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27/07/21 Debora Visconti Blog
In questi ultimi mesi, smart working e lavoro da remoto sono diventati la nuova quotidianità di lavoratrici e lavoratori di aziende private o pubbliche amministrazioni. Moltissime operazioni professionali possono essere svolte con esito positivo anche in luoghi diversi dall’ufficio, senza incontrare responsabili e colleghi. Basta un collegamento Internet e un dispositivo per navigare e utilizzare la posta elettronica. Tutto qui? Quasi. Infatti, è necessario un cloud storage: l’obiettivo è realizzare una perfetta condivisione di documenti in cloud per aziende.
Nell’articolo raccontiamo come archiviare file online per far fronte alle sfide dello smart working e del lavoro da remoto.
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Lavorare attraverso il proprio pc o tablet da casa o in qualunque luogo ci si trovi apre molte possibilità e viene inquadrato secondo due categorie: smart working e telelavoro. L’espressione generica che identifica la semplice operazione di collegarsi attraverso il web e svolgere le proprie mansioni professionali è “lavorare da remoto”. In sostanza, quando si lavora da remoto, ogni luogo è adatto, se fornito di una connessione Internet e un dispositivo con cui accedervi. Generalmente, le parole “smart working” individuano una modalità di lavoro che comprende anche lo svolgimento di attività da remoto, oltre a quelle svolte in ufficio. Il telelavoro, invece, prevede che ogni prestazione lavorativa sia effettuata da remoto, senza che il collaboratore o la collaboratrice vada in azienda.
Gli esempi che dimostrano l’indispensabilità della condivisione di documenti online non si contano. Dunque, chi si domanda quando può servire uno storage nella nuvola, potrebbe stupirsi nel constatare che è indispensabile archiviare file nel cloud. Lo è in un contesto quotidiano, senza criticità. Lo è a maggior ragione nel panorama attuale. Se non è possibile lavorare insieme in uno stesso luogo, l’archiviazione dei dati aziendali e di tutte le risorse in cloud garantisce l’operatività. Infatti, è un prerequisito essenziale per fornire a ogni lavoratore e a ogni lavoratrice l’accesso alle risorse necessarie a svolgere le proprie mansioni. Che un dipendente sia a casa, al mare, in montagna, al lago o in qualunque altro posto con copertura di rete, non fa differenza. Può lavorare ovunque si trovi.
Ma entriamo nel dettaglio della faccenda. È importante chiarire i termini che entrano in gioco nel descrivere la nuova normalità del lavoro. Quando nelle conversazioni risuonano i termini “archiviazione sicura dei dati aziendali nel cloud” si fa riferimento a servizi che permettono di conservare documenti. Ma come? E quali documenti possono essere così conservati? L’archiviazione di file online nel cloud riguarda documenti di ogni formato: può trattarsi di file word, fogli di calcolo, immagini, video e chi più ne ha più ne archivi. Per quanto riguarda le modalità di archiviazione, possiamo dire che questi documenti sono inseriti nel cluster di server che costituisce la nuvola tecnologica.
I servizi di cloud storage per aziende e di file sharing non sono solo una sorta di magazzino in cui ammassare virtualmente tanti dati e dimenticarsene. Tutto il contrario. Quando vengono utilizzati piattaforme e programmi del genere, per ogni documento archiviato nel cloud, viene configurato un accesso: la possibilità di utilizzare la risorsa è possibile a determinati utenti e da determinati dispositivi, come Mac, pc, smartphone e tablet.
Se ti sembra che la condivisione di documenti in cloud per aziende sia qualcosa di complicato, qui vedrai che in realtà è tutto molto semplice. Infatti, grazie a un’interfaccia estremamente intuitiva i servizi di file sharing rispondono nella pratica alla domanda “come condividere documenti in cloud”. Di solito è sufficiente aprire il software disponibile in modalità SaaS e aprire lo strumento per l’esplorazione dei file presenti sul computer. A questo punto, è sufficiente selezionare il documento o i documenti che devono essere archiviati online. Una volta immesse nel cloud storage, le risorse diventano disponibili a tutti gli utenti per cui è stato impostato un accesso.
Ciascun utente autorizzato può accedere ai documenti archiviati online in cloud. Dunque, ha la possibilità di intervenire sui dati salvati e modificarli. I software di file sharing per aziende offrono anche uno strumento per creare nuovi file o fare modifiche direttamente online, un editor in cloud, insomma. È quindi disponibile una cronologia delle versioni dei diversi documenti archiviati online. Si tratta di una funzione utile per monitorare come procede un’attività ed eventualmente ripristinare una situazione precedente.
Esistono numerose soluzioni sul mercato per far fronte all’esigenza di condividere online file e documenti per diverse necessità. Ci sono servizi di base adatti, per esempio, anche ai privati. Ma individuiamo quali sono gli strumenti di condivisione in cloud per le aziende. I primi a venire in mente sono di solito i Big Player del cloud storage dedicato alle imprese. Chiunque conosce Google Drive per aziende. Si tratta di un servizio cloud pubblico molto semplice da utilizzare. D’altra parte, occorre procedere con cautela, perché un cloud pubblico potrebbe favorire errori come la condivisione di cartelle con informazioni riservate con persone esterne all’azienda. Inoltre, il recupero dei dati in caso di evento avverso richiede più tempo se ci si appoggia a un cloud pubblico.
Una volta chiarito come archiviare documenti in cloud, occorre descrivere come questi documenti possano essere utilizzati nello smart working. I servizi di file sharing nella nuvola tecnologica rispondono a diverse esigenze, tutte ugualmente importanti nel contesto di una sana operatività aziendale. L’obiettivo principale di software e piattaforme del genere è l’archiviazione di file online. L’archivio digitale così costituito deve essere sempre raggiungibile, da qualunque dispositivo. Dunque, un secondo scopo dei servizi di storage online è garantire accessibilità a tutti gli utenti autorizzati. Poi c’è la collaborazione: grazie ai programmi per condividere documenti è possibile che più collaboratori e collaboratrici lavorino insieme allo stesso file online.
Archiviazione sicura dei dati aziendali significa avere strumenti per far fronte alle minacce del web e a possibili guasti ed errori. Infatti, il rischio di perdere dati e informazioni strategiche per la propria impresa deriva sia dall’attività degli hacker sia da eventi esterni all’infrastruttura informatica. Un disastro naturale non riguarda le strutture della rete, ma può danneggiarle e determinare che alcuni o tutti i documenti di un’azienda siano perduti. L’azione malevola di un cybercriminale del web viaggia proprio nel “corpo” della rete ed è altrettanto pericolosa. Dunque, un sistema di cloud storage per aziende e di file sharing deve da una parte garantire accessibilità e flessibilità, dall’altra garantire misure di sicurezza.
Una buona piattaforma di archiviazione dei dati aziendali per lo smart working è RocketBox di CoreTech. Si tratta di una soluzione dedicata alle PMI del settore dell’informatica. È white label perché è stata realizzata per MSP e VAR che rivendono servizi a società clienti. Così puoi personalizzare tutti i suoi strumenti con logo, dominio e certificato SSL della tua azienda.
