Diventa Autore per CoreTech | Scopri di più
19/10/17 CoreTech Blog
Se al giorno d’oggi gran parte delle comunicazioni tra aziende e clienti, collaboratori o fornitori avviene via email, significa che la posta elettronica ricopre un ruolo fondamentale nel nostro lavoro e, di conseguenza, la sua gestione diventa di estrema importanza.
Quando parliamo di gestione, intendiamo uno sguardo panoramico che copra non solo le esigenze immediate e l’operatività degli utenti, ma anche quelle a lungo termine, come la conservazione sicura delle email nel tempo, tramite l’archiviazione.
Innanzitutto, liberiamo la mente da un equivoco che può essere pericoloso: il backup, pur essendo un giocatore chiave in molte situazioni, non è un metodo di archiviazione!
Il backup è, per usare una metafora e semplificarne il concetto, un’istantanea di un preciso istante di un sistema informatico, in questo caso di una cassetta postale. Ma il backup, per sua natura, non garantisce la disponibilità dei dati nel tempo visto che le nuove copie dei salvataggi potrebbero sovrascrivere le precedenti e, se per errore, un utente riceve una email e poi a distanza di un mese la cancella, questa comparirà nel primo backup ma poi non comparirà più nei backup successivi.
Perché diciamo quindi che l'archiviazione fa fronte ad esigenze sul lungo periodo? Per prima cosa pone un rimedio ad eventuali errori e incidenti; poi offre accesso pieno e completo a tutti i messaggi di posta elettronica transitati su una data casella ma, allo stesso tempo, ne garantisce l’inalterabilità; infine è solitamente dotata di utili funzionalità, come l’indicizzazione full text e vari strumenti di ricerca rapida.
Una volta appurato il fatto che ci serve un metodo di archiviazione delle email, allora possiamo dedicarci alla scelta del software o di affidarci ad un servizio cloud.
MailStore è un prodotto leader nell'archiviazione della posta elettronica ed è ormai famoso tra gli amministratori di rete che usano Microsoft Exchange o altri server di posta quali Kerio Connect, SmarterMail, MDaemon o IceWarp. MailStore è la scelta di CoreTech per il servizio cloud based MailArchive.
MailArchive sfrutta un’architettura di server cloud in cluster con storage replicati ed è gestibile interamente via web, grazie ad una console di amministrazione al pari di quella disponibile su Mailstore Server.
Si propone come soluzione ottimale soprattutto in ambiti professionali in quanto consente, ai professionisti e alle aziende che ne fanno uso, di rispettare il numero crescente di normative in materia di conformità della posta elettronica, compresi eDiscovery (l'individuazione elettronica utilizzabile come prova in caso di controversie legali) e gli altri regolamenti in materia di gestione e conservazione della corrispondenza digitale.
MailArchive è semplice e intuitivo da usare: CoreTech mette a disposizione una console web da cui poter gestire le caselle di archiviazione e il relativo spazio acquistato. Mailbox e storage possono essere incrementate in qualsiasi momento.
Il servizio offre un’integrazione nativa con i più importanti sistemi email On Premises e Cloud, per citarne alcuni: Microsoft Exchange, Office 365, Google GMail, Kerio Connect, Alt-N MDaemon e IceWarp; inoltre, grazie alla connettività tramite IMAP/POP3, è possibile utilizzare qualsiasi sistema email basato su questi due protocolli, garantendo una compatibilità totale. Con MailArchive possono essere archiviate anche le caselle postali PEC.
L’accesso avviene tramite browser o Microsoft Outlook e, data la sempre più crescente esigenza di avere tutto disponibile anche in mobilità, sono supportati anche i device mobile come smartphone e tablet.
Una volta sottoscritto il servizio, è necessaria una configurazione iniziale che prevede la creazione degli utenti e l’aggiunta delle caselle di posta da archiviare. I pratici ed intuitivi wizard accompagnano comunque anche l’utente meno esperto nel procedimento.
L’amministratore di sistema potrà poi impostare dei permessi per gli utenti, ad esempio consentendo un accesso completo al proprio archivio o con i soli permessi di lettura, aggiungere nuove caselle email e impostare configurazioni per il funzionamento.
A tutti gli utilizzatori di MailArchive viene data la possibilità di recuperare le email dall'archivio con una procedura immediata, basata su un semplice clic del mouse. In questo modo, l'amministratore non sarà obbligato a eseguire complicate operazioni per ripristinare i messaggi dato che ogni utente ha a disposizione tutti gli strumenti e la facilità per farlo in autonomia.
Nessun server in azienda: per utilizzare MailArchive non è necessario avere nessun server aggiuntivo in azienda. Se si dispone di un server di posta di cui si vuole fare l'archiviazione delle mailbox, basta configurare i parametri e i privilegi, e MailArchive procederà in automatico all'archiviazione delle caselle.
Storage senza problemi: lo spazio storage di archiviazione non è più un problema! L'offerta MailArchive consente di scegliere lo spazio di cui si ha bisogno e si paga solo per quello. Come abbiamo visto, lo spazio di archiviazione può essere incrementato.
Backup: naturalmente, anche un sistema di archiviazione ha, a sua volta, bisogno di un backup. Ecco perché tutta la posta archiviata da MailArchive è sottoposta a backup da parte di CoreTech.
Nessun numero minimo di utenti: MailArchive si può usare anche con una singola casella di posta. Quindi non c'è un numero minimo di mailbox come per la versione mailstore server (che parte da 5 utenti).
CoreTech offre un utile configuratore che permette di personalizzare il servizio secondo le proprie esigenze.
Il wizard permette di calcolare il prezzo dell’offerta desiderata e, a partire da 1 casella e 5 GB di storage, è possibile selezionare il numero di account di archiviazione e il relativo spazio disco.
Una casella di archiviazione con 5 GB di spazio costa solo 2,63 € al mese ma sono previste vantaggiose fasce di prezzo in funzione del numero di caselle sottoscritte.
È possibile provare gratuitamente MailArchive per accertarsi che il servizio risponda alle proprie esigenze.
