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Case Study: MailStore Server implementato nei Legal Services NYC

CoreTech,CoreTech   17 settembre 2015

Legal Services NYC è un’organizzazione no-profit che fornisce servizi legali gratuiti ed è la più estesa sul territorio degli Stati Uniti, con uffici in ogni distretto di New York City. Lo staff e gli avvocati lavorano con passione per garantire un servizio accogliente e comprensivo ai propri clienti – mamme single, lavoratori disabili, anziani e molto altro – al fine di risolverne i relativi problemi legali e aiutarli a rialzarsi in piedi.
Legal Services NYC fornisce sostegno legale gratuito di alta qualità specialmente in casi di violenza domestica e familiare, benefits pubblici, tassazioni sul reddito, condizioni lavorative, educazione e diritti dei consumatori. Inoltre, supportano i cittadini appartenenti a categorie a rischio come bambini che non ricevono le cure di cui hanno bisogno, vittime delle violenze domestiche, malati di AIDS e HIV e anziani in condizioni di vita disagevoli.

E’ dal 1967 che questa organizzazione aiuta migliaia di persone, lottando per i loro diritti, per le loro famiglie e per le loro case.

legal services nyc

Com’è organizzato il vostro attuale ambiente?

John Greiner, il responsabile IT di Legal Services NYC ci racconta: “Il nostro attuale ambiente di posta è composto da un mix di MS Exchange 2003 e MS Exchange 2010, abbiamo un totale di sei server e due appliance per lo spam filtering. Siamo nel mezzo di cambiamenti e abbiamo quasi finito di sostituire la versione 2003 di Exchange con il 2010, il che ci porterebbe a diminuire il numero dei server a quattro. Purtroppo, le nostre risorse cambiano in base all’economia e abbiamo circa 600 utenti e più di 1.5 TB di dati da gestire. Dobbiamo trovare una soluzione per l’archiviazione della posta, una soluzione che contempli l’archiviazione delle mail, la schedulazione dei backup, i periodi di retention, le quote di storage e molto altro.”

Perché cercare una soluzione per l’archiviazione della posta?

“L’ambiente di Exchange 2003 stava crescendo davvero rapidamente. Ci siamo accorti che 400 membri del nostro staff (300 avvocati e 100 paralegali) più 250 volontari utilizzavano la posta per le comunicazioni interne, per le collaborazioni internazionali, per la corrispondenza con i clienti e per la corrispondenza con le controparti. Inoltre, senza una soluzione di archiviazione pianificata, gli utenti semplicemente si limitavano a conservare la propria posta nelle mailbox di Exchange. Tutto questo cominciava a crearci non pochi problemi: primo, la velocità e le performance del sistema ne stavano risentendo; secondo, una notte non era sufficiente per completare i backup Exchange; terzo, la retention cominciava a diventare davvero costosa per via delle dimensioni di ogni backup set.”

“A quel punto, abbiamo deciso che era arrivato il momento di fare un upgrade di Exchange alla versione 2010 e di utilizzarlo solo per i dati correnti. Inoltre, dovevamo valutare qualche soluzione per l’archiviazione della posta, una soluzione facile da utilizzare e che contemplasse l’accesso in mobilità.”

Come avete comparato le possibili soluzioni?

“Volevamo un sistema che fosse semplice da implementare e, soprattutto, facile da gestire da parte del nostro reparto IT.
Stavamo cercando una soluzione che inoltre richiedesse dei requisiti di sistema più semplici, che avesse un’interfaccia user friendly e che si integrasse direttamente con Outlook 2003/2010: non avendo le risorse necessarie per organizzare training tecnici, non potevamo pensare di risolvere il problema aumentando il carico di lavoro del nostro help desk IT.
Avevamo bisogno di avere anche account differenti nell’archivio, in modo da adottare opzioni diverse a seconda del caso: alcune mailbox hanno bisogno di lasciare la posta in entrata anche sul server, altre invece no…
In più, ci serviva un metodo veloce di disaster recovery per replicare l’archivio e tornare operativi in caso di necessità.

MailStore sembrava il prodotto più adatto alle nostre esigenze.”

Com’è andata l’implementazione? E il supporto?

”Abbiamo cominciato per gradi, selezionando poche persone alla volta per organizzare il training mentre MailStore veniva implementato di ufficio in ufficio. Dato che il nostro reparto tecnico non è molto consistente e abbiamo risorse limitate, procedere a piccoli passi ci ha aiutato sia ad insegnare ad utilizzare il prodotto, sia a contenere il flusso di richieste di supporto.

Il risultato? Il software funzionava bene e la documentazione era davvero esaustiva. A dirla tutta, non abbiamo avuto bisogno del supporto di MailStore nella fase di setup e nemmeno nella fase di deploy.”

Quali sono stati i maggiori vantaggi del cambiamento?

”Non sono migliorate soltanto le performance di Exchange ma anche l’esperienza-utente con Outlook. Se le email vengono archiviate e compresse su dischi lenti e poco costosi, possiamo risparmiare molti soldi. Inoltre, adesso abbiamo un metodo per prevenire la cancellazione erronea della posta archiviata. Come potrete immaginare, questo ci fa risparmiare il tempo che avremmo perso nella recovery delle email dal backup.”

Consiglieresti MailStore?

”Certo, è un’ottima soluzione per l’archiviazione della posta! Non abbiamo avuto alcun problema nella sua installazione grazie alla documentazione di supporto. Il prodotto poi è estremamente flessibile, facile da utilizzare da parte degli utenti finali e facile da amministrare da parte del nostro reparto IT.”

John T. Greiner, responsabile IT

John Greiner è il responsabile IT di Legal Services NYC e, per via del suo lavoro, è responsabile anche dell’efficienza e della qualità dei servizi legali che l’organizzazione fornisce. John è inoltre a capo della progettazione e dello sviluppo di tutti quei servizi che possono ottimizzare i livelli della comunicazione, della condivisione delle risorse e della collaborazione tra gli uffici della sede e gli uffici gemellati di New York e di tutta la nazione.

Prima di lavorare per i Legal Services NYC, John si è laureato nell’università di legge del Wisconsin. Successivamente, è stato assistente legale dei rappresentanti di stato e federali del Wisconsin, impiegato e tecnico della Legal Services Organization dell’Indiana Inc, direttore del Regulatory Review per le imprese Small Business americane e direttore dell’Illinois Technology Center for Law and Public Interest.

 

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