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Archiviazione della posta elettronica: cos’è, come funziona e perché è necessaria.

22/10/20 CoreTech Blog

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Posta elettronica: come proteggere i dati aziendali

Come proteggere i dati aziendali che quotidianamente vengono inviati a collaboratori, fornitori o clienti attraverso la posta elettronica? Le informazioni non passano via piccione viaggiatore, ma attraverso una rete di hub e server che possono subire guasti o attacchi informatici. Dunque, i responsabili si domandano se sia preferibile archiviare o fare backup di tutta la documentazione vitale per l’impresa. CoreTech offre l’asso che vince: una soluzione per conservare i dati in cloud perfettamente conforme alla normativa del GDPR.

Perché è importante proteggere i dati aziendali

Perché è così importante proteggere i dati aziendali e le informazioni strategiche che transitano dalla posta elettronica? Spesso, attraverso le email vengono veicolati contenuti importanti, anche con valore ufficiale. In caso di guasto, di attacco informatico o di cancellazione per errore, tutto quanto era all’interno dei messaggi viene perduto. Un evento del genere può costituire un danno sia per l’operatività dell’azienda sia nel far fronte a eventuali controversie. Infatti, insieme ai messaggi, si perdono anche quei metadati che sono essenziali per effettuare procedure di e-discovery.

Lavorare tra email: come proteggere i dati aziendali

Qualcuno si ricorda delle montagne di posta che occupavano scrivanie e ripiani con dislivelli improbabili? Oggi l’affollamento di comunicazioni e documenti è migrato nello spazio virtuale. In particolare, le caselle di posta elettronica sono prese di mira da invii e ricezioni di messaggi che hanno valore per l’attività delle imprese. Così, diventa importante sapere come proteggere i dati aziendali che attraversano quotidianamente il flusso di email tra dipendenti, responsabili ed esterni. Le prime possibilità che saltano in mente per uscire dalla nebbia dell’incertezza sono l’archiviazione e il backup.

Ma archiviazione e backup sono la stessa cosa?

Per far presto, chi ha fretta, può non distinguere tra archiviazione e backup. Alt: Tondo rosso e striscia bianca. Occorre fare un passo indietro. Infatti, le tecnologie alla base dell’archiviazione e del backup non sono affatto equivalenti. Cerchiamo, quindi, di chiarire qual è la differenza tra archiviazione e backup, e perché in alcuni casi è conveniente affidarsi alla prima e in altri al secondo.

Differenza tra archiviazione e backup

Chiarire la differenza tra archiviazione e backup significa in primo luogo mettere in luce che le due modalità di salvaguardia dei dati hanno scopi differenti. Il backup rappresenta un’istantanea dei dati presenti nel sistema in un certo momento, disponibile per un intervallo di tempo prestabilito. L’archiviazione ha invece l’obiettivo di mantenere accessibili per il personale dell’azienda informazioni e dati per un tempo indefinito.

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Come funziona il backup

Per capire come funziona il backup, bisogna evidenziare l’importanza della nozione di retention. Cos’è la retention? Il termine inglese, traducibile con “mantenimento” o “conservazione”, indica il periodo di tempo in cui il sistema di backup tiene immagazzinati dati e informazioni presenti nel sistema in un ben preciso momento. Ciò significa che, oltre quell’intervallo di giorni o settimane, una definita combinazione di messaggi che ci interessa potrebbe non essere più accessibile. Infatti, lo scopo del backup è garantire la possibilità di recuperare informazioni e dati nel modo più rapido possibile.

Come funziona l’archiviazione

Dopo aver spiegato sinteticamente come funziona il backup, emerge la differenza tra archiviazione e backup approfondendo le caratteristiche della prima metodologia di salvaguardia dei dati. Con le tecnologie che danno la possibilità di archiviare i contenuti, dati e informazioni vengono salvati e custoditi in un luogo virtuale progettato per assicurare la loro accessibilità a tempo indeterminato, per mesi, anni, quinquenni, e oltre. L’archiviazione è dunque la scelta giusta per tutte quelle realtà che, per motivi legali, devono conservare a lungo la documentazione.

Dati in cloud con MailArchive di CoreTech

Per fornire una tecnologia efficiente ed innovativa a chi si domanda come proteggere i dati aziendali presenti nella posta elettronica, CoreTech ha realizzato MailArchive. Si tratta di uno strumento che permette alle imprese di avvalersi dell’archiviazione di dati in cloud, la cosiddetta “nuvola”, sempre a disposizione grazie alla rete. La copia di dati e informazioni nelle email ottenuta grazie a MailArchive è completa e sincronizzata. I contenuti che vengono così salvati e custoditi possono essere modificati solo da utenti cui è stata attribuita la necessaria autorizzazione.

Come funziona MailArchive di CoreTech

È arrivato il momento di raccontare in modo essenziale come funziona MailArchive di CoreTech. Primo grande vantaggio: non installare altro al di fuori di quello che già c’è sul computer. Infatti, MailArchive si caratterizza per l’ottima integrazione con Microsoft Outlook e tutti i più usati provider di posta elettronica. La spesa per MailArchive è proporzionale all’uso che ne viene fatto: si paga per l’effettivo spazio occupato per l’archiviazione di dati in cloud. Grazie alla maschera di ricerca, dipendenti e responsabili possono consultare dati e informazioni immagazzinati in modo veloce e intuitivo, senza avviare una procedura di recupero di backup.

Configurazione di MailArchive di CoreTech

La procedura di configurazione di MailArchive di CoreTech è un passaggio fondamentale e necessario. Infatti, è proprio questo il momento in cui conferire le autorizzazioni agli utenti selezionati per la modifica dei contenuti conservati nel cloud. Dopo aver definito tutte le impostazioni richieste, MailArchive fornisce uno spazio di archiviazione che più essere suddiviso e organizzato in sottospazi corrispondenti ai diversi account di posta elettronica dell’impresa.

MailArchive di CoreTech è conforme al GDPR

Oltre alla tecnologia c’è di più. Infatti, MailArchive di CoreTech garantisce una perfetta conformità alle norme del GDPR. Dunque, con questo prodotto è salvo il lavoro e, allo stesso tempo, è salva la tranquillità. Lo strumento utilizza MailStore SPE. L’acronimo sta per “Service Provider Edition”. Si tratta di una sorta di “strumento magico” che assolve la funzione di avviare due processi fondamentali, previsti da uno degli articoli del GDPR, il trentaduesimo: la Data Breach Notification, che fa scattare l’allarme in caso di violazioni, e il Disaster Recovery, che consiste nel recupero dei dati. I dati vengono conservati in modalità adeguate, come richiesto dalla normativa. In particolare, la crittografia dei database viene eseguita attraverso l’algoritmo AES.

 


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