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Quando si parla di backup e di proposta ai clienti di soluzioni per farlo in Cloud, bisogna trovare gli argomenti e quindi saper esporre i vantaggi che spingano il cliente a mettere in Cloud il proprio backup. Sicuramente un argomento convincente è quello che richiama la cosiddetta “regola 321” la quale dice sostanzialmente che bisogna sempre avere tre copie dei propri dati, scritte su due sistemi diversi, uno dei quali deve essere off-site.
Quindi se è vero che un’azienda può avere “n” copie di backup, deve anche fare in modo di averle su sistemi differenti ed una almeno su un sistema remoto, fuori dei propri locali: per esempio per mettersi al riparo da incidenti (incendi o allagamenti) e da eventuali intrusioni e furti.
Le tre copie di rito potrebbero trovarsi una sul server, una su una macchina di backup o su NAS magari non raggiungibile o su una cassetta ed una terza copia eventualmente al di fuori e non raggiungibile dalla rete; questo perché, ad esempio se si prende un ramsoware, quantomeno non si propaga e la copia in remoto resta al sicuro, protetta e utilizzabile al posto di quella “corrotta”.
Di seguito analizzeremo questo scenario alla luce della disponibilità del servizio 1Backup di CoreTech, che consente di effettuare il backup dei dati in modo da averli anche in Cloud.
Le ragioni che dovrebbero convincere un’azienda ad esternalizzare il backup su Cloud sono varie: come già accennato, la possibilità di avere una copia al sicuro da incidenti come allagamenti e incendi, ma anche da furti o danni causati involontariamente da lavori; ma anche il fatto che la copia remotizzata non è raggiungibile da eventuali attacchi informatici, virus, ramsomware, cryptolocker che potrebbero infettare la sede.
Un ulteriore elemento di valutazione del backup in Cloud è che secondo l’articolo 32 del GDPR ogni azienda deve avere un sistema per ripristinare i dati sensibili in caso di perdita e in tempi rapidi.
Diciamo che quelle elencate sono le ragioni principali per cui in qualche modo il backup deve essere esternalizzato. In realtà c’è anche una ragione organizzativa e di competenza insita nel fatto che nel momento in cui un cliente attiva un backup e tipicamente lo ha in casa (quindi è un soggetto che non ha ancora esternalizzato i propri dati) si trova nella cosiddetta “terra di nessuno”: molte volte al cliente viene venduto un software di backup ma non la soluzion; vendere solo il software di backup significa che non c'è nessuno che lo gestisce in maniera adeguata e spesso diventa un problema. Questo perché raramente succede che un cliente finale gestisca in autonomia il backup con personale idoneo e se poi perde i dati, in qualche modo coinvolge il suo Service Provider o chi gli ha venduto il software.
Mettere il backup in Cloud pone al riparo da tutto ciò, perché il cliente in quel caso compera un servizio e non è esso a gestire il backup: il tutto viene eseguito con delle procedure gestite dal provider e comunque il dato salvato in Cloud garantisce che una copia sia sempre al sicuro; per non parlare del fatto che con un’opportuna programmazione viene eseguito automaticamente, quindi niente più rischi che l’impiegato di turno dimentichi di eseguirlo.
Per un Service Provider, offrire ai clienti una soluzione in Cloud come 1Backup permette anche scansare l’onere di risolvere i problemi causati dall’inadempienza del cliente, che in caso di incidente, spesso non riconosce al Service Provider il lavoro che svolgerà per toglierlo dai guai in cui si è messo.
Adesso vediamo quali sono i vantaggi e i motivi per i quali un rivenditore dovrebbe proporre il servizio di backup in Cloud. Sicuramente il primo sta nella possibilità di prevedere, quantificare ed organizzare la propria attività, perché ponendo in Cloud il backup dei propri clienti è esso stesso ad occuparsene; questo significa che non ci saranno più i problemi accennati causati dall’inadempienza del cliente, le lamentele ingiustificate di clienti che comperano un prodotto software per il backup e poi perdono i dati perché non lo usano correttamente ecc.
