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Cos’è l’Archiviazione delle mail? Conosci l’importanza di questo servizio?

13/12/23 CoreTech Blog

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Probabilmente in molti lo sanno ma pochi rispettano la normativa vigente in materia di conservazione dei messaggi di posta elettronica (a rilevanza giuridica e commerciale) che sancisce l’obbligo di conservazione per 10 anni (articolo 2214 del Codice civile) e la conservazione delle mail commerciali a scopo fiscale (articolo 22 del Dpr 600/1973).

In questo articolo vogliamo farti conoscere uno strumento che permette di rispettare la normativa sopra elencata, di ottemperare alla normativa in materia di privacy ed offrirti un ulteriore strumento per ampliare il tuo business.

Quasi tutte le aziende hanno le idee chiare quando si parla di gestione delle email: ogni azienda sceglie il server mail più idoneo al suo business e siamo sicuri che tu, in quanto loro referente informatico, hai piena conoscenza delle scelte aziendali.

Ma come la mettiamo per l’archiviazione delle mail?

Proponi qualche soluzione?

La nostra soluzione è MailStore Server / MailArchive che:

  • è conforme al GDPR in quanto il dato archiviato è cifrato (art.32), può essere esportato (art. 20), può essere cancellato (art.17) ed è conservato in Italia.

Nello specifico:

  • la funzione di ricerca full text consente di cercare ed estrarre i dati in maniera veloce da tutte le mail e allegati per fornire le informazioni richieste da terze parti (e anche la cronologia degli accessi all’archivio attraverso il registro di controllo automatizzato).
  • il periodo di conservazione è scelto da ciascun amministratore dell’archivio, in maniera tale da rispettare i periodi di conservazione legale specifici di ciascun settore. Al contempo la possibilità di cancellazione dei dati garantisce il diritto all’oblio.
  • i metodi di crittografia di tipo AES256 proteggono i dati archiviati.
  • l’amministratore, attraverso il pannello di configurazione, decide chi può consultare l’archivio e chi fa cosa nell’archivio: a ciascun utente verranno fornite autorizzazioni diverse. Può essere aggiunta anche una firma crittografica alle mail esportate in modo da garantire che queste siano identiche a quelle presenti nell'archivio.

Il programma permette sia di archiviare le mail presenti su qualsiasi server mail e file PST, sia di risolvere alcune problematiche tipiche quali:

  • riduce/ottimizza il carico di Lavoro dei Server E-mail; questo si traduce in meno chiamate dei tuoi clienti che si ritrovano con la mail over quota o con il client di posta rallentato
  • mantiene al sicuro i dati aziendali, anche in caso di eventi malevoli
  • semplifica il backup e il ripristino; non ci sono file PST da gestire, non bisogna ricordarsi di effettuare il backup
  • automatizza l’intero processo di archiviazione; basta impostare una sola volta i parametri di configurazione

Ma i miei clienti…” stop, stop!

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Sappiamo benissimo che ogni giorno hai a che fare con diverse tipologie di clienti e che devi affrontare diversi scenari, ma CoreTech è al tuo fianco per darti gli strumenti per fronteggiarli, per aiutarti ad ampliare il tuo business, per crescere insieme!

Che il tuo cliente tipico sia un libero professionista, una PMI, una PA, la soluzione di archiviazione mail rappresenta un cavallo vincente su cui puntare per elevare i tuoi guadagni ed offrire un servizio a norma di legge.

Vuoi saperne di più? Vuoi capire quali potrebbero essere i benefici per il tuo business?

CONTATTACI, ti stiamo aspettando.


