No results found
Esistono parecchi servizi di posta elettronica e aziende che utilizzano i servizi di posta elettronica, però molti di essi sono fermi al POP3 e all’IMAP, ovvero alle caselle di posta semplici. Per quanto riguarda la posta elettronica in Cloud, la panoramica contempla caselle di posta semplici e quindi POP3 e IMAP, Gmail, Aruba, Register, altrimenti si va su servizi quali Office 365 oppure Aruba in una modalità Exchange. Queste ultime sono attualmente le due opzioni se si desidera avere qualcosa, sotto l’aspetto della posta elettronica, di un po’ più avanzato del semplice connubio POP3 e IMAP utilizzato nelle caselle di posta semplici.
Sul mercato vi sono aziende che hanno iniziato con sistemi come Exchange e che quindi hanno continuato a chiedere quel genere di funzionalità, per cui magari sono passate ad Office 365; una parte di aziende invece è andata su Gmail. Chiaramente non si possono mettere sullo stesso piano Gmail e Office 365, perché ad esempio le funzionalità del casella Gmail dal punto di vista del gruppo (groupware) non sono così avanzate, perché Gmail offre una casella di posta semplice, paragonabile a quella di Hotmail, Yahoo e simili.
Poi ci sono provider di terze parti come ad esempio Coretech, che offre Kerio Connect, che mantengono una parte di clienti che non vuole migrare su Microsoft Exchange o su Office 365, ma che vuole rimanere su Outlook. Proprio Coretech mette a disposizione un’innovativa casella di posta avanzata che offre funzionalità non implementabili con i classici POP3 e IMAP, quindi dalle suddette caselle di posta semplici.
Di seguito verrà fatta una panoramica sul servizio di posta elettronica su Cloud chiamato Rocket Mail, mostrandone vantaggi e funzionalità.
POP3 e IMAP sono protocolli datati e le funzioni che supportano oggi sono da considerare limitate. Diciamo che al giorno d’oggi non avere la possibilità di condividere visibilità della posta arrivata dai colleghi è poco apprezzabile. Peraltro per fare groupware con questi protocolli richiede alcuni artifici andando a utilizzare protocolli open supportati dal server come ad esempio webdav per condividere contatti, calendari e via di seguito.
Qui interviene il fatto che se non si vuole andare in ambito Microsoft e si vogliono avere quelle funzionalità bisogna abbandonare Outlook e andare sulla webmail.
Per quanto riguarda Outlook, Microsoft ha raggiunto la posizione di vantaggio col suo sistema, ha creato il suo Mapping nativo e tutti gli altri devono andare al seguito creandosi dei connettori come hanno fatto ad esempio Icewarp, Kerio, MailDaemon, i quali hanno sviluppato connettori per interfacciarsi ad Outlook, i quali in realtà sono dei sincronizzatori un po’ arcaici, tanto che molti utenti sono poi rimasti scontenti.
Quindi molti utenti Outlook si sono spostati sulla webmail perché prevalentemente è questa che si porta dietro veramente delle innovazioni, che adesso andiamo andiamo a vedere.
Una casella di posta elettronica moderna offre funzionalità che vanno oltre quelle della classica casella di posta, quindi la condivisione della casella con altri ed in particolare di una cartella, ma anche dei calendari e dei contatti. Altra funzionalità di una moderna casella di posta è la chat, che con Outlook non era fattibile, ma che è implementata ad esempio da Rocket Mail, come mostrato nell’immagine seguente.
La chat è una funzione integrata anche in Kerio Connect, ma in Rocket Mail è molto più avanzata. Volendo, è possibile non utilizzarla all’interno della webmail ma come strumento a sé, infatti siccome il relativo protocollo è open (si tratta dell’XMPP) si può andare a scaricare un client XMPP e utilizzarla come servizio a sé; questa possibilità è gradita a chi vuol continuare a utilizzare Outlook per la posta elettronica, aggiungendo funzioni di complemento anche se non all’interno del client di posta.
La chat di Rocket Mail ha una certa importanza, perché rispetto a un “botta e risposta” con le e-mail tradizionali la conversazione è in tempo reale e non si occupa lo spazio di storage dovuto al salvataggio dei messaggi di posta; rimane comunque lo storico delle conversazioni, ovvero tutto quello che ci si è scambiato. Come nella gran parte delle chat sono previste opzioni per definire il proprio stato per ciascun utente della chat (immagine seguente): andiamo a cliccare sulla persona con cui vogliamo fare la chat e possiamo metterci disponibile, occupato, offline e via di seguito.
Cliccando su ciascun utente presente in lista, nel riquadro centrale della pagina appare la chat corrispondente con visualizzati tutti i messaggi scambiati dalla creazione, ovvero dall’ultima cancellazione della chat stessa.
Un’altra funzionalità molto interessante che ha Rocket Mail è quella stile Dropbox e anche Gmail ed è la funzionalità di File Storage (immagine seguente); chiaramente il suo utilizzo va ad influire sullo spazio disponibile nella casella di posta, nel senso che ne prende una parte più o meno cospicua.