Inoltre il Service Provider avrà, per la gestione dei backup, un riconoscimento economico perché lo offrirà come servizio.
Sicuramente il backup rimane una preoccupazione per il Service Provider, ma diventa un onere facilmente gestibile perché dipenderà da esso.
Peraltro vendere il backup in Cloud significa anche standardizzare la soluzione utilizzata, semplificandosi il lavoro, riducendo i costi e i tempi di formazione del proprio personale tecnico e oltretutto potendo amministrare i backup di tutti i clienti da un’unica piattaforma, che nel caso di 1backup è la relativa Dashboard accessibile dal portale Sygma. La gestione, peraltro, può essere fatta da remoto e quindi senza doversi spostare fisicamente, tantomeno andare nelle aziende clienti.
Tra gli altri oneri da cui ci si solleva c’è la gestione dell’hardware su cui si esegue il backup: ad esempio se il cliente esegue il backup in locale su un NAS, quando arriva ad occupare l’intero storage tira in ballo il rivenditore, il quale a quel punto deve cercare e proporre una nuova soluzione, dedicandoci del tempo; a meno che il cliente non voglia evitare ulteriori spese e interventi e vada a tagliare sulla retention del backup. Similmente, in caso di guasto dello storage.
Tornando alla questione economica, quando si utilizzano soluzioni esternalizzate che permettono di tenere sotto controllo tutti i clienti insieme, la standardizzazione scelta permette di gestire un volume di clienti ben superiore a quello che potrebbe gestire dovendo andare a gestire i backup in casa dei clienti. Tradotto in risorse umane, significa ottimizzare il lavoro del personale dedicato a tale lavoro, con il risultato che si riesce aumentare la redditività del servizio e potenzialmente la quantità di clienti senza dover obbligatoriamente scalare su un numero superiore di tecnici.
Standardizzazione e centralizzazione sono due motivi che spingono a proporre il backup in Cloud.
Nel momento in cui si riesce a standardizzare alcuni processi e alcune attività, in qualche modo le si può inserire in un proprio catalogo di servizi e in qualche modo creare un'offerta a canone per il cliente in modalità MSP, quindi formulare un canone in cui c'è dentro tutta una serie di servizi tra cui il backup, che è una delle basi.
CoreTech offre soluzioni Cloud ben strutturate, all’interno delle quali è sempre compreso il backup.
Gli elementi che contraddistinguono l’offerta Cloud CoreTech sono quattro:
L’infrastruttura è intesa come Data Center, server e architettura di rete ed è composta da hardware HP, IBM, Cisco o Aruba, quindi dello stesso livello di quello fornito dai Big Player dell’offerta Cloud. Il fatto che CoreTech sia una realtà di dimensioni inferiori a quelle di provider più blasonati non significa che i servizi che eroga siano di qualità inferiore e di conseguenza andare a fare il backup su Cloud CoreTech significa avere qualcosa che funziona bene, se non meglio, del backup locale.
Peraltro anche i Big Player come Microsoft, Amazon e Google utilizzano Data Center di terzi, come ad esempio quello di Supernap, che è lo stesso dove è ospitato il Cloud CoreTech.
La connettività che usano le Big Tech è la stessa che viene utilizzata da CoreTech all’interno del Data Center, quindi niente di meno dei grandi operatori.
Il secondo punto cardine dell’offerta Cloud CoreTech riguarda la legislazione, quindi GDPR, DPA ecc. Tali aspetti sono importanti perché quando si vende un prodotto o un servizio di un operatore terzo, soprattutto se risiede all’estero o si appoggia a Data Center in territorio estero, non è detto che custodisca i dati conformemente alla legislazione italiana e al GDPR. Questo non tutti lo garantiscono perché magari nel Paese dove si trova l’infrastruttura, i dati non devono essere protetti e comunque non alla stessa maniera che in Italia.
Il Cloud CoreTech fornisce tutte le garanzie del caso, perché risiede su Data Center di Supernap situato in Italia, quindi vendere una soluzione di backup su Cloud CoreTech significa garantire alla clientela che i propri dati saranno custoditi secondo la legge.
