Cos’è l’Archiviazione delle mail? Conosci l’importanza di questo servizio?

13/12/23 CoreTech Blog

Probabilmente in molti lo sanno ma pochi rispettano la normativa vigente in materia di conservazione dei messaggi di posta elettronica (a rilevanza giuridica e commerciale) che sancisce l’obbligo di conservazione per 10 anni (articolo 2214 del Codice civile) e la conservazione delle mail commerciali a scopo fiscale (articolo 22 del Dpr 600/1973).

In questo articolo vogliamo farti conoscere uno strumento che permette di rispettare la normativa sopra elencata, di ottemperare alla normativa in materia di privacy ed offrirti un ulteriore strumento per ampliare il tuo business.

Quasi tutte le aziende hanno le idee chiare quando si parla di gestione delle email: ogni azienda sceglie il server mail più idoneo al suo business e siamo sicuri che tu, in quanto loro referente informatico, hai piena conoscenza delle scelte aziendali.

Ma come la mettiamo per l’archiviazione delle mail?

Proponi qualche soluzione?

La nostra soluzione è MailStore Server / MailArchive che:

• è conforme al GDPR in quanto il dato archiviato è cifrato (art.32), può essere esportato (art. 20), può essere cancellato (art.17) ed è conservato in Italia.

Nello specifico:

• la funzione di ricerca full text consente di cercare ed estrarre i dati in maniera veloce da tutte le mail e allegati per fornire le informazioni richieste da terze parti (e anche la cronologia degli accessi all’archivio attraverso il registro di controllo automatizzato).
• il periodo di conservazione è scelto da ciascun amministratore dell’archivio, in maniera tale da rispettare i periodi di conservazione legale specifici di ciascun settore. Al contempo la possibilità di cancellazione dei dati garantisce il diritto all’oblio.
• i metodi di crittografia di tipo AES256 proteggono i dati archiviati.
• l’amministratore, attraverso il pannello di configurazione, decide chi può consultare l’archivio e chi fa cosa nell’archivio: a ciascun utente verranno fornite autorizzazioni diverse. Può essere aggiunta anche una firma crittografica alle mail esportate in modo da garantire che queste siano identiche a quelle presenti nell'archivio.

Il programma permette sia di archiviare le mail presenti su qualsiasi server mail e file PST, sia di risolvere alcune problematiche tipiche quali:

• riduce/ottimizza il carico di Lavoro dei Server E-mail; questo si traduce in meno chiamate dei tuoi clienti che si ritrovano con la mail over quota o con il client di posta rallentato
• mantiene al sicuro i dati aziendali, anche in caso di eventi malevoli
• semplifica il backup e il ripristino; non ci sono file PST da gestire, non bisogna ricordarsi di effettuare il backup
• automatizza l’intero processo di archiviazione; basta impostare una sola volta i parametri di configurazione
• …

“Ma i miei clienti…” stop, stop!

Sappiamo benissimo che ogni giorno hai a che fare con diverse tipologie di clienti e che devi affrontare diversi scenari, ma CoreTech è al tuo fianco per darti gli strumenti per fronteggiarli, per aiutarti ad ampliare il tuo business, per crescere insieme!

Che il tuo cliente tipico sia un libero professionista, una PMI, una PA, la soluzione di archiviazione mail rappresenta un cavallo vincente su cui puntare per elevare i tuoi guadagni ed offrire un servizio a norma di legge.

Vuoi saperne di più? Vuoi capire quali potrebbero essere i benefici per il tuo business?

CONTATTACI, ti stiamo aspettando.