Tale funzionalità permette di caricare all’interno della casella, ossia nello spazio dedicato a tale scopo, un file di grandi dimensioni (in base alla capienza della casella) dare una condivisione per renderlo pubblico, proteggerlo con una password, dargli una scadenza, creare un link e poi girare questo via e-mail o via chat al nostro interlocutore. Quindi si tratta di una funzionalità tipo quelle di file transfer, come Wetransfer.
In pratica si tratta di inviare un link che fornisce l’accesso al file condiviso e per farlo si clicca sull’icona File Storage (quella con all’interno la freccia in basso, selezionata nell’immagine seguente) e si apre la relativa pagina che riporta i documenti o file memorizzati, quindi si clicca sul file desiderato e nella finestra di dialogo che appare si trascina a destra lo slider Enable Public Access.
Nel menu a tendina Exipration Date si seleziona la durata del periodo di validitià del link per il download del file condiviso (lasciando None il file potrà essere sempre scaricato, ma ciò significa che rimarrà ad occupare spazio di storage) e nelle caselle Password e Confirm Password potranno essere inserite le eventuali password che la persona che riceverà il link dovrà digitare, quando richiestogli, per avviare il download.
Rispetto a un servizio di file transfer, l’utilizzo di questa funzionalità garantisce più tutela dei dati, in quanto caricando un proprio file ad esempio all’interno di Wetransfer rimane sempre il dubbio che nasce quando si affida un proprio file a terzi: il documento come viene custodito? Viene semplicemente immagazzinato e reso disponibile per il download o anche aperto? Trascorso il periodo di validità del link, verrà cancellato veramente?
Invece con Rocket Mail c’è la certezza che i dati siano custoditi e riservati, perché si trovano all’interno della casella di posta dell’utente, da dove possono essere gestiti, cancellati, scaricati ecc.
Vediamo brevemente come si esegue la condivisione del link: si fa clic su Nuovo messaggio (icona a forma di busta delle lettere) poi si va a cliccare sul pulsante con i tre puntini, dal menu che si apre si clicca su azioni> link file ed appare l’elenco dei file che abbiamo caricato in precedenza. Si clicca su quello d’interesse e poi sul pulsante Link, allorché il programma automaticamente mette nel messaggio e-mail in fase di creazione, il link contenente nome del file; si può quindi compilare il messaggio come si fa con qualsiasi e-mail (destinatario, oggetto, cc e via di seguito) per poi inviarlo. In questo modo si può manda una e-mail piccolissima (pochi kB) a fronte di file di grandi dimensioni, evitando così che dall’altra parte venga rifiutata perché è troppo grande.
Altra interessante funzione di Rocket Mail è il Team Workspace, ossia letteralmente uno spazio di lavoro condiviso tra tutti i membri di un team aziendale o meno, che ospita meeting online; Team Workspace si attiva cliccando sul pulsante evidenziato in bianco nell’immagine seguente.
Con Team Workspace si possono creare stanze virtuali, accedendo alle quali si possono svolgere delle vere e proprie videoconferenze (video-call/video-chat) con condivisione. La relativa tecnologia web RTC e quindi è client-to-client; non è limitata a una persona, quindi ci possono entrare più persone.
Dunque, riassumendo, la funzionalità offre un’area di lavoro che include sessioni audio e video in tempo reale, chat di gruppo e condivisione di documenti; è possibile invitare al meeting on-line un numero illimitato di partecipanti, tenendo presente che la chat audio/video viene gestita tramite un sistema peer-to-peer che supporta 8 partecipanti.
Per utilizzare Team Workspace è necessario essere loggati tramite connessione sicura HTTPS (non HTTP) altrimenti la funzione audio/video non verrà avviata; avuto accesso alla funzionalità Team Workspace ci troveremo nella finestra di dialogo dalla quale creare un Team Workspace facendo clic su New. Ci verrà chiesto se vogliamo inserire o meno una password per l’accesso da parte degli altri partecipanti, nel senso che chi vorrà entrare nella call dovrà inserire prima la password.
All’avvio della sessione (potremmo chiamarla “riunione A”) nella parte sinistra dello schermo apparirà l’area dedicata alla videoconferenza. Facendo clic su Join Video Chat potremo interagire con la webcam ed il microfono con gli altri interlocutori. Sulla destra invece potremo trovare la chat di gruppo, la funzione di caricamento file condivisi, gli utenti connessi e le impostazioni.
La schermata a videoconferenza avviata è quella proposta nell’immagine seguente: nella parte destra dello schermo si trova in alto una barra con dei pulsanti e in basso una sezione tematica, ossia dipendente dal pulsante selezionato; nel caso dell’immagine, la sezione riporta i partecipanti e il link da inviare come invito ad essi per partecipare alla video-call (funzione join).
Cliccando sul pulsante con l’ingranaggio si accede alle impostazioni della videoconferenza, dalla quale prima di tutto si abilta l’accesso ad utenti Guest, ossia invitati che possono entrare tramite il link inviato loro via e-mail; tale accesso va abilitato se si vuole che al meeting partecipino anche utenti al di fuori del dominio cui appartiene l’utente webmail Rocket Mail che indice la video-call.