Oltretutto, tra i pregi del backup in Cloud con 1Backup di CoreTech c’è il fatto che il dato che viaggia dal cliente al Cloud CoreTech è crittografato, quindi è reso sicuro sin dalla partenza: lo si vede dallo schema proposto nell’immagine seguente.
Questo significa che anche se i dati venissero sniffati e intercettati, non sarebbero comunque decifrabili; criptati sono anche i dati che compiono il percorso inverso (dal Cloud all’infrastruttura locale del cliente finale) durante il restore.
Terzo punto cardine del Cloud CoreTech è che la relativa offerta è all inclusive, a differenza di quelle di molti provider di soluzioni Cloud in cui spesso il costo è il primo elemento che si mette a confronto e pur di tenerlo basso le offerte vengono scorporate di qualcosa.
Invece il Cloud CoreTech è comprensivo di tutto quello che serve: traffico in ingresso, traffico in uscita, backup ecc.
I server Cloud offerti da CoreTech sono completi di tutto quello che serve per andare in produzione: non sono versioni minimali giusto per costare poco, poi se il cliente desidera aggiungere qualche risorsa o servizio (backup, supporto tecnico ecc.) deve pagare a parte.
Ogni offerta CoreTech è inclusiva di tutto, quindi anche degli strumenti per gestire il backup dei dati: chi acquista un server con un certo ammontare di storage, altrettanto ne ha disponibile nella sezione dedicata al backup; gli viene inoltre fornito, oltre allo spazio di backup, l’agente per gestire backup, perché con il Cloud CoreTech vengono dati tutti gli strumenti per la gestione dei backup e non solo lo storage.
In più viene fatto mensilmente e in maniera automatica un backup di tutta la macchina virtuale del cliente, oltre a quello dei dati compreso nell’offerta. Praticamente nella soluzione venduta i dati dei clienti esistono tre volte, il che conferisce il massimo della sicurezza, a prezzo invariato.
Quarto punto e non meno importante è il supporto tecnico: sapere di poter contare sull’assistenza del Service Provider in caso di guasti fornisce tranquillità a chi deve prendere un impegno nei confronti di un cliente, ad esempio per realizzargli delle macchine di produzione e gestire il backup di tali sistemi. CoreTech assicura che nel momento in cui c'è un problema il rivenditore possa contare sul suo supporto tecnico e interloquire con una persona.
Questo è fondamentale per chi fa supporto ed è chiaramente un elemento importante anche per i clienti, che non sempre trovano lo stesso servizio nei Service Provider internazionali, che spesso rinviano a call-center dislocati chissà dove o forniscono al massimo il ri-contatto a seguito dell’apertura di ticket.
CoreTech è un’azienda che si rivolge esclusivamente al canale, quindi i suoi clienti sono esclusivamente i partner (distributori e Service Provider); per quanto questo sia in controtendenza rispetto a come si muovono i Big Player, che da tempo puntano al cliente finale scavalcando i loro stessi rivenditori, è una strategia funzionale che mira ad interloquire con operatori che erogheranno il servizio.
Entrando nel dettaglio di 1Backup si può partire dalla la retention, perché è una caratteristica determinante che tocca tutte le esigenze; infatti da un cliente all’altro le necessità sono molto diverse, perché ci sono clienti cui basta una conservazione del backup per 7 giorni ed altri che necessitano 30 giorni (è quello che sceglie la stragrande maggioranza dei clienti) ma ci sono altri che invece hanno bisogno di un tempo di retention superiore, anche diversi mesi e alcuni anche di anni perché ci sono dei clienti che sono tenuti a recuperare dei dati anche a distanza di anni. Quindi 1Backup va incontro un po’ a tutti nel senso che per ogni agente di backup si va a configurare il settaggio della retention come meglio si desidera.
Si possono creare più job di backup differenziati per la durata di retention: per esempio un job con retention giornaliera (1 giorno) ed uno con retention settimanale.
