma; quindi il cliente che riceve quella e-mail clicca sul link contenuto, va su una piattaforma in cui viene chiesto di autenticarsi introducendo la password che gli è stata comunicata nella solita e-mail. Nel momento in cui si autentica vuol dire che aderisce al sistema di firma elettronica. Questo comportamento è una prima prova della sua manifestazione di volontà di iniziare il procedimento di firma elettronica.
Questo è un passaggio che spesso viene trascurato ma ha la sua rilevanza perché di fronte al Giudice riesce a dimostrare che è direttamente il soggetto che ha ricevuto quella e-mail ad aver iniziato, inserendo quella password, la procedura di firma e quindi ha dimostrato la sua adesione.
Il secondo passaggio (Step 2) è quello a destra dell’immagine, dove il cliente che ha inserito la password accede al modulo on-line da compilare per aderire al contratto. Vedete quindi come ci sia il massimo controllo del sistema di firma.
A questo punto siamo allo Step 3 dove c’è effettivamente la firma elettronica, che è un processo dove il cliente deve avere la possibilità prima di tutto confermare i propri dati personali, anzi deve farlo perché è parte di un meccanismo di riconoscimento, giacché il contratto può avere piena efficacia se siamo certi che a firmarlo sia una persona i cui dati effettivamente appartengono alla sua identità; nello Step 3 (immagine seguente) devono essere presenti dei meccanismi per cui sia chiaro che il contraente accetti il contratto e manifesti la volontà di accettare il contratto e poi dei meccanismi riguardanti il compimento delle operazioni di firma. Anche qui si tratta sempre di un processo di inserimento di informazioni da parte del contraente.
Quando il contraente ha compiuto tutte queste operazioni arriviamo al contratto è stato quindi concluso, perché c'è stata la manifestazione di un consenso. A questo punto entrambe le parti possono scaricare subito la copia del contratto e non solo, perché una copia del contratto viene inviata via e-mail con allegata una certificazione, in questo caso prodotta da Adobe Sign, contenente la descrizione analitica dei passaggi che sono stati effettuati per arrivare alla firma, quindi dall’apertura della mail di invito, all’autenticazione, all’espressione dei vari consensi (spuntando le caselle proposte) per aderire al contratto, fino alla chiusura della procedura di firma.
Qui c’è peraltro da notare una particolarità tutta italiana, costituita dalle clausole vessatorie art. 1341 e 1342 del Codice Civile, che impongono la doppia sottoscrizione, cioè devono essere approvate specificatamente per iscritto. Quindi anche questa procedura va tenuta conto quando si va ad elaborare il contratto, perché se si introducono clausole che la Legge riconosce come vessatorie, il contratto sarà impugnabile.
Esempi di clausole vessatorie sono ad esempio quelle di esenzione dalla responsabilità del fornitore, quelle in cui si stabilisce un foro esclusivo per eventuali contenziosi ecc.
Una volta che il sistema ha effettuato e gestito l’operazione di firma, procede anche all’archiviazione in formato elettronico; questo è molto importante perché permette di avere il documento quando ne abbiamo bisogno e ciò non è una cosa da trascurare perché spesso quando si tratta di tirar fuori contrattualistica magari vecchia anni sorgono i problemi.
Poter trovare la documentazione contrattuale è importante per tutti i settori e quindi anche per gli operatori informatici, perché nel caso di controversie (ed oggi con le normative riguardanti la gestione IT e il GDPR non sono da escludere) ci può essere bisogno della documentazione dal punto di vista legale.
Adesso vediamo un esempio di come si appone la firma ad un contratto partendo dall’apertura del messaggio di posta elettronica in cui c’è scritto, ad esempio: “Gentile cliente, la preghiamo di voler sottoscrivere il contratto tramite firma elettronica - per accedere alla procedura clicchi il pulsante blu Rivedi e firma e inserisca la seguente password 1234”. A questo punto si apre una pagina web dove il cliente deve inserire la password indicata nel messaggio di posta elettronica ed accede a una nuova pagina (Consenti interazioni di eBusiness) nella quale esprime il consenso a procedere, quindi deve aderire alle condizioni d’uso della firma elettronica e anche all'informativa sulla privacy (immagine seguente).
Un aspetto interessante di questa pagina è che prevede sue caselle in cui si può indicare se non si intende firmare o se non si è la persona titolata perché il documento lo deve firmare un’altra persona; questo consente di avere anche a disposizione qualcosa di scritto relativamente al fatto che il cliente non firma e comunque un riscontro del fatto che l’e-mail di invito è stata aperta e che il cliente ha visitato la pagina.
Una volta aperta la pagina con il contratto è previsto un menu attraverso il quale c’è la possibilità di leggere il documento, non aderire, cancellare i dati che sono inseriti dentro, esportare e scaricare in pdf (immagine seguente). Scorrendo il documento arriviamo alla parte finale, dove a sinistra abbiamo i dati del fornitore che ha apposto anche la sia firma (può essere anche una firma digitale) e a destra la parte riservata al cliente.