Knowledge Base su MailStore

MailArchive: Microsoft 365: Messaggio di errore AADSTS50105 durante l'accesso tramite Microsoft 365 Autenticazione moderna (OAuth)MailArchive: Il componente aggiuntivo MailArchive Client - Outlook non può connettersi al server MailArchive. Messaggio di errore: la verifica del certificato SSL/TLS non è riuscita. Il nome del server è stato imposto dai criteri di gruppo, ma la convalida del certificato non è riuscitaConfigurare i Servizi di MailStore ServerAccedere all’Archivio MailStore con i Dispositivi iOSAccedere all’archivio MailStore con i Dispositivi AndroidMailStore ServerAccedi all’Archivio di MailStore con il Mobile Web AccessMail Store Server InstallazioneConsultare Mailstore da dispositivi mobiliAccesso all'archivio MailStore da dispositivi basati su AndroidAccesso all'archivio MailStore da dispositivi basati su iOSProcedura per lo spostamento di MailStore su una nuova macchinaManutenzione e riparazione MailstoreMailStore Server Management ShellEsportazione posta elettronica in MailStoreCome recuperare un database di Mailstore danneggiatoOttimizzare in velocità le ricerche su MailStoreMailStore e la Posta Elettronica Certificata (PEC)A cosa serve MailStore Proxy e come si configura?Archiviazione di file PST di Outlook su MailstoreProcedura di Aggiornamento Licenza dopo Rinnovo o UpgradeMailstore: Microsoft 365 - Messaggio di errore AADSTS50105 durante l'accesso tramite Microsoft 365 Autenticazione moderna (OAuth)Mailstore: Quando si utilizza il journaling standard di Exchange, alcune email mancano dall'archivioMailstore: Il componente aggiuntivo di Outlook non è visibileMailstore: Prodotti Mailstore e utilizzo del log4j CVE-2021-44228Mailstore: Archiviazione ThunderbirdMailstore: Il login non riesce in Outlook Add-In o in Accesso WebMailstore: Mailstore 365: Messaggi di Errore all'archiviazioneMailstore: MailStore SPE: Come rilevare la segnalazione di licenza fallita?Mailstore: Il componente aggiuntivo MailStore Client - Outlook non può connettersi al server MailStore. Messaggio di errore: la verifica del certificato SSL/TLS non è riuscita. Il nome del server è stato imposto dai criteri di gruppo, ma la convalida del certificato non è riuscitaMailstore: Almeno un profilo di archiviazione o esportazione utilizza connessioni non crittografate o ha l'opzione "Accetta tutti i certificati" abilitata. / Non sicuro: Questo profilo utilizza connessioni non crittografate o l'opzione "Accetta tutti i certificati" è abilitatoMailstore: Messaggio di errore: "Autenticazione non riuscita perché la parte remota ha chiuso il flusso di trasporto"Mailstore: La ricerca non sembra cercare il contenuto degli allegatiMailstore: Codice di errore EWS: ErrorMessageSizeExceededMailstore: Codice di errore EWS: ErrorNonExistentMailboxMailstore: Messaggio di errore: EWS 500 / HTTP 500Mailstore: Messaggio di errore: il server non supporta il controllo. Il controllo è critico.Mailstore: La sincronizzazione degli utenti di Office 365 fallisce improvvisamente (le chiavi segrete del client fornite sono scadute/ viene fornito il segreto del client non valido)Mailstore: Come pianificare e inviare un rapporto sullo stato del server MailStore via e-mail?Mailstore: Messaggio di errore: Un problema è stato rilevato con un componente aggiuntivo ed è stato disabilitatoMailstore: Archiviazione non possibile: non tutti gli archivi sono disponibili o nessun archivio è impostato su "Archivia qui".Mailstore: Non è possibile salvare o aprire gli allegati nel componente aggiuntivo di MailStore OutlookMailstore: Durante l'archiviazione di un profilo di Outlook non tutte le mail della cassetta postale vengono archiviati.Mailstore: Messaggio di errore: "L'operazione è stata annullata a causa di restrizioni in vigore su questo computer"Mailstore: La ricerca di un dominio di posta elettronica specifico non restituisce alcun risultatoMailstore: Un database MailStore che risiede in una condivisione di rete non può essere apertoMailstore: Escludere Exchange 2013 Managed Availability monitoraggio dello stato delle email sonda da archiviazioneMailstore: Come utilizzare l'API quando si lavora con i profiliMailstore: IMAP: impossibile analizzare la risposta del serverMailstore: Messaggio di errore: "Una sessione di accesso specificata non esiste. Potrebbe essere già stata terminata" o il certificato SSL/X509 non può essere selezionatoMailstore: Outlook mostra un avviso ActiveX durante il caricamento del componente aggiuntivoMailstore: L'autenticazione dell'utente contro Kerio Connect non riesceMailstore: Messaggio di errore in Outlook: Impossibile copiare gli elementi. Le cartelle che stai cercando di cambiare non supportano questa operazione. Spiacenti, Exchange ActiveSync non supporta ciò che stai cercando di fare.Mailstore: Restore.bat non funziona o genera erroriMailstore: Le e-mail esportate nel filesystem non hanno un nome descrittivoMailstore: Le e-mail inviate alle mailing list di MDaemon non vengono archiviate nell'archivio di ogni utenteMailstore: Eccezione di Outlook MAPI NO ACCESSMailstore: Le email contrassegnate non vengono eliminateMailstore: Codice di errore EWS: ErrorItemNotFoundMailstore: Il componente aggiuntivo di Outlook mostra l'errore CONTROL_NOT_FOUNDMailstore: Il MailStore Outlook Add-in mostra l'archivio sbagliatoMailstore: Elimina notifiche di disposizione di ExchangeMailstore: MailStore Server sta convertendo alcuni caratteri speciali all'interno dei nomi delle cartelle in un underscore durante un'esportazioneMailstore: Cosa significa Verifica 15 Eventi di 29 nel report?Mailstore: Gmail: email auto-distruttive e confidenzialiMailstore: Un allegato e-mail che è stato aperto nel MailStore Outlook Add-in prima viene visualizzato come protetto da scrittura sui tentativi successivi di aprirloMailstore: Codice di errore EWS: ErrorVirusDetectedMailstore: Messaggio di errore: Il nome del profilo non è valido dopo aver selezionato il profilo di Outlook da archiviareMailstore: Sintomi noti durante l'archiviazione di cassette postali YahooMailstore: Debug dei problemi di connessione del NASMailstore: Codice di errore EWS: ErrorMimeContentConversionFailedMailstore: Outlook non rispondeMailstore - Microsoft 365: Sincronizzazione degli account utente - Autenticazione moderna