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12/07/21 Debora Visconti Blog
La condivisione di documenti e file è sempre organizzata in vista di un obiettivo. Serve a mantenere la produttività aziendale in ogni circostanza, anche quando collaboratori e collaboratrici devono lavorare da remoto. Le soluzioni di file sharing attraverso software appositi rendono flessibile l’azienda: l’ufficio si dematerializza per ridiventare realtà concreta ovunque ci siano un dispositivo e una connessione Internet. L’obiettivo dell’operatività ininterrotta è raggiungibile grazie a interventi creativi e di modifica sul materiale messo a disposizione di utenti autorizzati a intervenire sui contenuti. Si parla quindi di “collaborative editing cloud storage”: i file archiviati nella nuvola tecnologica possono essere facilmente spostati, trasformati o creati da zero.
Vediamo bene come funzionano i sistemi di cloud storage e file sharing con editor collaborativo online.
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Virus, malware, guasti ed errori, meno male che c’è il cloud storage. Ma di che cosa si tratta? E che cosa significa questa espressione inglese che rimanda un po’ alle nuvole e un po’ a un magazzino? Il cloud storage è uno scoglio dove si salvano documenti e dati in caso di “naufragio digitale”. Che si verifichi un attacco informatico, un busillis tecnico o una svista, i file non sono persi. Infatti, informazioni, dati e contenuti presenti nell’archivio in cloud sono al sicuro, definitivamente sottratti dalle mani insidiose di hacker e dalla “fatalità” degli inconvenienti.
Per chiarire che cos’è il cloud storage occorre fare riferimento ai server virtuali che la tecnologia della nuvola mette a disposizione delle aziende. Infatti, i servizi di cloud storage sono realizzati secondo un modello di archiviazione e conservazione di informazioni e dati. Utilizzano una rete di computer in cui i server possono essere hardware di terze parti oppure ambienti dedicati.
Un’esigenza sentita da imprese e privati è la conservazione dei file. I servizi di online storage e file sharing in cloud rispondono a questo bisogno. Esistono soluzioni gratuite per chi desidera semplicemente avere a disposizione un archivio digitale. Ma per professionisti e aziende piccole e medie, ma anche strutturate, i confini di un software di base diventano limiti. Così la condivisione di file e documenti in rete deve avvenire attraverso risorse dimensionate correttamente, con l’implementazione di misure di sicurezza adeguate. Uno strumento che fa la differenza nella scelta di un file sharing e del software apposito è la disponibilità di un editor collaborativo online.
Come funziona e in che cosa consiste il collaborative editing cloud storage? Si tratta di una possibilità importante per figure professionali operative o responsabili: avvalersi di uno strumento per fare modifiche ai contenuti inseriti in un online storage con file sharing in cloud. Ma non solo. Infatti, l’editor collaborativo integrato nei sistemi di cloud storage e file sharing permette anche di creare documenti ex novo. È possibile dar forma a nuovi contenuti utili direttamente nella nuvola. L’editor consente di intervenire sui formati più diffusi in ambito aziendale: documenti di testo di diverse estensioni (doc, docx, odt), fogli di calcolo (xls, xlsx, ods) e vari tipi di presentazioni (ppt, pptx, odp).
Perché è importante avere a disposizione uno strumento per effettuare modifiche dei file direttamente in cloud? E più nello specifico quando è necessario muoversi in questo senso? Sono numerose le circostanze in cui è necessario intervenire su documenti di diverso formato per effettuare modifiche. Per esempio, può nascere l’esigenza di cambiare l’organizzazione dei file e spostare dei documenti da una cartella a un’altra. C’è anche l’eventualità di aggiornare dati e informazioni in vista di processi da attuare. Ma gli utenti di un online storage e file sharing in cloud potrebbero anche aver bisogno di creare file direttamente nella nuvola. In tutti questi casi, è indispensabile usufruire delle funzioni di un editor digitale online.
Che cosa succede quando viene realizzata una modifica attraverso l’editor collaborativo online dei programmi di file sharing e storage? Bisogna ricordarsi di intervenire anche sui contenuti salvati in locale? Assolutamente no. Il lavoro procede senza intoppi perché la tecnologia si fa carico di tutte le quisquiglie pratiche. Responsabili e professionisti possono concentrarsi sulle criticità del proprio core business. Grazie ai sistemi di file sharing e cloud storage la sincronizzazione tra modifiche effettuate nella nuvola tecnologica e documenti in locale è garantita.
Abbiamo già visto che una delle ragioni dell’importanza del servizio di conservazione dei documenti nel cloud storage è la sicurezza. Le informazioni e i dati attinenti all’operatività di un’azienda vanno preservati da ogni circostanza che ne possa causare la perdita. Non basta avere tanto spazio digitale disponibile e un’accessibilità ai dati ventiquattr’ore su ventiquattro. Dunque, come essere paradossalmente “sicuri della sicurezza”? Nel concreto, quali aspetti devono essere valutati nella scelta di un servizio di storage nel cloud e di file sharing per assicurarsi una buona protezione?
La sicurezza dei servizi di cloud storage e file sharing è determinata dai sistemi di crittografia adottati per cifrare dati e informazioni caricati sui server. Generalmente i contenuti vengono crittografati prima che avvenga il trasferimento al server. In alcuni casi, la crittografia rappresenta un’opzione, una possibilità in più da attivare o meno. Senz’altro per dati di importanza strategica è consigliabile selezionarla tra le alternative proposte dal fornitore.
Un altro fattore da valutare nella scelta di un sistema di online storage e file sharing è la velocità di upload. È un aspetto che influisce anche sulle possibilità offerte dall’editor collaborativo online. Infatti, tutte le modifiche che vengono apportate ai documenti devono caricarsi velocemente. Nel caso in cui ci si trovi un bradipo nella rete, l’operatività perde efficienza e il lavoro diventa estenuante. L’ideale è utilizzare servizi di cloud storage e file sharing che offrono la possibilità di fare interventi di editing in tempo reale.
Tra i sistemi di file sharing e cloud storage, RocketBox si distingue come soluzione creata appositamente per aziende IT e rivenditori di servizi informatici MSP e VAR. Offre la massima flessibilità operativa agli utenti grazie all’editor online perfettamente integrato: è possibile creare nuovi documenti nella nuvola e intervenire su quelli già archiviati. RocketBox mette a disposizione gli strumenti di editing più avanzati dei sistemi di online storage e file sharing. È white label, cioè adatto a essere rivenduto come servizi in base alla logica di fruizione SaaS. Dunque, può essere personalizzato con dominio e loghi del rivenditore, insieme con il certificato SSL. RocketBox è progettato e realizzato dagli specialisti di CoreTech.