Nella parte in basso a destra della sezione (sinistra) riservata al cliente ci sono due caselle: la prima è “confermo selezionando la casella a margine che i dati sopra indicati sono corretti e che corrispondono alla mia identità” e serve ancora una volta a tutelarsi perché chi firma indica anche chiaramente di essere lui il contraente o il legale rappresentante dell’azienda contraente; questo ha valore in un’eventuale controversia giudiziaria.
La seconda casella riporta “confermo selezionando la casella a margine la mia libera volontà di accettare” e simula la firma perché è sufficiente aderire al contratto.
Sotto viene indicato chiaramente dove leggere le condizioni generali del contratto, in modo da richiamare l’attenzione prima di firmare.
Scorrendo con le frecce che si trovano nella toolbar in basso alla pagina si arriva alle clausole vessatorie con relativa casella (immagine seguente): spuntando tale casella si ottiene la conferma dell’intenzione di firmare, allorché il cliente, cliccando sulla scritta Clicca qui per firmare, apre la procedura di firma di Adobe Sign.
Nel caso proposto dall’immagine seguente la firma viene scelta da un menu che riassume quelle già composte in Adobe Sign e viene apposta con un clic, tuttavia se la firma da apporre non è mai stata creata occorre farlo.
In realtà cliccando si apre la finestra mostrata nell’immagine seguente, che è quella completa della firma e da essa si può firmare semplicemente come fatto nell’immagine precedente (ossia scegliendo la firma dal menu), digitando il proprio nome e cognome (icona Digita), ovvero disegnare trascinando il mouse e quindi tracciando a mano la firma (icona Disegna); si può anche caricare un’immagine contenente la scansione della propria firma (icona Immagine) o procedere alla firma da dispositivo mobile.
In quest’ultima modalità, che si ottiene cliccando sull’icona Mobile, viene chiesto di specificare un numero di cellulare della nazione scelta nel menu, cui inviare un SMS che rimanda a una procedura di firma.
Cliccando su Applica si torna al documento, in calce al quale appare il pulsante Clicca per firmare, sul quale occorre fare clic per firmare il documento.
Alla fine di questa procedura appare la schermata che notifica che il documento è stato firmato digitalmente.
A questo punto è stata generata la firma ed è possibile (cliccando sul pulsante Scarica una copia) scaricare il documento che contiene anche un certificato rilasciato da Adobe Sign che dettaglia tutto il flusso che è stato generato in relazione alla firma elettronica. Nell’immagine seguente è proposto un estratto di questo documento contenente il flusso dove vengono indicati i vari passaggi che sono stati effettuati, quindi da quando è stato creato il documento, quando è stato inviato ed è stato aperto con la password, quando sono stati compilati relativi campi ed è stato poi firmato effettivamente.
Questo documento è un certificato riconosciuto a livello internazionale per cui persino i certificatori italiani qualificati o fornitori di servizi fiduciari (come si chiamano oggi) sono certificati tramite Adobe Sign, perché tale soluzione è certificata a livello mondiale e quindi il certificato vale anche in caso di eventuali contenziosi esteri.
Da Adobe Sign è possibile consultare tutti i certificati creati e memorizzati tramite la funzione Visualizzazione certificati, che dà acceso a una finestra contenente a sinistra una tree con i certificati consultabili e in centro una serie di tab (immagine seguente) dove vedere il riepilogo, i dettagli, la catena di certificazione ecc. Da qui è anche possibile, mediante la tab revoca, revocare la certificazione.
Notate che cliccando a sinistra nel menu su dettagli certificato e andando a visualizzare il contratto, se si clicca sulla firma si viene ridiretti alla pagina web dei registri di Adobe Sign che certificano che la relativa operazione è stata compiuta validamente e quindi si tratta di un ulteriore elemento di sicurezza spendibile un domani a livello giudiziario.
In pratica nella pagina Verifica un’operazione Adobe Sign si scrive nella casella Verifica l’identificativo dell’operazione e da lì, cliccando sull’omonimo pulsante verde si avvia la procedura che restituirà lo stato del contratto firmato.
Ora vediamo brevemente come si costruisce l’e-mail da inviare al cliente per invitarlo a visionare e sottoscrivere un contratto; la procedura si esegue all’interno di Adobe Sign, che implementa una sorta di client di posta in uscita dove si va a creare un nuovo messaggio. L’interfaccia utente è quella proposta nell’immagine seguente e in essa l’e-mail è già intestata con l’indirizzo di posta elettronica dell’utente che ha avuto accesso (cioè noi) alla piattaforma e vuole inviare il contratto.
Sotto l’indirizzo del mittente si deve scrivere quello del destinatario; a destra dell’indirizzo del mittente c’è un pulsante con un menu a tendina dal quale si deve selezionare password, allorché appare la finestra di dialogo dove impostare la password che apparirà nella e-mail e che il cliente dovrà utilizzare. Poi nel riquadro centrale si compila il contenuto della e-mail e si inserisce un allegato contenente il contratto già predisposto con i campi, quindi una volta che abbiamo predisposto il modello non facciamo altro che cliccare su Aggiungi file, poi su Seleziona il modello e nella finestra che si apre si clicca sul modello desiderato.
