Dalle 9.00 alle 18.00: come ottimizzare la giornata di un System Integrator e MSP grazie a Sygma

12/07/17 CoreTech Blog

Lavori nell'IT e devi gestire un'infrastruttura tecnica sempre più complessa? I software, le piattaforme e i servizi da rinnovare sono talmente numerosi che la tua agenda non è più in grado di assisterti adeguatamente nel gestire scadenze e rinnovi? Offri servizi e/o assistenza tecnica a professionisti e aziende ma la gestione delle loro informazioni è diventata troppo complessa e articolata? Sygma potrebbe esserti di aiuto per risolvere questi e diversi altri problemi relativi alla gestione efficiente del tuo business.

Grazie a Sygma, infatti, hai a disposizione, all'interno di un unico applicativo, tutte le funzionalità necessarie per la gestione della tua infrastruttura IT e del business ad essa collegato e potrai dire addio ad applicativi macchinosi e sistemi lacunosi che non si integrano tra loro, nonché a fogli Excel e archivi di file dove cercare dati e informazioni su sistemi, clienti ed interventi tecnici eseguiti o da eseguire.

Sygma: cos'è e perché non potrai farne a meno

Sygma è un servizio fruibile da remoto, pensato per gli operatori del mercato IT, che consente di organizzare i processi di lavoro ed al contempo di governare il cloud in ogni suo aspetto, ottimizzando tempo e risorse in modo estremamente efficiente.

Grazie ad un'unica piattaforma integrata, infatti, è possibile gestire, nel giro di pochi click, Server, Backup, Posta Elettronica, Archiviazione Email, Account SMTP, Storage e tanti altri servizi indispensabili per chi opera nell'IT. Con Sygma, inoltre, si possono amministrare T.I.P (Task, Informazioni e Processi) per una gestione IT efficace e completa: non soltanto le scadenze, ma anche il portafoglio clienti, i ticket, le attività, i calendari lavorativi, la documentazione, i contratti, report, le password e i team saranno sempre sotto controllo al fine di massimizzare la produttività del tuo business.

Che tu sia un MSP (Managed Service Provider), un CSP (Cloud Service Provider) o un EDP (Electronic Data Processing) Manager, Sygma può diventare il tuo migliore alleato per erogare servizi informatici, fornire supporto ai clienti, vendere e gestire servizi cloud, così come per governare l'intero comparto IT, potendo delegare allo stesso tempo parte del lavoro a collaboratori, partner e consulenti esterni.

Come funziona Sygma e cosa farà per te

Sygma, come già detto, è un sistema completamente web based (non richiede, cioè, l'installazione in locale) e, pertanto, è sempre accessibile online attraverso diversi devices come computer, tablet e smartphone; particolarmente semplice da utilizzare, grazie ad un'interfaccia veramente intuitiva, Sygma consente di organizzare tutte le informazioni tramite criteri personalizzabili secondo le preferenze del singolo utilizzatore e di svolgere compiti complessi, su differenti piattaforme cloud, nel giro di pochi click.

Gestire le scadenza dei servizi IT con Sygma

Un semplice esempio di utilizzo produttivo di Sygma riguarda la gestione delle scadenze dove l'utilizzatore riceve automaticamente le notifiche di tutti i prodotti che stanno per scadere in vista di un eventuale rinnovo: licenze software, garanzie hardware, certificati SSL, servizi Web (come hosting e domini) o qualsiasi altra tipologia di sottoscrizione saranno quindi sempre sotto controllo per garantirne la continua disponibilità.

Gestire le scadenze tramite Sygma è facilissimo:

• una volta in possesso dell'account Sygma è necessario autenticarsi su my.sygma.pro;
• creare un cliente o importarlo da Excel tramite il tracciato a disposizione;
• generare un Item per il cliente (il nome di un prodotto o un servizio in scadenza);
• inserire la data di scadenza nella scheda "Date".

E' possibile scegliere di ricevere avvisi via email ad intervalli giornalieri, settimanali o mensili per tutti i record inseriti.

Ma Sygma è anche molto di più...

