Antivirus, dominio, garanzia di un server, certificato SSL, firewall… Le incombenze che gravano su ogni Managed Service Provider (MSP) sono davvero tante, specialmente se proviamo anche solo ad immaginare la quantità di servizi e prodotti in ambito IT soggetti a scadenza, di cui non possiamo assolutamente dimenticarci.
Quante volte vi è capitato di arrivare in ufficio e, neanche il tempo di accendere il PC, il cliente stava già chiamando lamentandosi di non ricevere la posta sul proprio smartphone? Nel giro di qualche secondo, dopo aver scartato le peggiori ipotesi, realizzate che vi è sfuggita la scadenza della licenza Kerio Connect e l’Exchange ActiveSync ha smesso di funzionare.
D’accordo, alcuni produttori inviano periodicamente i promemoria sui rinnovi… A volte però, queste email arrivano direttamente ai vostri clienti e, non avendo il controllo della situazione in mano, finisce che è il cliente a dovervi ricordare che il supporto di VMware è prossimo alla deadline.
Una soluzione c’è: si chiama Sygma e, in questo articolo, vedremo come è possibile tenere sotto controllo tutte le scadenze in anticipo, per lavorare meglio con i vostri clienti e, soprattutto, il vostro team.
COS’È SYGMA?
Sygma è una piattaforma web based, messa a disposizione in modalità SaaS dal provider CoreTech che ne cura infrastruttura e sviluppo. Il sistema non richiede installazione ed è sempre accessibile, anche via mobile tramite l’App disponibile sia per dispositivi iOS sia per Android.
La funzionalità di gestione SCADENZE – DEADLINES di Sygma, per chi di voi non lo sapesse, è solo una delle molte features messe a disposizione dalla piattaforma.
In un’unica console potete utilizzare il pratico Ticket System, tracciare e contabilizzare le attività remote, telefoniche e on-site svolte dai tecnici, organizzare l’elenco clienti e il loro parco macchine, inserire contratti e servizi, salvare password ed informazioni utili… e non finisce qui. Inoltre, integrandosi con il Cloud, dalla stessa console è possibile amministrare server, sistemi di backup, posta elettronica, archiviazione delle email, account SMTP, storage e molti altri servizi.
Grazie alla semplice interfaccia di Sygma, è possibile governare il Cloud in ogni suo ambito e, allo stesso tempo, organizzare task, informazioni e processi, per una gestione efficace del lavoro in ambito IT.
Per approfondimenti e una prova gratuita è possibile consultare il sito web ufficiale: https://sygma.pro/
TENERE SOTTO CONTROLLO LE SCADENZE
Dopo una breve panoramica sulla piattaforma, torniamo a noi.
Con l'aiuto di Sygma, potete gestire tutte le scadenze senza farvi schiacciare dalla stretta morsa del tempo, che non è mai abbastanza e le giornate dovrebbero inventarle di 48 ore.
Licenze software, certificati SSL, hosting web o posta, garanzie hardware… per ogni tipo di servizio o prodotto per il quale va prestata la massima attenzione sulla sua possibile scadenza vi è la scheda Item, per creare nuovi elementi, abbinarli ad uno specifico cliente ed aggiungervi le date da tenere sotto controllo.
La praticissima dashboard, con tutte le voci in evidenza ed in ordine di scadenza, può essere impostata per avere una visualizzazione specifica per customer o complessiva. È inoltre possibile filtrare la ricerca per periodo di tempo, categoria e tipologia di elementi.
Attivando gli alert, potete decidere di inviare con frequenza giornaliera, settimanale o mensile, una email di remind direttamente al vostro cliente oppure di far arrivare soltanto a voi le notifiche. Muovendovi in anticipo, potrete farvi un’idea del budget relativo ai rinnovi e darete la possibilità al cliente di rispondere con calma e di valutare attentamente la vostra l’offerta.
Man mano che riceverete feedback dai vostri clienti o gestirete scadenze, sarà sufficiente cliccare sui bottoni relativi ad ogni elemento per organizzare al meglio il lavoro per i prossimi mesi.
PRIMO SET UP
E’ semplicissimo!
Per cominciare, una volta ricevute le credenziali d’accesso alla piattaforma e aver effettuato la login, bisogna generare una nuova anagrafica nell’elenco clienti o importarla da Excel. Se l’anagrafica è già presente nel sistema, questo passaggio naturalmente non sarà necessario. Poi si procede con la creazione di un item: basta il nome del prodotto o del servizio oggetto di scadenza. Infine, si imposta la data desiderata.
Fine, in pochi e veloci passaggi, possiamo già cominciare a popolare il database! Ricordiamo che il sistema è personalizzabile, pertanto avete la libertà di creare categorie custom ed utilizzare anche più campi per lo stesso Item.
LAVORARE SULL’EFFICIENZA
Come abbiamo visto nei precedenti paragrafi, Sygma è una vera e propria banca dati relativa ai vostri clienti e alla vostra infrastruttura, un potentissimo strumento che vi permette di tenere monitorate non solo le ricorrenze periodiche, ma anche tutto ciò che ne concerne.
Da non sottovalutare poi l’aspetto legato al lavoro in team: quante volte la condivisione delle informazioni tra colleghi viene gestita con sistemi macchinosi o pesantissimi file Excel con infiniti elenchi di scadenze, di cui non si sa nemmeno più quale sia la versione più aggiornata? Reparto tecnico e commerciale necessitano sempre più spesso di avere accesso ai medesimi dati, per essere sempre aggiornati sulle attività reciproche e, allo stesso tempo, far sì che ognuno possa lavorare in autonomia.
L’utilità di Sygma cresce poi in maniera esponenziale man mano che gli elementi da gestire aumentano, trasformandosi in un vero e proprio strumento di produttività che vi consente di eseguire buona parte del lavoro con estrema semplicità, permettendovi di offrire ai vostri clienti la miglior assistenza tecnica possibile e di investire maggiormente sulla vostra azienda.
Ma lo sviluppo della piattaforma non finisce qui, perché la volontà di CoreTech è quella di far sì che tutti i suoi partner rimangano SUL Business e non affogati NEL Business. Affinché ciò avvenga, Sygma è in continua evoluzione e, lavorando sull’efficienza, si propone come la soluzione e lo strumento che aiuta tutti nella vostra organizzazione, dal titolare al commerciale e dal tecnico all’amministrazione.
Per approfondire tutte le sue potenzialità e richiedere un account in prova, senza limitazione sulle funzionalità abilitate, potete inoltrare una richiesta al form disponibile sul sito ufficiale di Sygma.