Ora si può effettuare l’invio del messaggio, ovvero, se lo si desidera, modificare il modello.
Notare che con Adobe Sign è anche possibile collegarsi con gestionali come Microsoft Dynamics ed altri tipi di gestionali, il che permette di tenere sotto controllo le procedure di firma.
Vediamo ora delle best-practice per la conclusione con successo di un contratto firmato elettronicamente, che possono essere schematizzate nell’immagine seguente, la quale propone i punti salienti.
Il primo punto è l’utilizzo, per l’invio del link di invito alla firma, di indirizzi di posta elettronica già utilizzato molte volte e certi, corrispondenti preferibilmente a caselle di posta aziendali; da evitare assolutamente l’invio a un indirizzo e-mail che vi è stato dato per l’occasione, soprattutto se non è tra i dati riportati nel contratto, perché già toglie un elemento di associazione valido in caso di eventuali controversie.
Chi utilizza Dynamics o come gestionale o CRM può integrare il discorso del contratto firmato elettronicamente per mantenere un controllo molto preciso di coloro che hanno firmato o non hanno firmato i contratti, a chi fare i solleciti e quant’altro
Il terzo punto è preveder sempre una password per accedere alla piattaforma di firma, allo scopo di dimostrare la manifestazione di volontà di aderire al sistema di firma.
Altra cosa utile da fare è inserire, per ragioni di sicurezza giuridica, nelle fatture il riferimento al contratto dal quale originano e il fatto che il contratto sia stato sottoscritto con sistemi di firma elettronica. Peraltro è caldamente consigliato inviare copia del contratto firmato digitalmente tramite PEC.
Inoltre bisogna sempre prediligere la conservazione elettronica, che facilita la gestione documentale. Avere un sistema di gestione della firma elettronica e la firma elettronica come quello descritto permette di avere una conservazione automatica del contratto e quindi questo è molto utile perché si tratta di un duplicato informatico.
Da notare che il sistema di firma elettronica può essere utilizzato, oltre che nella contrattualistica, in ambito privacy e GDPR, perché in ambito privacy c’è tutta una documentazione che deve essere firmata: nomina del responsabile, contratto del contitolare, nomina degli autorizzati al trattamento (per esempio dell’amministratore di sistema) e quant’altro, quindi l’utilizzo della firma elettronica semplifica e accelera le relative procedure, soprattutto in quei casi in cui è difficile, oneroso o impraticabile far pervenire i documenti cartacei o far spostare gli interessati. Peraltro i vantaggi offerti dalla firma elettronica in fatto di certificazioni, accettazione di clausole ed espressione della volontà di accettare l’accordo si applicano anche in caso di controversia con uno dei soggetti coinvolti dal GDPR.
Per concludere, riepiloghiamo alcuni aspetti che avvalorano l’importanza del sistema della firma elettronica e di tutti i passaggi che sono stati descritti; innanzitutto è importante non solo redigere correttamente il contratto, prevedendo data, accettazione delle condizioni, strumenti di notifica che forniscono la prova della visione del relativo documento e dell’invito a firmarlo, oltre che -secondo tecnologie riconosciute a livello internazionale- dell’espletamento della procedura di firma.
Va ricordato che avere la documentazione in ordine e con firme e date certe è fondamentale in caso di controversie legali ed anche per il recupero dei crediti di fronte a un curatore fallimentare.
Pur essendo possibile che un cliente disconosca una e-mail, magari passata dalla PEC, in questo caso si parla non solo di inviare una e-mail, ma di fare tutta una serie di operazioni e alla conclusione di quelle operazioni rendere evidente alla controparte che esiste il contratto, in tutti i documenti contrattuali nella fattura per esempio nei successivi ordini, allegando quel riferimento a quel contratto in ogni comunicazione preferibilmente da inviare via PEC. Magari si può abbinare alla procedura di firma elettronica l’invio di un SMS con richiesta di introdurre un codice arrivato proprio sul cellulare; anche il numero di telefono è una forma di identità e inserire un codice ricevuto da SM in una procedura di sottoscrizione di un contratto è ulteriore prova della volontà di sottoscrivere l’accordo che contiene.
Quindi per un cliente che volesse sottrarsi ai ptopri obblighi diviene tutto più difficile.
Oltre a tali sistemi è possibile abbinare al procedimento di firma elettronica l’upload di un documento di identità (scansionato e disponibile in pdf), l’inserimento di domande che identificano il sottoscrittore
In ogni caso è determinante che il fornitore del sistema di firma elettronica sia in grado di fornire una certificazione tecnica che quel sistema adotta una procedura conforme a standard internazionali riconosciuti dai principali organismi competenti; per esempio se il sistema fornisce una collocazione temporale al documento mediante una marca qualificata, ormai qualsiasi Giudice e anche la Cassazione ha capito che le marche qualificate sono valide legalmente.