La potenza di Sygma, ovviamente, non si limita alla gestione delle scadenze. Devi recuperare le informazioni da un server? Devi gestire le tue credenziali e quelle dei clienti senza perdere mai una password? Hai bisogno di uno strumento per tenere sotto controllo interventi di assistenza tecnica e monte ore? Devi organizzare in anticipo i tuoi interventi e quelli dei tuoi collaboratori? Devi gestire posta elettronica o DNS?

Sygma ti consente di automatizzare tutti questi processi, gestirli anche in mobilità tramite la sua App e, nel contempo, ti mette a disposizione un Portale utenti attraverso il quale dare visibilità alle informazioni che si vogliono condividere con i clienti, consentendo a questi ultimi di gestire anche autonomamente, in tutto o in parte, le risorse accessibili tramite il Cloud.

Esempio pratico: Sygma e la giornata tipo di un MSP

Per capire quanto Sygma possa semplificare il lavoro di un professionista, è possibile fare riferimento alla giornata tipo di un MSP e alle numerose incombenze che quest'ultimo deve gestire. Parliamo di compiti quali:

• verificare il buon funzionamento dei processi di backup;
• programmare le attività proprie e del proprio team;
• gestire la Customer Care;
• registrare le attività svolte per conto dei clienti;
• accedere velocemente alle informazioni relative ai servizi dei clienti (al fine di poter effettuare eventuali interventi);
• consentire l'accesso dei dati ai clienti.

Ore 9:00 - Verifica dei Backup

Un MSP non può limitarsi a fornire un servizio di Backup, ma deve monitorarlo costantemente per verificare che stia funzionando in modo corretto e controllare che le copie di sicurezza stiano andando a buon fine. I dati dei clienti sono la cosa più importante!

Per questo motivo Sygma consente di verificare l'andamento dei Backup tramite un report (Backup Job Summary) in cui trovare un quadro completo dei processi di backup selezionando il periodo di proprio interesse. È inoltre possibile ottenere l'elenco dei backup associati ad un messaggio d'errore in modo da capire quali sono le criticità da risolvere.

Sygma permette infine di comunicare ai colleghi che un lavoro è stato eseguito associando ad ogni Backup lo stato "CHECK".

Ore 9:30 - Gestire e pianificare le attività quotidiane

Non sempre è possibile avere un quadro generale della propria situazione lavorativa, quando gli impegni si moltiplicano può essere complicato ricordarsi quali compiti devono essere svolti e di quali si dovranno occupare i colleghi.

Sygma offre un sistema per la gestione degli eventi con cui capire quale sarà il carico di lavoro nei giorni successivi e quali compiti sono in attesa di completamento.

E' possibile visualizzare sia gli eventi che riguardano l'utente corrente che quelli che riguardano i colleghi, in questo modo qualsiasi task potrà essere pianificato per non trovarsi mai impreparati.

Ore 10:00 - Iniziano le telefonate: gestire il customer care!

Sei in grado di gestire in modo organizzato le richieste dei clienti? Hai la possibilità di far fronte alla customer care con la collaborazione dei tuoi colleghi? Con Sygma si ha la possibilità di amministrare le richieste in modo efficiente e di condividerle tra i diversi reparti accertandosi che ognuna di esse venga presa in carico. Si può inoltre verificare la durata dei tempi di attesa ottimizzando i processi di assistenza.

La piattaforma offre infatti un Ticket System che tiene traccia di tutte le richieste e permette di gestirle e di condividerle. attraverso semplici passaggi l'utente supervisore può distribuire il carico di lavoro di un team migliorando così l'efficienza di un'intera squadra.

Attraverso l'interfaccia del Ticket System tutto può essere gestito in modo centralizzato, dalla presa in carico della richiesta fino alle fasi successive che prevedono la risposta al cliente, lo spostamento del ticket nell'area di competenza e l'assegnazione al collega più adatto alla tipologia d'intervento.

Il cliente è impossibilitato a creare un ticket? Nessun problema! Grazie a Sygma è possibile crearne uno per suo conto, rendendo il servizio ancora più completo.