Restando sui job, in 1Backup è possibile scegliere varie tipologie di agenti da utilizzare per fare backup di diversa natura: quindi a parte il backup granulare dei dati, che gestisce anche la possibilità di fare backup di database SQL e mySQL (incluso nel prezzo). C'è poi la possibilità di acquisire macchine virtuali VMware a Hyper-v e, cosa che non hanno in tanti, la possibilità di installare l’agente direttamente sui NAS con sistema operativo QNAP o Synology, quindi laddove un cliente non abbia una configurazione con un server ma un NAS, senza dover fare una triangolazione con una postazione che deve rimanere accesa, dischi mappati eccetera, c’è la possibilità, installando è l'agente direttamente sul NAS, di gestire la comunicazione tra Cloud e il NAS direttamente con questi dispositivi.
In più c’è l’integrazione per acquisire il backup di Office 365, per le caselle di posta e per SharePoint. Gli agenti sono multipiattaforma, quindi eseguibili su Windows, Linux ecc. e c'è la possibilità di scegliere se avere il dato in copia singola o il dato replicato; ognuno può scegliere l'opzione che preferisce è questo chiaramente poi ha influenza sul prezzo però tipicamente dato che molti clienti fanno comunque un backup in casa ma non tutti è normalmente chi fa un backup in casa e in più ha la copia nel cloud per la regola 321 viene effettuato backup in Cloud a singola copia e magari ha esternalizzato tutto e non ha una copia di sicurezza in casa opta per il backup a copia replicata
L’agente 1Backup permette anche di aggiungere dei task con destinazione locale, quindi se avete scelto di sottoscrivere il backup in Cloud ma volete gestirlo anche in casa, non è necessario avere un'altra tecnologia o un altro prodotto che gestisca in casa ma con l’agente di backup potete fare il backup anche con destinazione NAS o quello che volete all'interno del vostro ambiente.
In situazioni del genere il cliente paga soltanto uno degli spazi perché CoreTech dà la possibilità di gestire un backup locale la medesima occupazione di quello che si è sottoscritto in Cloud, quindi se ad esempio in Cloud si sottoscrivono 100 gigabyte di dati si può sfruttare la tecnologia per fare 100 gigabyte di dati anche il locale.
La gestione dei backup degli utenti avviene tramite la console centralizzata di Sygma, da remoto, quindi con la massima praticità; la relativa Dashboard riepiloga i backup schedulati, quelli completati, i non ancora avviati, quelli falliti e i backup per i quali sono stati prodotti warning.
In caso di errori (JOB Error) segnalati, basta cliccarvi sopra e si apre la finestra proposta dall’immagine qui di seguito, ossia la schermata Jobs Check di 1Backup, da cui è possibile verificare l’esito dei backup e la relativa pianificazione.
La console riepiloga eventuali errori divisi per agenti installati, i backup andati a buon fine, quelli completati con successo ecc.
Molti sistemi eseguono il backup sia in Cloud o in locale e via dicendo, ma pochi di questi sistemi gestiscono il processo, per esempio di verifica. La particolarità del backup su Cloud CoreTech implementa, da console centralizzata, semplici funzionalità che permettono a un incaricato ad esempio dell’azienda cliente o del Service Provider, di flaggare se il backup è stato eseguito e se è stato verificato o meno e, se ad esempio ha dato errore, di scrivere dei commenti e note condivise tra tutti gli operatori che accederanno alla console. Questo serve perché se si ha un team di due o più persone, magari i backup non li controlla una persona sola, quindi la condivisione delle informazioni di stato è fondamentale.
Mediante la console si controlla da un unico pannello l’elenco dei job di backup (si può vedere in due tipologie di visualizzazione: quella basata su un calendario con tanti quadratini rossi verdi e gialli, oppure una lista dei job di backup con le relative indicazioni di stato, quindi se è stato eseguito è stato verificato o meno) in maniera semplice e rapida; chiunque può vedere quali sono i backup che sono stati verificati e quelli che non lo sono stati, anche andando a ritroso per vedere se nei giorni precedenti i colleghi hanno fatto lavoro di verifica.
Quindi c'è anche un controllo sul processo di lavoro, funzionalità che non ha nessun competitor.