Sempre nell’area delle impostazioni è possibile settare i parametri video (risoluzione, per esempio) ed anche condividere lo schermo (utile nel caso si debba illustrare qualcosa sul proprio schermo, una presentazione, l’interfaccia di un software ecc.).
La condivisione dello schermo si esegue cliccando sull’icona con il computer (prima da sinistra) e riguarda sia l’intero schermo, il desktop, le applicazioni ecc.
Va notato che il collegamento è one-to-one, cioè non viene triangolato necessariamente attraverso un server, il che evita un possibile “collo di bottiglia”; il server di posta tiene soltanto traccia (si dice che è uno STUN Server) del fatto che esistono dei contatti ma il traffico video e audio passa direttamente da browser a browser, perché viene utilizzata quella che si chiama Web RTC, la stessa che già utilizzano altri player per fare videconferenza e perciò è una tecnologia rodata.
Rocket Mail consente anche di avere la posta sincronizzata su più dispositivi, venendo incontro alle esigenze di chi utilizza dispositivi come tablet e smartphone per usare la posta elettronica in mobilità.
Quindi in qualsiasi momento dal telefono si ha accesso alla propria casella di posta per vedere le e-mail, rispondere ad esse e ci si ritrovano poi le operazioni fatte anche sulla webmail o sull’Outlook.
Questo avviene sfruttando un protocollo specifico che ha inventato Microsoft per il funzionamento con Microsoft Exchange, che si chiama Active Sync. Microsoft ha sviluppato anche un altro protocollo, che l’AWS, fatto per applicare Active Sync ai client MacOS.
Il protocollo è teoricamente open source, però non ha mai funzionato benissimo e quindi i produttori di dispositivi mobile come Apple, Google ecc. non hanno mai potuto realmente utilizzare bene questo protocollo per fare la sincronizzazione di calendario, contatti, posta elettronica, tant'è che su dispositivi Android la maggior parte delle App di posta non permette di sincronizzare con Active Sync calendari, cartelle pubbliche ecc. Quindi sebbene AWS sia open source e quindi teoricamente per utilizzarlo non sia necessaro pagare roialty, al contrario di Avctive Sync, aspesso si preferisce utilizzare quest’ultimo, anche se comporta l’esborso di un canone annuale per ogni dispositivo.
Questo significa che per utilizzare in Rocket Mail la sincronizzazione mediante tale protocollo occorre acquistare la relativa opzione (l’unica nel prodotto) a pagamento, perché Microsoft richiede il pagamento della rispettiva licenza (tipicamente valida per tutti gli utenti).
Notate che in realtà è possibile configurare alcune versioni del client di posta elettronica di Windows a (a partire da Windows 8) con la funzione Active Sync (vale anche per Outlook dal 2016 in poi) però va tenuto presente che si tratta di un protocollo fatto per dispositivi mobile e quindi una sorta di cache temporanea pensata per brevi periodi: giusto il tempo di rientrare in sede; non è pensabile con Active Sync su Outlook sincronizzare 8 anni di posta!
Infatti le prime versioni avevano la modalità “sincronizza tutta la posta” ma poi si è scoperto che essa creava molti problemi; per questo tale modalità è stata sostituita con la sincronizzazione al massimo di 30 giorni.
Chi in Office 365 andava a utilizzare la configurazione Active Sync poteva contare sulla sincronizzazione di un periodo temporale massimo di tre mesi, perché non venivano supportatio i file locali di posta elettronica come il .pst o l’.ost.
Un altro limite del protocollo Active Sync è che se sotto la Inbox si crea una serie di sottocartelle strutturate, il sistema inizia a entrare in loop: inizia a sincronizzare magari il calendario, ciclicamente e inspiegabilmente.
Active Sync è un protocollo di cui Microsoft ha rilasciato tutte le informazioni relativamente a come implementarlo, solo che poi ogni vendor fa la sua implementazione, quindi se non funziona è perché magari, a parità di versione sul server e sui dispositivi, l’implementazione fatta non è identica. Per esempio non è detto che un iPhone è un dispositivo Android a parità di versione di Active Sync si comportino stesso modo, perché Google ha implementato il protocollo in un modo diverso dalla Apple.
Va quindi ricordato che in Android, cartelle pubbliche, cartelle condivise, calendari condivisi eccetera, non si possono sincronizzare; per farlo bisogna scaricare app di terze parti a pagamento che abilitano queste funzionalità.
Le recenti versioni di Rocket Mail hanno il supporto nativo per il protocollo Active Sync; questo significa che si apre Outlook, si inserisce l’indirizzo di posta, si indica al client di farsi la configurazione automatica e lui rileva tutti i dati e si configura esattamente come se fosse un server Exchange. Non serve alcun connettore né installare alcunché sulla macchina.
La sincronizzazione parte subito, nativamente, appoggiandosi al server Rocket Mail.
Questo permette di avere i calendari condivisi, le cartelle condivise, i contatti condivisi eccetera all’interno dell’Outlook di Office perché si sfruttano tutte le funzionalità come se si avesse un server Exchange: non ci sono in mezzo connettori ed il file è quello di Outlook.