Ore 14:00 - Intervento richiesto! Accedere velocemente alle informazioni del cliente

Per un MSP è molto importante accedere rapidamente alle informazioni tecniche relative ai servizi di un cliente, si pensi per esempio al caso in cui un utente lamenti il rallentamento di un server e si abbia la necessità di risolvere velocemente il problema.

Dato che in buona parte dei casi il cliente non ha idea di quali informazioni siano necessarie per poter intervenire, un professionista deve poter catalogare e organizzare macchine e servizi in modo da accedere ai dati quando servono; senza perdere troppo tempo nella loro ricerca.

La gestione Item di Sygma fornisce un catalogo di tutte le postazioni e i servizi dei clienti, le informazioni registrate possono esser suddivise per categorie di prodotto, licenze, informazioni di Rete, caratteristiche hardware, immagini, procedure, scadenze, password o altre tipologie di dati o documenti.

Stesso discorso per quanto riguarda le funzionalità per la gestione Password della piattaforma che consente di creare o di recuperare rapidamente tutte le informazioni necessarie sulle credenziali.

E' possibile aggiungere una chiave di criptazione per ciascun Item e scegliere di utilizzare Key differenti; una volta inserita una nuova Key essa diventerà indispensabile per l'accesso alla relativa password e la sua decriptazione.

Ore 16.00 - Registrazione delle attività svolte

Registrare razionalmente gli eventi è fondamentale per la massimizzazione della produttività, soprattutto quando le attività da svolgere sono numerose e diversificate. Grazie alla gestione delle Activity di Sygma potrai tenere traccia in modo dettagliato di tutti i compiti svolti per i clienti così come della gestione interna.

La gestione delle Activity consente infatti di inserire i resoconti di qualsiasi intervento effettuato, di specificare il tempo dedicato a ciascuna attività, di definire il tempo da fatturare così come di indicare il contratto a cui associare le prestazioni eseguite.

Con questo strumento si possono poi implementare i monti ore con lo scopo di quantificare il lavoro svolto e consultare i report per verificare il buon andamento degli interventi.

Ore 18:00 - L'ufficio chiude... ma il servizio resta attivo

È fondamentale fare in modo che i clienti possano visualizzare, in ogni momento, le informazioni relative ad attività, item, contratti e ticket; il portale clienti di Sygma consente quindi anche alla clientela di effettuare interventi in autonomia e nel modo più veloce possibile.

Il Portale clienti permette di rendere visibili le informazioni che si decide di condividere e consente agli utenti di gestire in tutto o solo in parte le risorse disponibili tramite il Cloud.

Si tratta inoltre di un valido strumento di contatto che consente ai clienti di richiedere rapidamente assistenza ogni volta che se ne presenta la necessità.

Ricapitolando

Tutte le procedure descritte potranno essere effettuate utilizzando esclusivamente Sygma, sia dal computer che in mobilità via smartphone o tablet utilizzando l'App del servizio.

Sygma è una soluzione in grado di sostituire da sola decine di altre applicazioni!

Costi e caratteristiche del servizio

Coretech offre 3 configurazioni di base che permettono di adattare Sygma alle proprie esigenze con grande vantaggio per l'ottimizzazione dei costi:

1. Sygma Free: gratuito per singola azienda, non ci sono costi legati all'utilizzo di Sygma ma ci sono alcune limitazioni (ad esempio sul numero di clienti che è possibile gestire che, nella versione gratuita, è di 10).
2. Sygma Pro: a partire da € 15.00 + IVA al mese/operatore.
3. Sygma Unlimited: a partire da € 49.00 + IVA al mese (con operatori illimitati).

Chi ha un account di gestione in Sygma è considerato un operatore. È evidente che la versione Pro è consigliata solo sino a 3 operatori, superati i quali conviene optare per la Unlimited. È inoltre disponibile un apposito configuratore che consente di ottenere un servizio completamente su misura.

Se vuoi saperne ancora di più su Sygma e su tutte le sue funzionalità, hai la possibilità di creare un account gratuito che ti permetterà di accedere ad una versione trial della piattaforma; provalo subito senza alcuna spesa!