La console propone un quadro generale di tutti i backup e “scrollando” in essa si possono vedere i dati di tutti i clienti.
Anche per quanto riguarda la verifica dei backup, la console centralizzata fa risparmiare una gran quantità di tempo rispetto alla gestione tradizionale dal cliente o da remoto, perché in questi casi occorre recarsi sul posto o comunque accedere con una piattaforma differente da cliente a cliente per la verifica.
Alcuni sistemi che verificano i backup si basano su script che leggono le e-mail e in base all’oggetto e al contenuto delle e-mail traggono le conclusioni; questi, magari funzionano perfettamente ma il controllo sul fatto che un backup sia andato a buon fine o meno non è disponibile centralmente come in 1Backup.
Altro vantaggio di 1Backup è che è white label, cioè il Service Provider può presentare il prodotto con il proprio logo e questo porta un duplice vantaggio: agli occhi dei suoi clienti dà l’impressione di essere molto più strutturato rispetto a chi propone il servizio di qualcun altro e qualifica maggiormente soprattutto nelle soluzioni Cloud, che possono aprire le porte anche per altre cose. Poi offrendo un servizio brandizzato con il proprio logo non si va a sponsorizzare le soluzioni di qualcun altro, con il rischio che qualche cliente poi va a cercare il contatto diretto col fornitore bypassando il Service Provider.
Il primo backup rappresenta un momento particolare: quando si attiva il servizio di backup in Cloud ci si può trovare di fronte al problema che la linea di connessione a Internet sia lenta per il volume di dati da gestire; per esempio se il backup richiede il trasferimento di 3 Terabyte di dati e magari nel quotidiano il problema di sincronizzazione non c'è perché si eseguono backup incrementali, al primo backup (che è completo) può presentarsi il problema che il completo upload dei dati verso il Cloud richieda un tempo paragonabile con l’intervallo di backup, al punto che quando inizia il primo backup incrementale, ancora non è stato completato quello completo.
Tale ostacolo può essere aggirato perché il cliente può mettere come destinazione del primo backup un disco locale che spedisce a CoreTech, la quale estrae i dati e li mette in Cloud, restituendo poi il disco. Da lì in poi si parla esclusivamente di backup incrementale, dove la velocità è meno rilevante in quanto nel backup incrementale si salvano solo le differenze rispetto al backup completo.
Questo servizio può incentivare il Service Provider che non ha mai valutato, per certi clienti, il backup in Cloud, a causa della scarsa velocità delle loro connessioni Internet.
Peraltro la possibilità di impostare a piacimento la frequenza dei backup e il fatto che di norma la schedulazione è per la sera, quando la connessione non è impegnata da altre attività, rende accessibile il backup in Cloud anche a chi ha strumenti limitati. È chiaro che se il cliente è uno studio di grafica dove il volume di dati da trasferire comprende una quantità immensa di file immagine da centinaia di megabyte, effettivamente di notte se la linea è molto lenta potrebbero ci potrebbero essere dei problemi, però a quel punto il backup non è l’unico problema, in quanto lo stesso intoppo si presenta quando devono collaborare con terzi e si scambiano i file con Dropbox, file Zilla via FTP o altri file transfer, quindi la questione è differente.
Da una statistica stilata sulla media dei clienti, il backup tipico è quello da 130 GB e il backup giornaliero trasferisce un 5÷10% di tali dati; si tratta pertanto di moli più che gestibili anche da connessioni non particolarmente prestanti.
Parliamo quindi della vendita del servizio: un agente medio è da 130 gigabyte ed ha un costo finale mensile che va dai 6,95 euro per il dato a singola copia ai 12,88 euro per la copia replicata; il canone include l’agente di backup.
Si tratta di una cifra irrisoria per un rivenditore, dato che il costo reale non è quello del prodotto “backup in Cloud” ma il costo complessivo del servizio, il quale tiene conto del tempo e delle risorse destinate alla gestione dei backup dei singoli clienti. È tale insieme che concorre a determinare la cifra da chiedere al cliente finale.
Infatti nel per vendere 1Backup e quindi una soluzione di backup in Cloud occorre prendere in considerazione i 5÷10 minuti al giorno per ogni cliente per verificare l’esito del backup; è vero che con la console centralizzata è più semplice tenere sotto controllo il tutto, perché si clicca sui dettagli e si vede se sono stati fatti i backup, se è stata flaggata la verifica eccetera, però c’è bisogno che qualcuno incaricato di andare guardarsi la situazione, aprire i backup per capire se sono corretti, vedere cosa è stato caricato, verificare se i dati sono stati cifrati ecc. Insomma, ci vanno almeno 5÷10 minuti al giorno per fare i controlli del caso su ogni cliente.
Moltiplicando questo tempo per i giorni del mese si arriva a un minimo di 150 minuti (considerandone 5 al giorno) che praticamente sono due ore e mezza; approssimando a tre ore al mese per cliente e mettendoci dentro anche quella volta in cui si fa un test di restore, in cui magari un backup non è andato a buon fine e via di seguito, il tempo sale.
Insomma, il costo da addebitare al cliente dovrà tenere conto del tempo e delle risorse che il Service Provider andrà a destinare alla gestione del backup e se si ipotizza un costo orario di 50 euro, un controllo mensile del backup di due ore e mezza risulterà in 125 euro. Praticamente il costo mensile del backup da 130 GB con copia replicata è circa il 10% del valore del servizio e del costo da addebitare al cliente finale.
Nel proporre il backup in Cloud bisogna scegliere la giusta modalità: se si fa un ragionamento basato sul costo del backup si parte con il piede sbagliato ed anche il cliente finale che confronta semplicemente il backup è fuori strada; infatti il Cloud Provider che vende un backup fornisce lo storage per il salvataggio, ma non l’agente e nemmeno la relativa gestione. Questo significa che il cliente che sceglie solo sul prezzo si troverà poi a dover affrontare i problemi che deriveranno dalla sua impreparazione, perché sono in pochi a saper gestire correttamente un backup, specie in Cloud; per non parlare del fatto che se si compera un servizio, è il Service Provider a rispondere della sua efficienza, mentre se si compera lo storage per il backup e soprattutto lo si fa da un Big Player del Cloud, è difficile avere un punto di riferimento in caso di problemi.
Quindi un’offerta convincente, che avrà successo, dovrà vertere sul servizio e non sul semplice prodotto: sul trasmettere al cliente finale il concetto che il Service Provider gli svolgerà un servizio e non si limiterà a vendere un pacchetto a totale rischio del sottoscrittore.
La proposta commerciale del backup in Cloud contempla tre scenari:
Se il servizio di offre compreso nel pacchetto ore si può quindi fornire un backup standard incluso e se il cliente vuole un backup più grande gli si propone una tariffazione a parte per dimensioni di backup eccedenti, così che abbia la sensazione di poter scegliere; in alternativa gli si propone gratis il servizio, chiedendogli però di riconoscere quel piccolo tempo giornaliero destinato all’attività di backup e, trattandosi di qualcosa che effettivamente è economico (si tratta di poche ore al mese), difficilmente il cliente rifiuterà.
Peraltro vendendo 1Backup si verifica l’effetto lock-in che vincola il cliente: al cliente non bisogna rendere visibili tutte le soluzioni che il Service Provider utilizza, in modo che dipenda da esso e sia quindi incentivato a vincolarsi in un contratto; la formula white-label e la conseguente possibilità offerta da Coretech di rivendere 1Backup con il brand del Service Provider aiuta a raggiungere lo scopo.
Concludendo, è opportuna una nota sul pacchetto ore: molti Service Provider stentano a proporlo ai clienti perché temono che questi siano spaventati dal canone fisso; un suggerimento è, al rinnovo del contratto a ore, proporre una formula nella quale si offrono comunque le stesse ore ma chiedendo un canone fisso mensile ed offrendo anche il backup. Con questa operazione si sta trasformando il contratto a ore in un contratto di tipo MSP, ovvero si predispone il cliente a passare, in futuro, alla formula MSP.
